Change management success factors in ERP implementation

Loading...
Thumbnail Image
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Perustieteiden korkeakoulu | Master's thesis
Date
2010
Department
Major/Subject
Business and service processes in digital networks
Mcode
T-124
Degree programme
Informaatioverkostojen tutkinto-ohjelma (INF)
Language
en
Pages
102 + [8] s.
Series
Abstract
ERP implementation project is a challenging endeavour to any organization. In addition to changing a core information system and related business processes, all the project stakeholders' competence and commitment need to be brought to the right level, at the right time, to ensure a successful completion of the project and attainment of project goals. Change management is one of the most frequently cited "critical success factors" in ERP implementation literature. Yet, the theoretical coverage regarding the actual contents of change management in this context is very limited. Therefore, this constructive study sets to answer the following research question: how should organizational change be managed in an ERP implementation project? The answer is a prescriptive Framework, which is based on Hannus' (2004) strategic change process model and Salminen's (2000) 11 change management success factors. The empirical case is the global ERP implementation project of Wärtsilä Oy. This full-scope SAP R/3 implementation was challenging, but successful. The project started in 2002 and ended in 2007. The six informants held key roles in the global project team, and the extended local rollout team in the Finnish pilot implementation project. They were interviewed in 2009. The insightful and realistic case study focuses on the pilot implementation project, covering mainly the implementation, go-live and support phases. Analysis and reflection on the global project in its entirety is also included. The analysis of change management practices in the empirical case revealed three key findings, which improved change management success, but were missing in the Framework: 1) Stakeholder management lays the foundation for building change readiness effectively. 2) Systematic standardization and improvement of the selected approaches brings in efficiency and consistency. 3) The change management activities should be integrated with other project activities, so that individual change management competence can be turned into organizational change management capability. The three key findings were appended to the Framework in the form of two new success factors: Effective stakeholder management and Change management orientation. These success factors are particularly relevant in the context of a global ERP implementation. The concepts of stakeholder management and change management maturity need to be developed further. The concepts should also be incorporated into the best practices and assessment tools ERP implementation literature.

Toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) käyttöönotto on merkittävä haaste mille tahansa organisaatiolle. Keskeisen operatiivisen tietojärjestelmän vaihtamisen ja siihen liittyvien liiketoimintaprosessien muuttamisen lisäksi kaikkien projektin sidosryhmien osaaminen ja sitoutuminen tulee nostaa riittävälle tasolle oikeaan aikaan, jotta projekti voidaan viedä onnistuneesti päätökseen ja sen tavoitteet saavuttaa. Muutoksenhallinta on eräs ERP-kirjallisuuden yleisimmin mainittuja kriittisiä menestystekijöitä projektin onnistumiselle. ERP-kirjallisuus kuitenkin käsittelee muutoksenhallinnan sisältöä tässä yhteydessä varsin rajoittuneella tavalla. Siksi tämän konstruktiivisen työn tutkimuskysymys on: Miten ERP-käyttöönottoprojektin muutoksenhallinta tulisi toteuttaa? Vastaukseksi esitetään preskriptiivinen konstruktio, joka on koostettu Hannuksen (2004) strategisen muutoksen prosessimallista sekä Salmisen (2000) 11 muutoksenhallinnan menestystekijästä. Työ on tapaustutkimus, jonka tapauksena on Wärtsilä Oy:n globaali ERP-käyttöönottoprojekti. SAP R/3:n käyttöönotto oli haastava, mutta onnistunut projekti. Projekti alkoi 2002 ja päättyi 2007. Aineisto kerättiin haastatteluin 2009. Haastatellut kuusi henkilöä olivat avainrooleissa globaalissa projektiorganisaatiossa sekä paikallisessa projektiorganisaatiossa Suomen pilottiprojektissa. Realistinen tapauskertomus keskittyy pääasiassa pilottiprojektin toteutus-, tuotantoonvienti- sekä tukivaiheisiin. Muutoksenhallinnan toteutuksen analysointi tuotti kolme päälöydöstä, jotka paransivat muutoksenhallinnan onnistumista, mutta puuttuivat konstruktiosta. 1) Sidosryhmien hallinta luo perustan muutosvalmiuksien tehokkaalle rakentamiselle. 2) Valittujen menetelmien järjestelmällinen kehittäminen tehostaa ja johdonmukaistaa toimintaa. 3) Muutoksenhallinnan tehtävät tulee nivoa yhteen projektin muiden tehtävien kanssa, jotta yksilöiden muutoksenhallinnan osaaminen voidaan muuntaa organisaation muutoksenhallinnan kyvykkyydeksi. Nämä päälöydökset lisättiin konstruktioon kahden uuden menestystekijän muodossa: tehokas sidosryhmien hallinta sekä muutoksenhallintaan suuntautuminen. Sidosryhmien hallintaa sekä muutoksenhallinnan kyvykkyyden kypsyyttä ja kehittämisen tapoja ERP-käyttöönottoprojekteissa tulisi tutkia laajemminkin. Nämä käsitteet tulisi myös liittää ERP-kirjallisuudessa esitettyihin implementoinnin hyviin käytäntöihin ja arviointimalleihin.
Description
Supervisor
Smeds, Riitta
Thesis advisor
Pietilä, Astrid
Keywords
ERP, toiminnanohjausjärjestelmä, käyttöönotto, toteutusprojekti, muutoksenhallinta, projektinhallinta, muutoksenhallinnan kyvykkyys, muutosvastarinta, muutosvalmius, sidosryhmien hallinta, ERP, Enterprise Resource Planning, implementation project, change management, project management, change management capability, change resistance, change readiness, stakeholder management
Other note
Citation