Employee perspective to technological change – a case study from Finnair

Thumbnail Image

Files

master_Väyrynen_Niina_2021.pdf (567.58 KB)

URL

Journal Title

Journal ISSN

Volume Title

School of Business | Master's thesis
Unless otherwise stated, all rights belong to the author. You may download, display and print this publication for Your own personal use. Commercial use is prohibited.

Authors

Date

2021

Department

Johtamisen laitos

Major/Subject

Mcode

Degree programme

Management and International Business (MIB)

Language

en

Pages

67+7

Series

Abstract

Nowadays, technology advances at a very high speed and companies implement new technology constantly. Yet, new programs are only as good as employees using them. If employees are not able to fully utilize the programs, the goals will not be achieved, and the investment will not pay off. Endless books and articles can be found about change in general and change management, but less attention has been paid to technological change and even less to employee experience. This thesis aims to offer more insight to how employees experience technological change and more specifically, how did Finnair’s resource planners experience change. Finnair implemented a new resource planning program in 2019 and this has changed the work of a resource planner quite significantly. Previously the schedules were created manually, nowadays a resource planner needs more advanced IT and analytical skills to fully utilize the new program. Literature has identified several aspects of change which are linked to the employee experience. Few aspects relate to all change cases, for example change resistance and how well the change is managed. Some aspects are linked to technological change specifically, for example the characteristics of the technology and what kind of perceptions employees have about themselves as technology users. For this thesis the aspects of technology-specific characteristics, user-specific characteristics, skills and competence as well as communication were chosen for further research. Main research question in this thesis is: how successful technological change was from employee perspective in the case of the System implementation at Finnair? Sub-research questions are linked to the above-mentioned aspects of change. The research is conducted as a single case study with the case company being Finnair and the research method is interviews. Seven resource planners were interviewed during March 2021 and the results were thematically analyzed. Results show that technology-specific characteristics contributed positively to the change, since the new program is considered as highly useful. User-specific characteristics did not have significant impact to this experience. Under the theme of skills and competence it was discovered that training was one of the least successful aspects of this case. The resource planners were not given enough time and support to create their individual planning processes in the new program and this had an enormous negative impact to the change experience. Finally, regarding communication, expectation regarding system development and setting definition could have been communicated more clearly to improve the experience. Additionally, new technology puts high pressure to employees to constantly evaluate and improve their own working practices in order to fully utilize new programs. Especially expert level employees cannot expect anyone to solve their technical issues for them, but they need to learn to solve the issues themselves or together with colleagues.

Teknologia kehittyy nykyään huimaa vauhtia ja yritykset hankkivat uusia ohjelmistoja jatkuvasti. Uudet ohjelmistot ovat kuitenkin vain niin hyviä kuin niitä käyttävät työntekijät. Jos työntekijät eivät kykene hyödyntämään ohjelmistojen täyttä potentiaalia, tavoitteita ei saavuteta ja investointi ei tuota tulosta. Muutoksesta yleisesti ja muutosjohtamisesta löytyy lukemattomia kirjoja ja artikkeleita, mutta teknologinen muutos ja erityisesti työntekijöiden näkökulma ovat jääneet vähemmälle huomiolle. Tämä työ pyrkii tarjoamaan näkökulmia, kuinka työntekijät kokevat teknologisen muutoksen ja tarkemmin, kuinka Finnairin resurssisuunnittelijat kokivat muutoksen. Finnair otti käyttöön uuden resurssisuunnittelujärjestelmän vuonna 2019, jonka myötä resurssisuunnittelijoiden työ muuttui huomattavasti. Aiemmin työvuorolistat tehtiin manuaalisesti, nykyään resurssisuunnittelija tarvitsee enemmän IT- ja analyyttistä osaamista hyödyntääkseen järjestelmän täyden potentiaalin. Kirjallisuudessa on tunnistettu lukuisia muutoksen yksityiskohtia, jotka vaikuttavat työntekijöiden kokemukseen. Osa näistä koskee kaikkia muutoksia, kuten muutosvastarinta ja kuinka hyvin muutos on johdettu. Osa taas koskee erityisesti teknologista muutosta, esimerkiksi uuden ohjelmiston ominaisuudet ja millaisia uskomuksia työntekijöillä on itsestään teknologian käyttäjänä. Teknologian ominaisuudet, työntekijäkohtaiset ominaisuudet, osaaminen ja pätevyys sekä viestintä valittiin tähän työhön syvemmän tarkastelun aiheiksi. Tämän tutkimuksen ensisijainen tutkimuskysymys on: kuinka onnistunut teknologinen muutos oli työntekijöiden näkökulmasta Finnairin resurssisuunnittelujärjestelmän tapauksessa? Alatutkimuskysymykset linkittyvät yllä mainittuihin muutoksen osa-alueisiin. Tutkimus tehdään tapaustutkimuksena Finnairin ollessa tutkimuksen kohdeyritys ja tutkimusmenetelmänä käytetään haastatteluja. Seitsemän resurssisuunnittelijaa haastateltiin maaliskuun 2021 aikana ja tulokset on analysoitu temaattisesti. Tulokset osoittavat, että teknologiset ominaisuudet vaikuttivat positiivisesti muutokseen, sillä uusi ohjelma koetaan erittäin hyödylliseksi. Työntekijäkohtaisilla ominaisuuksilla ei ollut tässä muutostapauksessa juuri merkitystä. Osaamisen ja pätevyyden alla nousi esiin se, että koulutus oli tämän muutosprosessin yksi heikoimmista osa-alueista. Työntekijät eivät saaneet tarpeeksi aikaa tai tukea luodakseen omat suunnitteluprosessinsa uudessa järjestelmässä ja tällä oli huomattava negatiivinen vaikutus muutoskokemukseen. Viimeisenä, viestinnän osa-alueelta työntekijöiden kokemusta olisi parantanut, jos odotuksista kehittää ja määrittää järjestelmää olisi viestitty selkeämmin. Lisäksi uusi teknologia vaatii työntekijöitä jatkuvasti arvioimaan ja kehittämään omia työskentelytapojaan saavuttaakseen täyden hyödyn järjestelmistä. Varsinkaan asiantuntijatason työntekijät eivät voi odottaa kenenkään muun ratkaisevan teknisiä ongelmia heidän puolestaan, vaan heidän täytyy oppia ratkaisemaan ongelmat itsenäisesti tai yhteistyössä kollegoiden kanssa.

Description

Thesis advisor

Koveshnikov, Aleksei

Keywords

techological change, employee perspective, change management, new technology

Other note

Citation

Permanent link to this item

https://urn.fi/URN:NBN:fi:aalto-202109058913

Collections

[gradu] Kauppakorkeakoulu / BIZ