Budgeting as a control system in inventory management

No Thumbnail Available
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
School of Business | Master's thesis
Date
2020
Major/Subject
Mcode
Degree programme
Accounting
Language
en
Pages
100 + 3
Series
Abstract
The purpose of this study was to examine the budgeting mechanisms and processes and their role in inventory management. Ruukki Construction, a company operating in the construction sector, commissioned this study. Management control systems (MCS) framework (Otley, 1999) provided the theoretical lens. The study is informed by academic MCS and budgeting literature, as well as academic inventory management literature. The study aims to fill the gap between budgeting theory and practice, and provide insights on budgeting as a control mechanism in inventory management. Furthermore, the study demonstrates how different parts of budgeting interact with each other and examines the relationship between inventory budgeting and strategic planning. The research was conducted from a case study perspective, and the empirical material consisted of company's internal materials and reports, as well as 11 interviews conducted at various organizational levels. The participants were selected based on their central roles in the processes of budgeting and inventory management. Triangulation of this empirical evidence produced the findings on the inventory budgeting practices of the case company. The results indicate that inventory control is critical in improving customer experience and freeing up capital, and hence the process of inventory management should be viewed in relation with organization’s overall strategy. The objective of inventory budgeting is to balance the various, often contradicting goals of multiple organizational participants, which can be done by enhancing communication and allocation of responsibilities, harmonizing PMS across functions, and continuously developing the process of inventory budgeting in conjunction with other organizational processes. Furthermore, inventory management should be considered as a resource that can be optimized in order to enable the achievement of key strategic goals. These findings are subject to few theoretical and empirical limitations. A single company approach sets limitations on the generalization of the results, and the empirical evidence does not allow to draw broad conclusions that are universally representative. In addition, the theoretical lens focuses on understanding MCS as a whole, and the scope of this paper includes the operational decisionmaking aspect and the several approaches on inventory control only to the extent which it is critical to gather understanding on the functions and objectives of inventory budgeting.

Tämän tutkielman tarkoituksena on tutkia budjetointimekanismeja ja -prosesseja sekä niiden roolia varastonhallinnassa. Tutkimuksen kohteena on rakennusalalla toimiva yritys Ruukki Construction. Johdon ohjaus- ja hallintajärjestelmien viitekehys (Otley, 1999) tarjoaa teoreet-tisen linssin, ja lisäksi tutkielma perustuu akateemiseen budjetointi- ja varastonhallintakirjal-lisuuteen. Tutkimuksen tavoitteena on täyttää kuilu budjetoinnin teorian ja käytännön välillä sekä tarjota oivalluksia budjetoinnista varastonhallinnan valvontamekanismina. Tutkimus pyrkii osoittamaan, kuinka budjetoinnin eri osat ovat vuorovaikutuksessa keskenään, ja lisäksi tutkimus tarkastelee varaston budjetoinnin ja strategisen suunnittelun suhdetta. Tutkimus on toteutettu kvalitatiivisena case-tutkimuksena, jonka empiirinen aineisto koostuu yrityksen sisäisistä materiaaleista ja raporteista sekä 11 haastattelusta eri organisaatiotasoilla. Haastateltaviksi valitut henkilöt ovat avainasemassa yrityksen varastonhallinta- ja budjetoin-tiprosessissa. Tämän empiirisen aineiston analysoiminen tuotti havainnot case-yrityksen bud-jetointikäytännöistä varastonhallinnan tukena. Tulokset osoittavat, että varastonhallinta on kriittinen tekijä sekä asiakaspalvelun että pää-oman hallinnan näkökulmista, ja varastonhallinnan prosessia tulisi tarkastella suhteessa or-ganisaation kokonaisstrategiaan. Budjetoinnin tavoitteena on löytää tasapaino organisaation sidosryhmien erilaisten, usein ristiriitaisten tavoitteiden välillä, mikä voidaan saavuttaa pa-rantamalla ja tehostamalla viestintää ja vastuunjakoa, harmonisoimalla palkitsemisjärjestel-miä koko toimitusketjun eri toimintojen välillä, sekä kehittämällä jatkuvasti varaston budje-tointia yhdessä muiden prosessien, kuten myynnin ja toiminnan suunnittelun kanssa. Lisäksi varastot tulisi nähdä resurssina, jota voidaan optimoida keskeisten strategisten tavoitteiden saavuttamisen mahdollistamiseksi. Näihin havaintoihin liittyy muutamia teoreettisia ja empiirisiä rajoituksia. Tutkimuksen to-teuttaminen kvalitatiivisena case-tutkimuksena asettaa rajoituksia tulosten yleistämiselle, ja empiirinen näyttö ei salli laaja-alaisten johtopäätösten tekemistä. Lisäksi teoreettinen linssi keskittyy johdon ohjaus- ja hallintajärjestelmien ymmärtämiseen kokonaisuutena. Tämän vuoksi tutkielma ottaa huomioon operatiivisen päätöksenteon näkökohtia ja lähestymistapoja varastonhallintaan vain siinä määrin, kuin on kriittistä kerättäessä ymmärrystä varastojen budjetoinnin tavoitteista ja mekanismeista.
Description
Thesis advisor
Huikku, Jari
Keywords
Management control systems, Budgeting, Inventory management, Strategy
Other note
Citation