Adapting corporate real estate management to a volatile business environment - Case studies on large-scale companies operating in Finland

Abstract

Corporate real estate management has evolved significantly over the past decades adapting to organisational needs and changing business environment. Because of the rapid shifts, corporate real estate management needs to proactively seek new solutions and focus on long term planning to meet the real estate needs of the business. The constantly evolving business environment requires real estate management that is agile and able to adapt. The aim of the study is to examine what adaptive actions corporate real estate management in large-size companies has executed and why in response to adapt to the changes in business environment in the past five years. In addition, this study aims to recognise the next step in the evolution of corporate real estate management and strategy level.

In this study, ‘corporate real estate management’ refers to holistic and strategic management of the premises a company occupies in its business operations. Literature review guides the topic and examines relevant previous research in the field. It provides a basis for comparing the results of the empirical study. The empirical research was implemented as a multiple-case study design by conducting semi-structured interviews with employees working in top management roles within their corporate real estate management in nine companies. Both within-case and cross-case analyses were implemented by following data-driven content analysis process.

Based on the analysis process, the findings of the study show that several actions have implemented by corporate real estate management in response to adapt to the changes in business environment in the past five years. The main adaptive actions are categorised into six themes; strategic alignment and business focus; flexibility and responsiveness; innovation and technological integration; sustainability and environmental adaptation; risk management and preparedness; and resource optimisation. Overall, new main strategic focus areas are enhancing asset optimisation/utilisation; utilise technology and innovations; invest in sustainability and environmental responsibility; improve work environment; increase risk preparedness; and smart cost management and optimisation.

Yritysten kiinteistöjohtaminen on kehittynyt merkittävästi viimeisten vuosikymmenten aikana mukautuen organisaation tarpeisiin ja muuttuvaan liiketoimintaympäristöön. Nopeasti tapahtuvien muutosten vuoksi yritysten kiinteistöjohtamisen on proaktiivisesti etsittävä uusia ratkaisuja ja keskityttävä pitkän aikavälin suunnitteluun vastatakseen liiketoiminnan kiinteistöihin liittyviin tarpeisiin. Jatkuvasti kehittyvä liiketoimintaympäristö vaatii kiinteistöjohtamista, joka on ketterä ja kykenee mukautumaan. Tämän tutkimuksen tavoitteena on tarkastella toimenpiteitä, joita suuryritysten kiinteistöjohtamisen toimesta on toteutettu mukautuakseen liiketoimintaympäristössä tapahtuneisiin muutoksiin viimeisten viiden vuoden aikana. Lisäksi tutkimuksessa tarkastellaan syitä toimenpiteiden toteuttamiselle. Tutkimus pyrkii myös selvittämään, mikä on yritysten kiinteistöjohtamisen ja sen strategian seuraava kehitysaskel.

Tässä tutkimuksessa ’yritysten kiinteistöjohtaminen’ viittaa yrityksen liiketoiminnassaan käyttämien tilojen kokonaisvaltaiseen ja strategiseen johtamiseen. Kirjallisuuskatsaus ohjaa tutkimusaiheeseen ja tarkastelee aiempaa tutkimusta alalta. Se toimii tutkimuksen viitekehyksenä, ja johon empiirisen tutkimuksen tuloksia peilataan. Empiirinen tutkimus toteutettiin monitapaustutkimuksena puolistrukturoitujen haastatteluiden avulla. Haastattelut suoritettiin kiinteistöjohtamisen parissa johtotehtävissä työskentelevien henkilöiden kanssa yhteensä yhdeksässä yrityksessä. Haastatteluaineiston analyysimetodeina käytettiin sekä yksittäisten tapausten analysointia että ristikkäisanalyysia ja seurattiin aineistolähtöistä sisällönanalyysiprosessia.

Tutkimuksen tulokset osoittavat, että yritysten kiinteistöjohtamisen toimesta on toteutettu useita toimenpiteitä mukautuakseen viimeisen viiden vuoden aikana liiketoimintaympäristössä tapahtuneisiin muutoksiin. Toteutetut toimenpiteet on jaoteltu kuuteen teemaan; strateginen suuntaus ja liiketoimintakeskeisyys; joustavuus ja reagointikyky; innovaatiot ja teknologian integrointi; kestävyys ja ympäristöön sopeutuminen; riskienhallinta ja valmius; sekä resurssien optimointi. Kaiken kaikkiaan uudet kiinteistöjohtamisen päästrategiset painopistealueet ovat omaisuuden optimoinnin/käytön tehostaminen; teknologian ja innovaatioiden hyödyntäminen; kestävyyteen ja ympäristövastuuseen panostaminen; työympäristön parantaminen; riskivalmiuden lisääminen sekä älykäs kustannusten hallinta ja optimointi.