The modelling and development the information flow in product engineering process for an energy company

Abstract

Changes in the business environment are ever more bigger and faster. To maintain its competitiveness in today’s global competition, organizations must develop their business processes and practices continuously. To be able to respond to the changes in operating environment, organizations must be agile, fast and flexible. Effective information flow in the organizations’ core processes is in the key position in maintaining the competitiveness.

The topic of this research was the information flow of the target organization’s product engineering process and its information flow where had been observed problems. The research was executed as a case study utilizing constructive research material. The theory section of the research focused on the business process management and development. With the help of theoretical review, interviews and observations, the current state of the process and problems related to the process’ information flow and information technology was analyzed. The goal of this research was to develop improvement proposals based on theory and observations, to improve process’ information flow. A lot has been written about the business process development, and the challenge was to find suitable solutions for the process in question and the target organization. The empirical data of the research consisted of interviews and observing the process.

Several reasons for the problems in the information flow were found in this research. The biggest reasons were related to shortcomings in availability and accessibility of the information. In addition, the inadequacy and misuse of IT tools caused problems in the process’ information flow. For example, inappropriate use of email for data transfer between the functions and caused inefficiency and problems in the process. In addition to presenting the problems, the research also focused on their root causes and presenting improvement recommendations.

Muutokset yritysten toimintaympäristössä ovat yhä suurempia ja nopeampia. Säilyttääkseen kilpailukykynsä nykypäivän globaalissa kilpailussa organisaatioiden tulee kehittää liiketoiminta prosessejaan ja toimintatapojaan jatkuvasti. Toimintaympäristön muutoksiin vastatakseen organisaatioiden on oltava ketteriä, nopeita ja joustavia. Tehokas tiedonkulku organisaatioiden ydinprosesseissa onkin avainasemassa kilpailukyvyn säilyttämisessä.

Tutkimuksen kohteena oli kohde organisaation Product Engineering -prosessi ja sen tiedonkulku, jossa oli havaittu ongelmia. Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena hyödyntäen konstruktiivista tutkimusmateriaalia. Tutkimuksen teoriaosuus keskittyi liiketoimintaprosessien johtamiseen ja kehittämiseen. Teoreettisen tarkastelun, haastatteluiden ja havainnoinnin avulla analysoitiin prosessin nykytila sekä prosessin informaation kulkuun ja tietotekniikkaan liittyviä ongelmia. Tutkimuksen tavoitteena oli kehittää teoriaan ja havaintoihin pohjautuvia parannusehdotuksia prosessin informaationkulun parantamiseksi. Liiketoimintaprosessien kehittämisestä on kirjoitettu paljon ja haasteena olikin löytää juuri kyseessä olevaan prosessiin ja kohde organisaatiolle sopivat ratkaisut. Tutkimuksen empiirinen aineisto koostui haastatteluista sekä prosessin havainnoinnista.

Tutkimuksessa löydettiin useita syitä prosessin informaation kulun ongelmiin. Suurimmat syyt liittyivät puutteisiin informaation oikea-aikaisessa saatavuudessa sekä saavutettavuudessa. Lisäksi IT -työkalujen riittämättömyys ja väärinkäyttö aiheuttivat ongelmia prosessin tiedonkulussa. Esimerkiksi sähköpostin sopimaton käyttö tiedonsiirtoon osastojen välillä aiheutti tehottomuutta ja ongelmia prosessissa. Ongelmien esittelyn lisäksi, tutkimus keskittyi myös niiden juurisyihin sekä esitettiin kehitysehdotuksia.