Organising real estate data to support property business

Abstract

Yritykset ovat epätietoisia siitä, kuinka kiinteistötietojärjestelmää tulisi organisoida. Siksi tutkimukseni tavoitteena on selvittää, mitä keskeisiä lähtökohtia tulisi huomioida kiinteistötietojärjestelmää rakennettaessa, mitä järjestelmässä pitää ottaa huomioon sekä minkälaisia raportteja järjestelmän tulisi synnyttää. Lisäksi organisaation erityispiirteiden huomioiminen kiinteistöjärjestelmän luomisessa ja ylläpitämisessä on keskeinen tutkimuskysymys.

Tämä tutkimus on rajattu käsittelemään seuraavia kiinteistöliiketoiminnan osa-alueita: taloushallinto, sopimushallinta, tilapalveluiden hallinta, kiinteistön tekninen hallinta sekä tilamarkkinointi.

Työ perustuu sekä kirjallisuustutkimukseen että kentällä tapahtuneisiin haastatteluihin. Informaatiolähteenä tutkimuksessa on käytetty myös internetiä. Tutkimuksessa mukana olleet informantit työskentelevät johtotehtävissä Suomen tunnetuimpien kiinteistönomistajien palveluksessa.

Tutkimus osoittaa, että kiinteistötietojärjestelmää ei nykypäivänä enää rakenneta suljetuksi systeemiksi, vaan se on aina vahvasti kytköksissä yrityksen muihin tietojärjestelmiin. Kaikki informantit pitivät tärkeimpänä kiinteistötietojärjestelmän yhdistämistä taloushallintojärjestelmään.

Informanttien mukaan olisi tarkoituksenmukaista saada kiinteistön suunnitteluvaiheessa tehty työ hyödynnettyä mahdollisimman hyvin, jotta vältyttäisiin jatkossa kaksinkertaiselta työltä sekä mahdollisesti eliminoitaisiin syntyvät tiedon syöttövirheet.

Tulevaisuudessa kiinteistötietojärjestelmää tulee mullistamaan eniten IFC tiedonsiirtoformaatti. Sen ansiosta moni tämänpäivän ongelma tiedon siirrossa ohjelmasta toiseen poistuu. Lisäksi kiinteistötietojärjestelmät tulevat toimimaan sekä intranetissä että internetissä.