Coordination strategies in organizational development programs

dc.contributorAalto-yliopistofi
dc.contributorAalto Universityen
dc.contributor.authorDietrich, Perttu
dc.contributor.departmentDepartment of Industrial Engineering and Managementen
dc.contributor.departmentTuotantotalouden osastofi
dc.contributor.labLaboratory of Industrial Managementen
dc.contributor.labTeollisuustalouden laboratoriofi
dc.date.accessioned2012-02-24T08:54:10Z
dc.date.available2012-02-24T08:54:10Z
dc.date.issued2007-12-08
dc.description.abstractThe complexity of services and products has driven organizations to utilize programs to manage different kinds of development tasks that are far too complicated to be organized through single projects. In the multi-project organizing frame, coordination between the participating actors is one of the key factors that distinguish successful programs from unsuccessful ones. This dissertation focuses on the coordination mechanisms between interdependent project teams in programs. The research question of the thesis is what kinds of coordination strategies enable effective coordination in complex and uncertain organizational development programs. The research question is approached by identifying the repertoires of coordination mechanisms utilized in programs, and by investigating how the components of complexity and uncertainty affect the utilization of these repertoires. This study employs the inductive multiple case study method. The empirical part of the study includes analysis of 7 organizational development programs executed in 6 large and medium-sized Finnish organizations. The empirical material consists of 64 interviews, 48 interview-related questionnaire responses, documents, and templates. The analysis of the empirical data results in the identification of three distinct strategies; centralized strategy, balanced strategy, and subordinate strategy that describe the logic through which inter-team interaction takes place in the case programs. In the centralized strategy the inter-team interaction is primarily based on the utilization of formal and informal inter-team group meetings. The balanced strategy is based on the utilization of a network of formal and informal ties, in which group meetings are complemented with localized coordination mechanisms, such as direct contacts, electronic mail, liaison persons, plans, and schedules. In the subordinate strategy inter-team interaction is rather rare, highly formalized and primarily based on hierarchical referral through the parent organization's chain of command. The results of the study suggest that the utilization of distinct coordination strategies is related to three dominant antecedent factors: the number of projects, interdependency and task analyzability. The results suggest that a low number of projects, high interdependency, and low task analyzability are related to the utilization of the centralized coordination strategy. A low number of projects, high interdependency, and high task analyzability are related to the utilization of the balanced coordination strategy. A high number of projects and low interdependency are related to the utilization of the subordinate coordination strategy. In addition, the study reveals that the three identified coordination strategies if fit with the dominant antecedent factors are equally effective and provide equal potential for learning and innovations. Moreover, the results suggest that if the utilized coordination strategy fits with the dominant antecedent factors, the effectiveness of the coordination is determined by the following constraining antecedent factors: task analyzability, task novelty, geographic dispersion, and the number of participating organizations. The results show that in the case of the centralized coordination strategy, a high number of participating organizations and geographic dispersion are related to better potential for learning and innovations. In the case of the balanced coordination strategy, high task novelty and high geographic dispersion are related to a lower effectiveness of the program. Finally, in the case of the subordinate strategy, high task analyzability is related to a better the effectiveness of the program and lower potential for learning and innovations. This dissertation offers a contribution to the literature in the area of organizational coordination. In addition, the study contributes to the understanding of complex programs and multiple contingency theory. The findings have practical implications for organizational designers and managers responsible for the planning and management of complicated organizational change and development activities.en
dc.description.abstractPalvelujen ja tuotteiden monimutkaistuminen on heijastunut organisaatioiden sisäisiin rakenteisiin. Rakenteita on muutettu monimutkaisimmiksi, jotta palvelujen ja tuotteiden tehokas kehittäminen ja tuottaminen olisi mahdollista. Tämän kehityksen myötä erilaisten organisatoristen kehitystoimenpiteiden läpivienti yksittäisten projektien avulla on muuttunut haasteellisemmaksi. Organisaatiot ovatkin alkaneet lisääntyvässä määrin johtaa monimutkaisia kehitystoimenpiteitään useasta projektista koostuvien ohjelmien avulla. Ohjelmissa eri osapuolten välinen koordinaatio on pääasiallinen menestystekijä joka erottaa onnistuneet ohjelmat epäonnistuneista. Tässä väitöskirjassa keskitytään samassa ohjelmassa toisistaan riippuvien projektitiimien välisessä vuorovaikutuksessa käytettäviin menetelmiin - koordinaatiomekanismeihin. Väitöskirjan tutkimuskysymys