aalto1 untyped-item.component.html
Implementation of virtual permanent colocation in large construction projects
Loading...
URL
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
School of Science |
Master's thesis
Electronic archive copy is available via Aalto Thesis Database.
Authors
Date
Department
Major/Subject
Mcode
Degree programme
Language
en
Pages
55
Series
Abstract
One way to improve the low level of innovation in construction industry is to enhance the co-operation by colocating the decision making managers to a same space, or, in other words, colocation of managers. To cope with the geographically dispersed managers and the possible social distancing requirements solutions, like virtual implementation of Big Room, which offer a virtual collaboration space that imitate physical [permanent] colocation, are needed. Based on the literature review, common elements of Big Room include [structured] [regular] sessions in the room with members from different organizations aiming to obtain a shared understanding by using visualization, and making decisions based on that.
In addition to expanding the theoretical knowledge about common elements in Big Room concept in the literature, this study also provides managerial implications on how permanent colocation in collaborative spaces could be virtually implemented, by using the findings from eleven semi-structured interviews with people involved in construction industry. The best practices include avoiding information overflow and too many or the wrong communication channels, and using devices enabling haptic feedback to enhance commitment and retention. In addition, the microphones and cameras should be always on, showing more than just the faces to enable non-verbal communication, which might lead to elevated sense of communality, peer-support, trust, and willingness for (informal) information sharing.
According to this study, Big Room members should partake in selection and customization of the technologies used in the Big Room, or technologies already in use should be utilized. There should be guidance on using the technologies with compulsory attendance, and the focus should be on the long-term approach of implementing new technologies with repetitive persuasion and patience. The technologies should be adaptable, integrable with other technologies, and easy to use with simple user interface. One should be able to join the virtual Big Room just by entering the allotted physical space as everything needed would be always in operation, which would cause less distress for other participants as they could see or hear the person stepping into the physical space. An example layout of a physical space suitable for virtual Big Room is introduced in this thesis. Future research should then be focused on testing the effectiveness of the given best practices in real life compared to a traditional type of virtual collaboration.
Yksi tapa parantaa innovoimisen huonoa tasoa rakennusteollisuudesssa on parantaa yhteistyötä sijoittamalla päätöksiä tekevät johtajat samaan tilaan, toisin sanoen johtajien yhteistoiminnallistaminen. Jotta maantieteellisesti hajaantuneista johtajista ja mahdollista sosiaalisen etäännyttämisen vaatimuksista selvitään, tarvitaan ratkaisuja, kuten virtuaalinen Big Roomin toteutus, jotka tarjoavat virtuaalisia yhteistyötiloja, jotka imitoivat fyysistä [vakituista] samaan tilaan sijoittautumista. Kirjallisuustutkimuksen perusteella Big Roomin yhteisiä elementtejä ovat organisaatioiden välisten jäsenten [strukturoidut] [säännölliset] sessiot huoneessa, jossa jäsenet eri organisaatioissa pyrkivät saamaan yhteisen ymmärryksen hyödyntäen visualisointia ja tekemään päätöksiä sen pohjalta.
Sen lisäksi, että tutkimus laajentaa teoreettista ymmärrystä Big Room -konseptin yleisistä elementeistä kirjallisuudessa, tämä tutkimus tarjoaa liikkeenjohdollisia johtopäätöksiä siitä, kuinka pysyvä samaan tilaan sijoittaminen yhteistyötiloissa voitaisiin virtuaalisesti toteuttaa hyödyntäen yhdentoista rakennusteollisuuden parissa olevan henkilön puolistrukturoitua haastattelua. Parhaisiin toimintatapoihin kuuluvat informaatiotulvan, liian monen tai väärien viestintäkanavien välttäminen ja tuntopalautteen mahdollistavien välineiden hyödyntäminen sitoutumisen ja muistamisen parantamiseksi. Lisäksi mikrofonien ja kameroiden pitäisi olla aina päällä ja muutakin kuin vain kasvot pitäisi näkyä non-verbaalisen viestinnän mahdollistamiseksi, mikä voi johtaa kohonneisiin yhteisöllisyyden, vertaistuen, luottamuksen ja halukkuuden (epämuodolliseen) informaation jakamiseen tunteisiin.
Tutkimuksen perusteella Big Roomin jäsenten tulisi osallistua Big Roomissa käytettävien teknologioiden valintaan ja räätälöintiin, tai jo muualla käytössä olevia teknologioita pitäisi hyödyntää. Koulutusta teknologioiden käyttämiseen pakollisella läsnäololla pitäisi järjestää ja painopisteen pitäisi olla uusien teknologioiden käyttöönotto pitkällä aikavälillä toistuvalla suostuttelulla ja kärsivällisyydellä. Teknologioiden pitäisi olla mukautuvia, muihin teknologioihin integroitavia ja helppoja käyttää yksinkertaisella käyttöliittymällä. Virtuaaliseen Big Roomiin tulisi voida liittyä pelkästään astumalla sille varattuun fyysiseen tilaan, koska kaikki tarvittava olisi aina toiminnassa, jolloin muut osallistujat pystyisivät näkemään tai kuulemaan henkilön astuvan sisään fyysiseen tilaan. Tässä työssä esitellään mallipohjapiirrustus virtuaaliseksi Big Roomiksi soveltuvasta fyysisestä tilasta. Tuleva tutkimuksessa tulisi sitten keskittyä testaamaan annettujen parhaiden käytäntöjen tehokkuutta oikeassa elämässä verrattuna perinteiseen virtuaaliseen yhteistyöhön.
Description
Supervisor
Artto, KarlosThesis advisor
Olsson, TomLehtinen, Jere