Optimizing procurement operations: Evaluating order management system implementation - A case study
Loading...
URL
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
School of Business |
Master's thesis
Authors
Date
Department
Major/Subject
Mcode
Degree programme
Language
en
Pages
81
Series
Abstract
This thesis investigates the implementation prospects of an Order Management System (OMS). It focuses on a single company, Sanoma a large multinational organization operating in the media and education industries. The study addresses three primary questions: firstly, exploring the potential benefits and challenges that Sanoma must evaluate when considering OMS adoption. Secondly, assessing how Sanoma's organizational culture and data compatibility influence the readiness or barriers for successful OMS integration. Finally, how Sanoma can improve its current business processes to improve its supply chain capabilities. The study incorporated semi-structured qualitative interviews. This was chosen to capture detailed and nuanced responses from participants, enabling a deep exploration of the implementation of an Order Management System (OMS) at Sanoma. Ten interviewees were selected from Sanoma’s different operating companies (OPCO’s) spanning across several countries (OPCO’s) providing rich and diverse backgrounds. The findings show that the main benefits for Sanoma are efficiency, communication, standardization, cost savings, and monitoring. These benefits will improve Sanoma’s operations by reducing lead times, and optimizing resource allocation, improving coordination and decision-making processes. While integration, customization, and inflexibility emerged as major challenges, they were deemed manageable when aligned with organizational goals and pre-emptively managed. Sanoma's culture, perceived as collaborative and innovative, appeared receptive to adopting new tools and technologies. Moreover, the organization's track record of minimal data issues indicates a favourable environment for OMS implementation. In terms of process improvements, no immediate feasible alternatives were identified. Suggestions offered by interviewees were either already in use or insufficient to address underlying issues like data access and real-time reporting. This research underscores the pivotal role of SCM systems in bolstering decision-making processes, highlighting its ability to confer a competitive edge and bolster market positioning for organizations it expands up on SCM literature which is relatively scarce in comparison to ERP implementation literature. Future research could focus longitudinal studies over longer periods of time and across different industries to compare the results.Tämä pro gradu -tutkielma tutkii tilauskäsittelyjärjestelmän (OMS) käyttöönoton mahdollisuuksia. Tutkimus keskittyy yhteen yritykseen, Sanomaan, suureen monikansalliseen organisaatioon, joka toimii media- ja koulutusaloilla. Tutkimus käsittelee kolmea keskeistä kysymystä: ensinnäkin, se tutkii potentiaalisia hyötyjä ja haasteita, joita Sanoman on arvioitava harkitessaan OMS:n käyttöönottoa. Toiseksi se arvioi, miten Sanoman organisaatiokulttuuri ja datan yhteensopivuus vaikuttavat valmiuteen tai esteisiin onnistuneelle OMS:n integroinnille. Viimeisenä se pohtii, miten Sanoma voi parantaa nykyisiä liiketoimintaprosessejaan parantaakseen toimitusketjun kykyjään. Tutkimuksessa hyödynnettiin puolistrukturoituja laadullisia haastatteluja. Tämä menetelmä valittiin saadaksemme osallistujilta perusteellisia vastauksia, mikä mahdollisti syvällisen tutkimuksen tilauskäsittelyjärjestelmän (OMS) toteutuksesta. Kymmenen haastateltavaa valittiin Sanoman eri toimintayksiköistä (OPCO), jotka toimivat useissa eri maissa, tarjoten näin monipuoliset ja rikkaat taustat. Tulokset osoittavat, että (OMS) implementaation keskeisimmät hyödyt ovat tehokkuus, kommunikaatio, standardisointi, kustannusten säästöt ja seuranta. Sanoman toimintaa parannetaan näiden etujen avulla lyhentämällä läpimenoaikoja ja optimoimalla resurssien käyttöä. Tämä puolestaan parantaa koordinointia ja päätöksentekoprosesseja. Vaikka integrointi, räätälöinti ja joustamattomuus nousivatkin haasteiksi, ne nähtiin hallittaviksi, kun ne sovitettiin organisaation tavoitteisiin ja ennalta ehkäistiin. Sanoman kulttuuri, jota pidettiin yhteistyöhenkisenä ja innovatiivisena, vaikutti vastaanottavaiselta uusien työkalujen ja teknologioiden hyväksymiseen. Lisäksi organisaation vähäiset dataongelmat viittaavat suotuisaan ympäristöön OMS:n käyttöönotolle. Liiketoimintaprosessien parantamisen osalta välittömiä toteutuskelpoisia vaihtoehtoja ei tunnistettu. Haastateltavien antamat ehdotukset olivat joko jo käytössä tai riittämättömiä ratkaisemaan taustalla olevia ongelmia, kuten datan saatavuutta ja reaaliaikaista raportointia. Tämä tutkimus korostaa SCM-järjestelmien keskeistä roolia päätöksentekoprosesseissa, korostaen niiden kykyä antaa organisaatioille kilpailuetua ja vahvistaa niiden markkina-asemaa. Se laajentaa SCM-kirjallisuutta, joka on suhteellisen vähäistä verrattuna ERP-implementaatiokirjallisuuteen. Tulevaisuuden tutkimukset voisivat esimerkiksi keskittyä tutkimuksiin pidemmällä aikavälillä ja eri toimialoilla verratakseen tuloksia.Description
Thesis advisor
Hekkala, RiittaJinag, Yuting