on: Minkälaiset koordinaatiostrategiat johtavat tehokkaaseen koordinaatioon monimutkaisissa ja epävarmoissa organisaation muutosohjelmissa? Tutkimuskysymystä lähestytään tunnistamalla erilaisia koordinaatiostrategioita, joita käytetään usean projektin muodostamissa ohjelmissa ja analysoimalla miten monimutkaisuuden ja epävarmuuden eri osatekijät vaikuttavat erilaisten koordinaatiomekanismien yhdistelmien käyttöön. Väitöskirjassa hyödynnetään induktiivista vertailevaa tapaustutkimusmenetelmää. Tutkimuksen empiirinen osuus sisältää seitsemän organisaation kehitysohjelman analysoinnin. Tapausohjelmat on toteutettu kuudessa keskikokoisessa ja suuressa Suomalaisessa organisaatiossa. Empiirinen materiaali koostuu 64 haastattelusta, 48 haastatteluun liittyvästä kyselylomakevastauksesta, dokumentaatiosta ja ohjeistoista. Empiirisen datan analysoinnin tuloksena tutkimuksessa tunnistetaan kolme erityyppistä koordinaatiostrategiaa; keskitetty strategia, tasapainoinen strategia, ja alisteinen strategia, jotka kuvaavat eri projektitiimien keskinäisen vuorovaikutuksen toimintalogiikkaa tapausohjelmissa. Keskitetyssä strategiassa projektitiimien vuorovaikutus perustuu pääosin muodollisten ja epämuodollisten ryhmätapaamisien käyttöön. Tasapainoinen strategia perustuu muodollisten ja epämuodollisten verkostosuhteiden hyödyntämiseen, jossa ryhmätapaamisia täydennetään suorilla projektitiimien välisillä kontakteilla, sähköpostilla, yhteyshenkilöiden käytöllä, ja suunnitelmien ja aikataulujen käytöllä. Alisteisessa strategiassa projektitiimien välinen vuorovaikutus on harvaa, hyvin muodollista ja perustuu pääosin emo-organisaation komentoketjun kautta tapahtuvaa hierarkkiseen yhteydenpitoon. Tutkimuksen tulokset osoittavat että erityyppisten koordinaatiostrategioiden käyttöä voidaan selittää seuraavan kolmen ensisijaisen määräävän tekijän avulla: projektien lukumäärä, projektien väliset riippuvuudet, ja tehtävän selkeys. Keskitettyä koordinaatiostrategiaa käytetään tapauksissa, joissa projektien lukumäärä on pieni, projektien väliset riippuvuudet vahvat ja tehtävä epäselvä. Projektien pieni lukumäärä, vahvat projektien väliset riippuvuudet, ja selkeä käsitys tehtävästä voidaan taas liittää tasapainoisen koordinaatiostrategian käyttöön. Alisteisen koordinaatiostrategian käytölle ensisijaisina määräävinä tekijöinä ovat projektien suuri lukumäärä ja heikot projektien väliset riippuvuudet. Lisäksi tutkimuksessa osoitetaan että kaikki kolme tunnistettua koordinaatiostrategiaa (jos yhteensopivia ensisijaisten määräävien tekijöiden kanssa) ovat kaikki yhtä tehokkaista ohjelman tavoitteiden saavuttamisen näkökulmasta ja tuottavat yhtäläisen potentiaalin oppimiselle ja innovaatioille. Tutkimustulokset paljastavat myös että jos valittu koordinaatiostrategia on yhteensopiva ensisijaisten määräävien tekijöiden kanssa, koordinaation tehokkuus määräytyy seuraavien toissijaisten rajoittavien tekijöiden perusteella: tehtävän selkeys, tehtävän uutuus, ohjelmaorganisaation maantieteellinen hajaantuneisuus ja ohjelmaan osallistuvien organisaatioiden lukumäärä. Tutkimuksen tulokset osoittavat että keskitetyn strategian tapauksessa osallistuvien organisaatioiden lukumäärä ja ohjelmaorganisaation maantieteellinen hajaantuneisuus on yhteydessä parempaan oppimis- ja innovointikykyyn. Tasapainoisen strategian tapauksessa tehtävän uutuus ja ohjelmaorganisaation maantieteellinen hajaantuneisuus näyttävät alentavan ohjelman tavoitteiden saavuttamisen tehokkuutta. Lopuksi, alisteisen strategian tapauksessa tehtävän selkeys parantaa ohjelman tavoitteiden saavuttamisen tehokkuutta ja huonontaa oppimis- ja innovointikykyä. Väitöskirja luo merkittävästi ymmärrystä ohjelmissa, projekteissa muissa tilapäisissä organisaatioissa tapahtuvasta koordinaatiosta ja vuorovaikutuksesta. Lisäksi tutkimus lisää tietoutta monimutkaisista usean projektin ohjelmakokonaisuuksista ja laajentaa empiiristä ymmärrystä usean muuttujan kontingenssiteoriasta. Tutkimuksen tuloksilla on myös merkittäviä käytännön vaikutuksia henkilöille jotka ovat vastuussa monimutkaisten muutos- ja kehitysohjelmien käynnistämisestä ja läpiviennistä.fi
dc.description.versionrevieweden
dc.format.extent210
dc.format.mimetypeapplication/pdf
dc.identifier.isbn978-951-22-9076-5
dc.identifier.issn1795-2441
dc.identifier.urihttps://aaltodoc.aalto.fi/handle/123456789/2970
dc.identifier.urnurn:nbn:fi:tkk-010980
dc.language.isoenen
dc.publisherHelsinki University of Technologyen
dc.publisherTeknillinen korkeakoulufi
dc.relation.ispartofseriesDoctoral dissertation series / Helsinki University of Technology, Laboratory of Industrial Managementen
dc.relation.ispartofseries2007/3en
dc.subject.keywordcoordinationen
dc.subject.keywordcoordination strategyen
dc.subject.keywordprogramen
dc.subject.keywordprojecten
dc.subject.keywordcomplexityen
dc.subject.keyworduncertaintyen
dc.subject.keywordperformanceen
dc.subject.keywordkoordinaatiofi
dc.subject.keywordkoordinaatiostrategiafi
dc.subject.keywordohjelmafi
dc.subject.keywordprojektifi
dc.subject.keywordmonimutkaisuusfi
dc.subject.keywordepävarmuusfi
dc.subject.keywordtehokkuusfi
dc.subject.otherEconomicsen
dc.titleCoordination strategies in organizational development programsen
dc.typeG4 Monografiaväitöskirjafi
dc.type.dcmitypetexten
dc.type.ontasotVäitöskirja (monografia)fi
dc.type.ontasotDoctoral dissertation (monograph)en
local.aalto.digiauthask
local.aalto.digifolderAalto_67755
Files
Original bundle
Now showing 1 - 1 of 1
No Thumbnail Available
Name:
isbn9789512290765.pdf
Size:
1.44 MB
Format:
Adobe Portable Document Format