Improvement of Project Resourcing in a Software Company

Abstract

Software industry is currently undergoing a change in which efficiency of operations is a major factor. Companies have had to find a way to conduct their operations efficiently due to the economic downturn of the information-and communication technology industries. One large factor concerning the efficiency of a software company is how the organisation can utilise its human resources. It is common that a process of coordination, which decides about resource allocation, exists in an organisation. This process called resourcing.

The objective of this thesis is to help an organisation, a customer service division of a software company, to improve its project resourcing. The thesis studies literatures on how companies, such as software companies, that operate by projects allocate resources projects. The literature study is combined with a case study consisting of a summary of the results of interviews with the case organisations' personnel.

The thesis concludes firstly with a suggestion how the allocation of resources to projects should be carried out. The suggestion includes a model illustrating the flow of processes for allocating resources to a single project, management areas that were found to enable efficient resourcing. Secondly, an improvement plan consisting of improvement steps for the case organisation is presented. The improvement plan is based on differences found between the case organisation and the model presented.

Vuosituhannen vaihteen jälkeen alkanut informaatio- ja tietoliikenneteollisuuden lama on ajanut ohjelmistoyritykset etsimään tapoja, joilla toiminnan tehokkuutta voisi parantaa. Eräs keskeinen tekijä yrityksen tehokkuutta ajatellen on henkilöresurssien käyttö. On yleistä, että yrityksellä on jokin prosessi, jolla yrityksen henkilöstöresurssit kohdennetaan liiketoiminnan operaatioihin. Tätä prosessia kutsutaan resursoinniksi.

Tämän diplomityön tavoitteena on erään ohjelmistoyrityksen asiakaspalveluorganisaation projektiresursoinnin kehittäminen. Työ tutkii kirjallisuustutkimuksen keinoin, miten projektien avulla liiketoimintaansa harjoittavat yritykset, kuten ohjelmistoyritykset, allokoivat resursseja projekteihinsa. Kirjallisuustutkimuksen lisäksi työssä esitetään yhteenveto kohdeorganisaation henkilöstön haastatteluista.

Ensimmäisenä työn tuloksena esitetään ehdotus resursointiprosessiksi. Ehdotus sisältää prosessimallin, jossa esitetään, kuinka yksittäinen projekti saa resurssinsa. Lisäksi ehdotus käsittää organisaation johtamisen alueet, jotka mahdollistavat tehokkaan resursoinnin. Toisena työn tuloksena esitetään kehityssuunnitelma. Suunnitelma koostuu askeleista, jotka esittävät kohdeorganisaation resursoinnin kehittämisen suunnan. Suunnitelma perustuu eroihin, jotka löydettiin kohdeorganisaation ja tuloksena esitetyn mallin väliltä.