The impact of remote working in occupiers’ office space preferences
No Thumbnail Available
URL
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Insinööritieteiden korkeakoulu |
Master's thesis
Authors
Date
2021-08-23
Department
Major/Subject
Mcode
Degree programme
Master's Programme in Real Estate Economics (REC)
Language
en
Pages
49+2
Series
Abstract
Remote working has become more common in the recent decades and its popularity is growing. Experiences of remote work during Covid-19 pandemic will likely accelerate growth of popularity of remote work. Employees benefit from the possibility of choosing the most suitable location for working which reduces commuting and supports concentration at work. Employers benefit from better productivity and well-being of employees. There are also issues related to remote work such as more difficult work-life balance for employees and reduced collaboration in organization for the employer. This thesis examines how remote work has developed as a phenomenon, how it will develop in the future and how it affects office occupier’s space preferences. Employers as occupiers of office space choose their office space based on various preferences. There are various methods to define ideal location and space characteristics for an organization but in practice defining them in an ideal way is difficult due to lack of information. Changes in business environment might also change occupier’s needs during the occupancy period making it more difficult to define suitable space characteristics. In recent years attributes supporting sustainable business operations and employees’ well-being have gained popularity. Development in the ways we work drive changes in the office environment but also elsewhere since due to remote work office is not anymore, the only workplace. Occupiers have interest in attracting their employees to the office to facilitate collaboration and thus enhance productivity of the organization. Occupier’s office space preferences are affected by remote work. Better quality is desired from office space in the future. This means better accessibility with various modes of transport, zones for different activities in the office, features that support collaboration such as meeting rooms and in general good interior quality. If office space is not preferred by individual users, they will likely switch to remote work which can have negative effects to occupier’s performance as collaboration decreases. Tasks requiring concentration will be also performed in the office in future as not all employees are able to perform well at remote work. Finally, while remote work affects occupier’s space preferences it should be noted that occupiers are not automatically willing to pay for better attributes and may instead resort to regulating remote work to keep their employees at the office. Balance between remote work and office work is essential for both employees and employers.Etätyö on yleistynyt viime vuosikymmeninä ja sen suosio kasvaa yhä. Kokemukset etätyöstä Covid-19-pandemian aikana todennäköisesti kiihdyttävät etätyön suosion kasvua. Työntekijät hyötyvät mahdollisuudesta valita soveltuvin sijainti työn teolle, mikä vähentää matkustamisen tarvetta työpaikalle ja tukee työntekijöiden keskittymistä työhön. Työnantajat hyötyvät lisääntyneestä työn tuottavuudesta ja parantuneesta työntekijöiden työhyvinvoinnista. Etätyöhön liittyy myös ongelmia, kuten työntekijän työn ja vapaa-ajan yhteensovittamisen haasteet ja organisaation tasolla vähentyvä yhteistyö. Tämä diplomityö tutkii, miten etätyö ilmiönä on kehittynyt, miten se kehittyy tulevaisuudessa ja miten tämä vaikuttaa toimistotiloja käyttävien organisaatioiden toimitilapreferensseihin. Työnantajat toimistotilojen käyttäjinä valitsevat toimistotilansa perustuen erilaisiin preferensseihin. Erilaisia metodeja voidaan käyttää sopivien tilan ominaisuuksien määrittämiseen organisaatiolle, mutta käytännössä ideaalisen ratkaisun löytäminen on haastavaa tiedon puutteen vuoksi. Muutokset liiketoimintaympäristössä voivat myös muuttaa tiloja käyttävän organisaation tarpeita tiloihin sijoittumisen aikana, mikä lisää haasteita tiloihin liittyvien preferenssien määrittelyssä. Viime vuosina kestävää kehitystä tukevaa liiketoimintaa ja työntekijöiden hyvinvointia lisäävät ominaisuudet ovat tulleet suosituimmiksi. Muuttuvat työn teon tavat lisäävät muutospaineita toimistoympäristössä mutta myös muualla, sillä etätyön myötä toimisto ei ole enää ainoa paikka työskentelylle. Toimistotiloja käyttävien organisaatioiden intressinä on houkutella työntekijät työskentelemään toimistolle yhteistyön edistämiseksi ja siten organisaation tuottavuuden parantamiseksi. Etätyö vaikuttaa organisaatioiden toimistotilapreferensseihin. Tiloilta halutaan parempaa laatua tulevaisuudessa, mikä tarkoittaa parempaa saavutettavuutta eri liikennemuodoilla, alueita erilaisille työtehtäville toimistotilassa, yhteistyötä tukevia elementtejä kuten neuvotteluhuoneita ja yleisesti ottaen parempaa sisätilojen laatua. Jos yksittäiset tilojen käyttäjät eivät suosi tilojen käyttöä, siirtyvät he todennäköisesti tekemään etätöitä, mikä voi aiheuttaa negatiivisia vaikutuksia organisaation tuottavuudelle yhteistyön vähentyessä. Lisäksi on syytä todeta, että vaikka etätyö vaikuttaa tiloja käyttävien organisaatioiden preferensseihin, ei näillä organisaatioilla ole automaattisesti maksuhalukkuutta maksaa paremmista ominaisuuksista. Sen sijaan organisaatiot saattavat turvautua etätyön sääntelyyn pitääkseen työntekijät toimistolla. Olennaista sekä työntekijän että työnantajan näkökulmasta on etätyön ja toimistolla työskentelyn tasapaino.Description
Supervisor
Toivonen, SaijaThesis advisor
Valkeavirta, LeeviKeywords
remote work, office space, occupier preferences, building attribute, office attribute, workplace