Improving cost efficiency in the mailroom of a printing house

No Thumbnail Available
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Helsinki University of Technology | Diplomityö
Checking the digitized thesis and permission for publishing
Instructions for the author
Date
2008
Major/Subject
Teollisuustalous
Mcode
TU-22
Degree programme
Language
fi
Pages
vii + 88
Series
Abstract
The objective of this master's thesis is to find ways to improve cost efficiency in the mailroom of a printing house. The amount of different mailroom operations has increased in the past few years. The workload varies dependent on the time of day and the day of week because of the need for customer data before the production can be started. The printing industry also has higher labour costs relative to other industries. The literature study discusses cost efficiency by means of productivity. Productivity improvement means increasing the proportion of production outputs to inputs. The quality of end product and processes can also be taken into account when evaluating productivity. The study also includes ways of improving cost efficiency and productivity in the literature. In the empirical study the cost efficiency is examined through the most important inputs. These are material input, labour input and capital input. The improvement of cost efficiency is discussed primarily by decreasing the amount of inputs without diminishing the output. Paper costs are the only significant material costs. The most important way to affect materials is to reduce waste. This decreases material costs and cuts the length of a printing job. Waste originates especially at the time the products are printed and delivered to the mailroom. The output of the printing machine should be adjusted properly before speeding up. When machine malfunctions take place in the mailroom, the communication between the mailroom and press room is extremely important to avoid waste paper. With temporarily decreasing the speed of the printing machine it's possible to decrease the amount of waste paper during the malfunction in the mailroom. The labour demand varies a lot depending on the day of week and the time of day. Work shifts should be planned to support the varying needs of production. More flexibility can be achieved with the multiple skilled persons who have the skills to work both in the mailroom and in the press room. If it was easier to move multiple skilled persons from press room to mailroom at short notice and also during their work shifts, overtime work in the mailroom would easily be reduced.

Tässä diplomityössä tavoitteena on löytää keinoja painotalon postitusosaston kustannustehokkuuden parantamiseen. Osaston toiminta on monimuotoistunut viime vuosina ja sen kuormitus on usein epätasaista, koska tuotantoa ei voida aloittaa ennen asiakkaan aineistoa. Lisäksi graafisen alan muita teollisuudenaloja suurempi henkilöstökustannusten osuus aiheuttaa haasteita. Kirjallisuusosassa kustannustehokkuutta tarkastellaan aluksi tuottavuuden kautta. Tuottavuuden parantaminen tarkoittaa yrityksen toiminnallaan aikaansaamien tuotosten sekä näihin käytettyjen panosten suhteen kasvattamista. Tuottavuuden parantamisessa voidaan ottaa huomioon myös prosessien ja lopputuotteen laatu osana tuottavuutta. Lisäksi tarkastellaan kirjallisuuden keinoja tuottavuuden ja kustannustehokkuuden parantamiseen. Empiirisessä osassa kustannustehokkuutta tarkastellaan tärkeimpien panosten kautta. Näitä ovat materiaalipanos, henkilöstöpanos sekä pääomapanos. Kustannustehokkuutta pyritään parantamaan ensisijaisesti vähentämällä tuotantoon käytettyjä panoksia tuotoksen kärsimättä. Paperi on painotalon suurin yksittäinen kustannuserä, joten materiaalien osalta tärkein keino kustannustehokkuuden parantamiseen on hukkalehden vähentäminen. Hukkalehden vähentyminen näkyy suoraan materiaalikulujen pienenemisenä sekä välillisesti painotyön keston lyhenemisenä. Hukkaa syntyy erityisesti painotuotteen vastaanotossa. Tuotteen ulostulo painosta tulisikin säätää heti painamisen aloituksesta lähtien kunnolla ja rauhallisella ajonopeudella, jotta vastaanotto postituksessa sujuisi ongelmitta. Myös nopea reagointi erilaisissa häiriötilanteissa on ensiarvoisen tärkeää, jotta erityisen suuret hukkalehtimäärät saataisiin kuriin. Postituskoneiden häiriötilanteissa painokoneen ajonopeuden hetkellinen hidastaminen vähentää häiriön aiheuttamaa hukkalehteä. Henkilöstötarve muuttuu päivästä toiseen ja aamusta iltaan. Henkilöstön työvuorot tulisi suunnitella tukemaan tuotannon vaihtelevia tarpeita. Lisää joustoa henkilöstön käyttöön saadaan, kun sekä painoon että postitukseen koulutettujen henkilöiden siirreltävyyttä parannetaan. Mikäli näitä moniosaajia voitaisiin siirrellä osastolta toiselle lyhyelläkin varoitusajalla ja kesken työvuoron, voitaisiin erityisesti postitusosaston ylitöitä selvästi vähentää
Description
Supervisor
Eloranta, Eero
Thesis advisor
Niemi, Teemu
Keywords
cost efficiency, tuottavuus, productivity, kustannustehokkuus
Other note
Citation