Role of business process maps in supporting organizational change

Thumbnail Image

URL

Journal Title

Journal ISSN

Volume Title

Perustieteiden korkeakoulu | Master's thesis

Authors

Date

2021-12-15

Department

Major/Subject

Organisation design and leadership

Mcode

SCI3094

Degree programme

Master’s Programme in Industrial Engineering and Management

Language

en

Pages

74

Series

Abstract

Several organizational change initiatives, be it a digital transformation or a pro-cess-based organizational re-engineering, could benefit of business process map-ping. Process mapping is a fundamental technique in operations management that allows stakeholders to develop a common understanding of what business processes actually look like. This thesis studied how a successful process mapping project could support a following organizational change project. The topic was explored through two re-search questions: What is the role of business process maps in organizational change, and: How could business process maps be utilized in change planning? This qualitative case study is based on a public sector organization going through an organizational change after having done extensive process mapping with the Shingo-methodology. The data consists of 14 semi-structured interviews that are analyzed according to the grounded theory method. The findings suggest that process maps form a general frame for organizational development. Process maps also increase organizational efficiency in the long term and help foster a culture of development. Further, process maps can be uti-lized in change planning by visually representing organizational changes and by grounding and concretizing difficult change-related conversations. The findings suggest numerous benefits that process maps can bring to an organ-ization but only some of them provide direct support for dealing with organiza-tional change. To help application of these benefits, process maps should be made easy to understand for all employees and a suitable process mapping method needs to be chosen. The use of specific process mapping methods for creating supportive capabilities for organizational change has been sparsely studied. This study builds on the body of empirical studies for application of Shingo-style process mapping.

Monet organisaatiomuutoksen aloitteet voisivat hyötyä prosessien mallintami-sesta. Prosessimallinnus on keskeinen tekniikka operaatioiden johtamisessa, jonka avulla osalliset tahot voivat muodostaa jaetun näkemyksen siitä, miltä lii-ketoiminnan prosessit todella näyttävät. Tämä opinnäytetyö tutkii, kuinka onnistunut prosessimallinnuksen projekti voisi tukea sitä seuraavaa organisaatiomuutosta. Aihetta tarkasteltiin kahden tutki-muskysymyksen kautta: Mikä on prosessikaavioiden rooli organisaatiomuutok-sessa, ja Kuinka prosessikaavioita voisi hyödyntää muutoksen suunnittelussa? Tämä laadullinen tapaustutkimus perustuu julkisen sektorin organisaatioon, jo-ka kävi läpi organisaatiomuutosta tehtyään aiemmin laajamittaista prosessien mallinnusta Shingo-metodia käyttäen. Tutkimuksen aineisto koostuu 14 teema-haastattelusta, jotka analysoitiin aineistopohjaisen teorian metodin mukaisesti. Tutkimuksessa havaittiin, että prosessikaaviot luovat yleisen viitekehyksen orga-nisaation kehittämiselle. Prosessikaaviot myös lisäävät organisatorista tehok-kuutta ja helpottavat kehitysmyönteisen kulttuurin luomista. Lisäksi prosessi-kaavioita voi hyödyntää muutoksen suunnittelussa esittämällä visuaalisesti or-ganisaation tulevia muutoksia ja maadoittamalla, sekä konkretisoimalla haasta-via muutokseen liittyviä keskusteluita. Tutkimuksen löydökset osoittavat lukuisia hyötyjä, joita prosessikaaviot voivat tuoda organisaatiolle, mutta vain osa niistä toimii suoraan organisaatiomuutok-sen tukena. Jotta näitä hyötyjä voitaisiin paremmin soveltaa, prosessikaavioista tulee tehdä helposti ymmärrettäviä ja sopiva prosessimallinnuksen metodi on valittava. Tiettyjen prosessimallinnuksen metodien käyttöä organisaatiomuutoksen tuke-miseksi on tutkittu hyvin vähän. Tämä tutkimus kasvattaa empiirisen tutkimuk-sen pohjaa Shingo-tyylin prosessimallinnuksen sovelluskohteiden osalta.

Description

Supervisor

Vuori, Natalia

Thesis advisor

Kemppainen, Katariina

Keywords

business process, process mapping, business process map, organizational change

Other note

Citation

Permanent link to this item

https://urn.fi/URN:NBN:fi:aalto-2021121910920

Collections

[dipl] Perustieteiden korkeakoulu / SCI