Factors behind successful information systems projects in the Finnish public sector: Insights from project managers

Thumbnail Image

URL

Journal Title

Journal ISSN

Volume Title

School of Business | Master's thesis

Authors

Date

2025-04-28

Department

Major/Subject

Mcode

Degree programme

Master's programme in Information and Service Management

Language

en

Pages

94

Series

Abstract

This study examines project success from the perspective of project managers working in public sector information systems (IS) projects in Finland. Given the significant annual investments in public ICT initiatives, it is crucial to understand the factors that significantly contribute to the success of these projects. Moreover, this topic has not been previously explored in Finland. The study focused on identifying the key factors that project managers consider central to the success of projects. Another key research theme was to explore the criteria or metrics that project managers use to assess project success. The research was conducted using a qualitative approach, with data collected through semi-structured individual interviews. Seven experienced project managers were interviewed for the study. All participants had been involved in at least one information systems project they considered successful in the public sector. The interviewees had all worked on projects under a specific government ministry. The data were analyzed thematically, revealing that factors such as effective collaboration, clear project roles, and domain expertise were emphasized as essential for project success. The most significant success metric identified by the project managers was end-user satisfaction with the system. Also, traditional metrics such as time and budget were mentioned in the responses. The findings highlight that project success is not a simple binary outcome but rather a multi-dimensional concept that evolves over time, reflecting both immediate project management achievements and long-term benefits. This research provides new insights into how public sector project managers conceptualize and assess project success. These insights are valuable for developing more comprehensive and context-sensitive success evaluation models for public sector information systems projects.

Tässä tutkimuksessa tarkastellaan projektien onnistumista suomalaisen julkisen sektorin tietojärjestelmäprojekteissa työskentelevien projektipäälliköiden näkökulmasta. Koska julkisiin tieto- ja viestintähankkeisiin tehdään merkittäviä investointeja vuosittain, on tärkeää ymmärtää mitkä tekijät edesauttavat merkittävästi projektien onnistumista. Lisäksi aihetta ei ole tutkittu Suomessa aiemmin lainkaan. Tutkimuksessa syvennyttiin siihen millaiset tekijät ovat olleet projektipäälliköiden mielestänsä avainasemassa projektin onnistumisen kannalta. Toisena keskeisenä tutkimusaiheena oli tutkia millaisella kriteeristöllä tai mittareilla projektipäälliköt arvioivat projektien onnistumista. Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena minkä materiaali kerättiin puolistrukturoiduissa yksilöhaastatteluissa. Tutkimuksessa haastateltiin yhteensä seitsemää kokenutta projektipäällikköä. He olivat kaikki toimineet vähintään yhdessä heidän mielestään onnistuneessa tietojärjestelmäprojektissa julkisella sektorilla. Kaikki haastateltavat olivat toimineet tietyn ministeriön alaisuudessa toteutetuissa projekteissa. Tuloksista tehtiin temaattinen analyysi, jonka perusteella havaittiin, että tekijät, kuten toimiva yhteistyö, projektien roolien selkeys ja alan asiantuntemus korostuivat olennaisina tekijöinä projektin onnistumisen kannalta. Tärkeimpinä onnistumisen mittareina projektipäälliköt pitivät järjestelmän loppukäyttäjätyytyväisyyttä. Lisäksi perinteiset mittaristot kuten aika ja budjetti toistuivat jonkin verran vastauksissa. Tutkimuksen tulokset korostavat, että projektin onnistuminen ei ole yksinkertainen binäärinen lopputulos, vaan monitasoinen käsite, joka kehittyy ajan myötä ja heijastaa niin välittömiä projektinhallinnan saavutuksia, keskivälin hyötyjä kuin pitkäaikaisia, yhteiskunnallisia hyötyjä. Tämä tutkimus tuo uutta tietoa siitä, miten julkisen sektorin projektipäälliköt hahmottavat ja arvioivat projektien onnistumista. Nämä havainnot ovat tärkeitä, kun pyritään kehittämään kattavampia ja kontekstisidonnaisempia projektin onnistumisen arviointimalleja julkisissa tietojärjestelmäprojekteissa.

Description

Supervisor

Hekkala, Riitta

Keywords

project success, success criteria, critical success factors, information system project, project manager, public sector

Other note

Citation

Permanent link to this item

https://urn.fi/URN:NBN:fi:aalto-202505143679

Collections

[gradu] Kauppakorkeakoulu / BIZ