Model-based decision processes for agenda building and project funding

Abstract

Essentially all organizations need to recognize relevant future developments in their operational environment as a backdrop for building strategic priorities which are typically implemented by choosing corresponding actions (such as R&D projects). These interlinked processes – most notably horizon scanning, strategic priority-setting and project selection – can all be framed as decision problems in which a subset or portfolio of alternatives is to be selected subject to limited resources and other relevant constraints. They can therefore be approached with methods of portfolio decision analysis (PDA) in order to maximize the value that the selected portfolio can be expected to yield and also to improve the transparency and quality of decision processes.

This Dissertation develops PDA methods to support the above decision processes, particularly in contexts where there are significant uncertainties. These methods capture uncertainties through set inclusion of feasible parameters and probability distributions. The methods accommodate the possibly conflicting preferences of multiple decision-makers, and they help identify portfolios that are resilient across a range of scenarios about the future. They also help mitigate so-called post-decision disappointment, which results from the fact that those projects whose values have been overestimated are more likely to be selected.

The methods in this Dissertation can also be used to develop optimal project funding policies which maximize the average value of the selected project portfolio or the number of those projects whose values are exceptionally high. They also guide the reduction of uncertainties by indicating about which projects it is optimal to acquire additional value estimates such that the resulting increase in the value of the portfolio exceeds the costs of acquiring such estimates.

Organisaatiot pyrkivät ennakoimaan toimintaympäristönsä olennaisia kehityskulkuja ja linjaamaan näiden pohjalta strategisia prioriteetteja, joita tyypillisesti toteutetaan vastaavilla toimenpiteillä (esim. t&k-hankkeilla). Nämä toisiinsa kytkeytyvät prosessit – erityisesti ennakointi, strateginen priorisointi ja hankevalinta – voidaan kuvata päätöstehtävinä, joissa osajoukko tai portfolio vaihtoehtoja valitaan rajallisten resurssien ja muiden rajoitusten puitteissa. Portfoliopäätösanalyysin soveltaminen voi parantaa sekä valitun portfolio arvoa että päätösprosessien laatua ja läpinäkyvyyttä.

Väitöskirjassa kehitetyt portfoliopäätösanalyyttiset menetelmät tukevat yllä kuvattuja päätösprosesseja erityisesti tilanteissa, joihin liittyy merkittäviä epävarmuuksia. Epävarmuutta mallinnetaan käypien parametrien joukoilla tai todennäköisyysjakaumilla. Menetelmät ottavat huomioon usean päätöksentekijän mahdollisesti ristiriitaiset mielipiteet; ne auttavat myös tunnistamaan sellaiset portfoliot, joilla organisaatiot voivat sopeutua erilaisiin tulevaisuuden näkymiin. Lisäksi menetelmät auttavat pienentämään niin kutsuttua päätöksen jälkeistä pettymystä, joka aiheutuu siitä, että sellaiset vaihtoehdot, joiden arvo on yliarvioitu, tulevat todennäköisemmin valituiksi.

Väitöskirjan menetelmiä voidaan käyttää myös linjattaessa hankerahoitusmenettelytapoja, jotka maksimoivat valitun hankeportfolion keskimääräisen arvon tai poikkeuksellisen hyvien hankkeiden määrän. Menettelytavat auttavat lisäksi tunnistamaan, mistä hankkeista on optimaalista hankkia lisäarvioita epävarmuuksien vähentämiseksi siten, että paremmasta arviointitiedosta aiheutuva portfolion arvon nousu kattaa lisäarvioinnin kustannukset.