Exploring and exploiting knowledge : research on knowledge processes in knowledge-intensive organizations

No Thumbnail Available
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Doctoral thesis (monograph)
Checking the digitized thesis and permission for publishing
Instructions for the author
Date
2008-01-10
Major/Subject
Mcode
Degree programme
Language
en
Pages
182
Series
Helsinki University of Technology, Department of Industrial Engineering and Management doctoral dissertation series, 2008/1
Abstract
Knowledge, and how it is utilized, is the most important source of competitive advantage for a growing number of companies and organizations. Knowledge workers predominantly work from knowledge, with knowledge, and for knowledge. This study explores how employees in knowledge-intensive organizations actually utilize information and knowledge. The study has three research questions: 1) How do employees in knowledge-intensive organizations operate with information and knowledge? 2) How are organizational practices and technological tools related to the flow of information and knowledge? 3) How do different knowledge processes generate a knowledge flow? Based on the literature and a pilot study, a model of knowledge processes constituting a knowledge flow is used for focusing the research. The empirical research consists of four case studies where altogether 68 interviews were conducted. Additional data includes case-specific company documents (e.g., process and organizational charts) and open-ended survey questionnaires. The studied cases represent knowledge work, where information and knowledge are the main inputs and outcomes of the work. The studied companies produced complex knowledge-based products or services. The work involved combining dispersed and fragmented knowledge and expertise in order to reach the desired outcome. The data were analyzed by applying theory-based reasoning and using content analysis for examining the interview transcriptions. Value is added to knowledge by exploration and exploitation. While such operations as storing and transferring knowledge do not add value to knowledge as such, they are important for making knowledge available to those members of an organization who need it. Results show that knowledge work is complex, and several challenges can be encountered when operating with information and knowledge. Knowledge processes that connect dispersed knowledge and make knowledge available to the members of an organization are highly interlinked. The studied organizations operated with many types of knowledge (e.g., embodied and encoded knowledge), which needed to be managed differently. All the studied organizations had recognized the importance and value of encoded information and knowledge in making knowledge collectively available. Based on this, the studied companies tried to increase the amount and quality of codified knowledge. This aimed at improving the availability and reuse of information and knowledge. Related to that, the studied organizations aimed at more routinized and formalized processes for managing knowledge. Even though a technology-based approach for managing encoded knowledge can be seen easier than a human interaction-based approach, the studied companies had several problems in managing encoded information and knowledge. The problems were not usually related to technology itself, but to how it was used and applied in the organizations. Modern IT applications have not been able to replace the quality, or need, of face-to-face interaction in collaborative knowledge work. Compatible skills and knowledge, and the ability to interact with other employees were important in knowledge exploration and exploitation. Members of an organization learn skills for interaction through collective efforts. In a new context, and with new collaborative partners, knowledge workers may lack compatible skills and knowledge for successful knowledge exploration and exploitation. This study contributes to our understanding of knowledge work and helps to analyze and explain how organizations can manage information and knowledge.

Tieto ja tiedon hyödyntäminen on tullut entistä tärkeämmäksi alati kasvavalle joukolle yrityksiä ja organisaatioita. Tässä tutkimuksessa tarkastellaan kuinka tietointensiiviset yritykset ja niiden työntekijät hyödyntävät ja jalostavat työssään tietoa. Tutkimuksen aihetta tarkastellaan kolmen tutkimuskysymyksen avulla: 1) kuinka tietointensiivisten organisaatioiden työntekijät työskentelevät tiedon kanssa, 2) miten organisatoriset toimintatavat ja tietotekniset työkalut vaikuttavat tiedon hyödyntämiseen, 3) kuinka erilaiset tietoprosessit muodostavat tiedonkulun. Kirjallisuuteen ja pilottitutkimukseen perustuvaa mallia käytetään perustana tutkittaessa tietoprosesseja ja tiedon hyödyntämistä. Tutkimuksen empiirinen osuus koostuu neljässä eri yrityksessä toteutetusta tapaustutkimuksesta, joissa haastateltiin yhteensä 68 tietotyöntekijää. Lisäksi aineistona käytettiin tutkimukseen osallistuneiden organisaatioiden dokumentteja sekä laadullista kyselytutkimusta. Tutkimukseen osallistuneet organisaatiot edustivat tietotyötä, jossa informaatio ja tieto ovat sekä työn lähtökohta että lopputulos. Tutkitut organisaatiot tuottivat monimutkaisia tietotuotteita ja -palveluita. Työ tutkituissa organisaatioissa edellytti hajautuneen tiedon ja asiantuntijuuden yhdistämistä ja hyödyntämistä. Tutkimusaineisto analysoitiin teoriaperusteisesti kirjallisuuden ja pilottitutkimuksen perusteella tehdyn mallin mukaisesti. Tietotyössä lisäarvoa voi syntyä tuottamalla uutta tietoa tai hyödyntämällä olemassa olevaa tietoa. Vaikka sellaiset prosessit kuten tiedon varastointi tai jakaminen eivät sellaisenaan tuota lisäarvoa, ne ovat tärkeitä prosesseja tiedon hyödyntämisen kannalta. Niiden avulla voidaan integroida organisatorisesti hajautunutta tietoa. Tietoprosessit, jotka mahdollistavat organisatorisen tiedon hyödyntämisen, ovat kiinteästi yhteydessä toisiinsa. Tutkimuksen tulokset osoittavat, että tietotyö on monimutkaista ja monille haasteille altista. Työntekijöiden erilaiset ja epäyhtenäiset toimintatavat vaikeuttavat organisatorisen tiedon hyödyntämistä. Tutkitut organisaatiot käsittelivät ja hyödynsivät informaatioita ja tietoa eri muodoissa. Soveltuvat menetelmät informaation ja tiedon käsittelemiseksi ja hyödyntämiseksi olivat riippuvaisia organisaatioiden tiedon hyödyntämisen tavoitteista sekä itse hyödynnettävän tiedon luonteesta ja muodosta. Vaikka viime aikoina on puhuttu paljon hiljaisen tiedon tärkeydestä ja merkityksestä, kaikissa tutkituissa organisaatioissa nimenomaan eksplikoidun ja kodifioidun tiedon hallinta oli keskeistä, ja samalla usein haasteellista. Tiedon kodifioiminen laajentaa mahdollisuuksia tiedon hyödyntämiselle organisaatioissa. Kodifioidun tiedon käsittely ja hyödyntäminen ei kuitenkaan ole niin helppoa kuin usein oletetaan. Tutkituissa organisaatioissa kodifioidun tiedon hyödyntämisen ongelmat eivät yleensä liittyneet tiedon käsittelyssä käytettyihin teknologioihin, vaan organisatorisiin toimintaprosesseihin ja -tapoihin. Tutkimus osoittaa, että tietointensiiviset organisaatiot tarvitsevat yhtenäisiä toimintatapoja organisatorisen tiedon hyödyntämiseksi. Tiedon luonne tai muoto ei näytä vaikuttavan tähän. Tutkimus tuottaa uutta tieteellistä ja käytännössä hyödynnettävää tietoa tietotyön ja tietointensiivisten organisaation johtamisesta.
Description
Keywords
knowledge processes, knowledge flow, knowledge exploitation and exploration, knowledge-intensive organizations, tietoprosessit, tiedonkulku, tiedon hyödyntäminen, tietointensiiviset organisaatiot
Other note
Citation
Permanent link to this item
https://urn.fi/urn:nbn:fi:tkk-011137