Determining functions of a Project Management Office - A Case of Implementing a PMO in an IT Services Company
No Thumbnail Available
URL
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
School of Science |
Master's thesis
Checking the digitized thesis and permission for publishing
Instructions for the author
Instructions for the author
Authors
Date
2010
Major/Subject
Teollisuustalous
Mcode
TU-22
Degree programme
Tuotantotalouden tutkinto-ohjelma
Language
en
Pages
77 + [15]
Series
Abstract
Since the proliferation of the discipline of project management in the 1960's, the need for a centralized organ responsible for managing project management disciplines has been growing. The last decade has seen the advent of the Project Management Office (PMO), an organizational body responsible for centralized and coordinated management of projects under its domain. Current studies provide limited insight into the process of how PMOs are assigned functions, with more focus on theoretical application. This study attempts to widen that insight by investigating the circumstances behind PMO implementations and specifically how the roles and functions of the PMOs are determined. Furthermore, the underlying drivers affecting the formation of the functions will also be identified. An extensive literature review is conducted in order to map the most recent studies involving identifying PMO functions, roles and archetypes. Other closely related issue such as organizational maturity, organizational change and project management methodologies are also investigated as to provide background information on factors affecting the PMOs. A literature study identifying current approaches to implementing a PMO is also conducted. A detailed case study depicting the implementation of a PMO in a case company is studied to augment the results of the review. The results of this review are subsequently utilized in analyzing the case by mapping the actions taken to the literary findings. Finally a conceptual model is created describing the process undertaken by an organization when selecting the functions of a PMO. This model also identifies the underlying drivers which affect the formation of the functions and their immediate area of influence. The process of determining the functions of a PMO were found to contain three distinct phases, analysing the initial situation, determining the nature of the PMO and shaping the PMO, with drivers of PMO functions ranging from level of organizational maturity to available PMO resources. Key findings of the study are the conceptual model produced as a result of the analysis, as well as identifying the key focal points where the results of the model will vary widely depending on specific organizational priorities, lending the model flexibility. The conceptual model is a novel addition to the current PMO literature sphere, with can provide implications for future PMO implementations. Recommendations for further research and improving model validity is also presented.Projektinhallinnan kasvun seurauksena 1960-luvusta alkaen syntyi tarve kehittää yksikkö joka pystyisi keskitetysti hallinnoimaan projektinhallinnan opinalaan liittyviä toimenpiteitä. Viimeisen vuosikymmenen aikana on syntynyt uusi konsepti, projektinhallinta-yksikkö. Tämä yksikkö on vastuullinen projektien keskitetystä ja koordinoidusta hallinnasta organisaation sisällä. Tämänhetkiset tutkimukset tuovat rajoitetusti tietoa projektinhallinta-yksikön perustamisesta, ja erityisesti funktioden määrittelyprosessista, verrattuna teoreettisiin tutkimuksiin. Tämän työn tarkoituksena on laajentaa tätä näkemystä tutkimalla projektinhallinta-yksikön perustamiseen liittyviin olosuhteisiin, erityisesti miten roolit ja funktiot määritellään. Tämän lisäksi tekijät jotka vaikuttavat funktioihin ja niiden valintaan identifioidaan myös. Kattavan kirjallisuusanalyysin kautta kartoitetaan uusimmat tutkimukset projektinhallinta-yksikön perustamiseen, funktioihin, rooleihin ja perikuviin liittyen. Muita läheisiä tutkimusalueita kuten organisaation kypsyysaste, organisatoorinen muutos ja projektinhallinta metodologioita tutkitaan myös tuodakseen taustatietoa funktioihin vaikuttaviin tekijöihin. Tutkitaan myös tämänhetkiseen projektinhallinta-yksikön perustamiseen liittyvään kirjallisuuteen. Tätä kirjallisuusanalyysia täydennetään suorittamalla tapaustutkimus yrityksessä joka on käynnistämässä projektinhallinta-yksikön perustamiseen liittyvää projektia. Tapaustutkimuksen analyysissä hyödynnetään kirjallisuusanalyysin tuloksia kartoittamalla tehdyt toimenpiteet ja tehdyt löydykset kirjallisuudesta. Lopuksi näiden tuloksien perusteella kehitetään käsitteellinen malli joka kuvailee päätösprosessia projektinhallinta-yksikön funktioiden valinnassa. Kyseinen malli identifioi myös pohjalla olevat tekijät, jotka vaikuttavat näiden valintaan sekä näiden vaiktusvaltaa. Projektinhallinta-yksikön funktioiden määrittelemisessä löydettiin kolme vaihetta: Alkuperäisen tilanteen analysointi, projektinhallinta-yksikön luonteen määritteleminen ja projektinhallinta-yksikön muotoilu. Funktioiden tekijöiksi identifioitiin monta eri lähdettä organisaation kypsyysasteesta aina käytössä oleviin resursseihin. Työn keskeisiä löydöksiä ovat analyysin perustella kehitetty käsitteellinen malli, sekä mallin keskeisten polttopisteiden identifioiminen, jotka antavat mallille joustavuutta ja soveltuvuutta myös muihin organisaatioihin. Tämäntyyppinen käsitteellinen malli on uudenlainen lähestyminen projektinhallinta-yksikön perustamiseen littyvässä kirjallisuudessa, ottaen huomioon että tulokset voidaan hyödyntää tulevaisuuden projektinhallinta-yksiköissä. Lopuksi käsitellään tulosten merkitystä ja annetaan ehdotuksia jatkotutkimuksia varten.Description
Supervisor
Artto, KarlosThesis advisor
Haakana, JaakkoKeywords
Project Management Office, projektinhallinta-yksikkö, projektstyrningsenhet, PMO, PMO, PMO, PMO functions, PMO funktiot, PMO funktioner, drivers, tekijöitä, faktorer, implementing, implementointi, implementering