Communication of technical processes between country offices and headquarters in a multinational company

Abstract

Technology companies from all over the world are growing to global scale at a fast pace, leading to ever-increasing demand for efficient technology and policies for multinational and multicultural communication and collaboration. The company leaders in the headquarters must provide a framework for how this collaboration should happen, but how can they account for all the differences in preferences of working culture that each of their offices in other countries present? This thesis features a single-case study of a multinational company in the information technology industry. It provides insight into the subject directly from representatives of the country offices by utilizing thematic interviews to gather their perceptions about a type of technical process that requires efficient multicultural collaboration and communication. The main research subjects are how the representatives feel about the current state of collaboration and communication, as well as investigating what kinds of differences there are between working cultures and preferences in different country offices. The results of the study indicate, above all, a need for clear communication that is unambiguous, up to date, and archived in a way that can be browsed easily. Additionally, the study confirms the effectiveness of multicultural team creation guidelines created by previous literature and highlights the usefulness of utilizing time zones for optimized workflow.

Teknologiayritykset ympäri maailman kasvavat nopealla tahdilla maailmanlaajuisiksi. Tämä saa aikaan jatkuvasti kasvavan tarpeen tehokkaille ja toimiville teknologiaratkaisuille ja toimintamalleille, joilla maiden välistä monikulttuurista yhteistyötä ja viestintää voi tehostaa. Yritysten johtoportaan vastuulle jää tuohon yhteistyöhön liittyvien toimintamallien ja puitteiden luominen, mutta miten he voivat ottaa eri maiden erilaisten työkulttuurien ominaisuudet ja mieltymykset huomioon? Tämä diplomityö tutkii yksittäistä informaatioteknologia-alan yritystä hyödyntäen tapaustutkimusmetodia. Useiden maatoimistojen edustajat antavat oman näkemyksensä aiheesta liittyen tekniseen prosessiin, joka vaatii tehokasta monikulttuurista ja kansainvälistä yhteistyötä ja viestintää. Näitä näkemyksiä tulkitaan teemahaastattelumetodin avulla. Tutkimus keskittyy erityisesti maatoimistojen edustajien näkemyksiin nykyisen viestinnän ja yhteistyön toimivuudesta sekä työskentelykulttuurien ja mieltymysten eroista eri maatoimistojen välillä. Tutkimuksen tulokset korostavat erityisesti selkeän, yksiselitteisen ja ajantasaisen viestinnän tärkeyttä sekä tiedon arkistointia helposti selattavaan muotoon. Tutkimus myös vahvistaa aiemman kirjallisuuden esiintuomat suositukset monikulttuurisen työryhmän luomiseen sekä tuo esiin aikavyöhykkeiden hyödyntämisen projektien tehokkuuden optimoimiseksi.