Elements of sourcing strategy in facilites management services : decision categories and choices

Abstract

It is commonly suggested that effective procurement planning and management of FM services can directly affect the relative success of an organization's business. Therefore, it is surprising that only a few organizations and a few studies have focused on the development of sourcing strategy in FM services or their essential elements, such as outsourcing decisions, service bundling and the selection of relationship type. The lack of theoretical frameworks is perhaps one reason why strategic planning of sourcing is found to be ignored in the field of FM.

This study presents the elements of sourcing decisions that are essential for the development of sourcing strategy in FM services, and integrates five scientifically reviewed research papers. The objectives of the study are to identify the different types of sourcing decisions and the alternative choices within the FM services sourcing strategy. Furthermore, the factors used for justifying a specific decision in sourcing FM services are identified and implications of the supply environment in FM services market for identified decisions are discussed.

Based on literature review, a theoretical framework for FM service sourcing strategy was developed. The framework was used to examine the sourcing strategies in four case organizations. The case data were collected by using semi-structured interviews, open-ended questionnaires and focus group interviews. Later, the case data was supplemented with market data which were collected from Finnish service companies by using a questionnaire. The market data was aimed to generate additional information for decisions and choices of the framework from a FM services market perspective.

This dissertation points out that the realized sourcing strategies in the FM services context are an integration of the different sourcing decisions that have features of different sourcing strategy approaches earlier presented in the supply chain management and FM literature. As information on a certain market is important for the buyers in making well-grounded sourcing decisions, it is suggested that the buyers of FM services should conduct systematic research of the markets prior to competitive bidding. By using a novel framework for selecting sourcing strategy in FM services, the buyers can make more rational sourcing decisions.

Yleisen käsityksen mukaan kiinteistö- ja toimitilapalvelujen hankintojen suunnittelulla ja johtamisella voidaan vaikuttaa yrityksen liiketoiminnan menestymiseen. On kuitenkin yllättävää, että vain harva organisaatio on kehittänyt suunnitelmallisesti omia hankintastrategioita tai harva tutkimus keskittynyt kiinteistö- ja toimitilapalvelujen hankintastrategioihin. Teoreettisten viitekehysten puute voi olla yksi syy, että hankintojen strateginen suunnittelua on unohdettu kiinteistö- ja toimitilajohtamisessa.

Väitöskirja koostuu yhteenveto-osasta ja viidestä julkaistusta artikkelista. Tutkimus tuo esille ne päätöksenteon osakokonaisuudet, jotka ovat olennaisia kiinteistö- ja toimitilajohtamisen palvelujen hankintastrategian kehittämisessä. Tutkimuksen tavoitteena on tunnistaa erilaiset hankintapäätökset ja vaihtoehtoiset valinnat kiinteistö- ja toimitilajohtamisen palvelujen hankintastrategian kehittämisessä. Lisäksi tutkimuksessa tunnistetaan perusteita hankintastrategiassa tehdyille valinnoille sekä käydään läpi kiinteistö- ja toimitilapalvelujen markkinoiden vaikutuksia hankintapäätöksiin.

Aluksi tässä tutkimuksessa kehitettiin teoreettinen viitekehys kiinteistö- ja toimitilapalvelujen hankintastrategialle kirjallisuuskatsauksen avulla. Viitekehyksen hyödynnettiin tapaustutkimuksessa hankintastrategioiden tarkastelussa neljässä organisaatiossa. Tapaustutkimuksen aineisto kerättiin puolistrukturoiduilla haastatteluilla, avoimella kyselyllä sekä ryhmähaastatteluin. Myöhemmin tapaustutkimuksen aineistoa täydennettiin kyselyn avulla keräämällä markkinatietoa suomalaisilta kiinteistö- ja toimitilapalveluyrityksiltä. Markkinatiedon keräämisen tavoitteena oli tuottaa lisätietoa viitekehyksessä esitettyihin hankintapäätöksiin ja valintoihin markkinoiden näkökulmasta.

Tämä väitöskirja osoittaa, että todellisuudessa hankintastrategiat kiinteistö- ja toimitilajohtamisen palveluissa muodostuu erilaisista osapäätöksistä ja valinnoista. Valinnat eivät kuitenkaan ole aiotun suunnitelmalista, vaan toteutuva toimintamalli on toisistaan osittain irrallisten päätösten tulosta. Erityisesti nousee esiin ulkoisen toimintaympäristön vaikutukset hankintamallin valintaan. Tutkimuksessa ehdotetaan, että hankintaorganisaatiot voisivat käytännössä hyödyntää tutkimuksen viitekehystä tehdessään kiinteistö- ja toimitilapalvelujen hankinnan ratkaisuja. Lisäksi voidaan suositella, että hankintaorganisaatioiden tulisi tehdä hankintasuunnitelma ja palvelumarkkinoiden kartoitus jo ennen palveluiden varsinaista kilpailutusta.