Digitaalisten sanomien vaikutukset rakentamisen hankintaprosesseissa

No Thumbnail Available
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Insinööritieteiden korkeakoulu | Master's thesis
Date
2024-05-20
Department
Major/Subject
Mcode
Degree programme
Master's Programme in Building Technology (CIV)
Language
fi
Pages
78 + 19
Series
Abstract
Suomessa Valtiokonttori on ilmoittanut siirtyvänsä PEPPOLin mukaisten digitaalisten hankintasanomien käyttöön kaikissa hankinnoissaan ja edellyttävänsä 1.4.2024 jälkeen valtioille tehtävien tilausten yhteydessä PEPPOL-muotoisten tilaussanomien käyttöä. Rakennusteollisuuden osalta PEPPOL-hankintasanomien tutkimus on toistaiseksi ollut vähäistä. Rakennusalalla ei ole riittävästi tietoa siitä, mitä digitaalisten sanomien käyttöönotto tarkoittaisi prosesseille ja mitä hyötyä niistä olisi. Tässä diplomityössä tutkitaan digitaalisten sanomien käyttöönoton vaikutuksia rakennusyrityksille käyttäen laskentamallia. Malli keskittyy tietojen keräämiseen hankinnan nykyisistä menetelmistä, jotka liittyvät tiedonvaihtoon ja niiden kustannuksiin (as-is). Malli vertailee näitä menetelmiä tulevaisuuden digitaalisen hankinnan (to-be) prosesseihin, liiketoimintasanomiin ja kustannusarvioihin. Rakennusalan hankintojen erityispiirteistä johtuen, laskentamalli piti sovittaa vastaamaan nykyisiä käytäntöjä ja prosesseja rakennusalan hankintoihin, jotta tietojen kerääminen onnistuisi luotettavasti sekä tulokset olisi luotettavia. Tätä varten aluksi kerättiin tietoa rakennusyrityksistä, niiden hankintakäytännöistä, hankintaprosesseista, käytetyistä dokumenteista (transaktiomäärät) sekä työhön käytetystä ajasta (manuaalinen työ). Tutkimuksessa lähestyttiin rakennusalan suurimpia yrityksiä Suomessa ja saatiin mukaan kaksi yritystä, joiden kanssa laskentamallia kehitettiin ja testattiin. Kehitystyö tehtiin keräämällä tietoa haastatteluilla ja kyselyllä yritysten asiantuntijoilta. Haastattelujen tavoitteena oli perehtyä yritysten hankintakäytäntöihin ja -prosesseihin, selvittää prosesseissa käytetyt dokumentit ja niiden käyttötarkoitukset. Kyselyiden avulla kerättiin tietoa hankintojen transaktiovolyymeista ja niihin käytetystä ajasta, jotta voitiin täydentää laskentamalliin tarvittavia parametreja. Näiden toimenpiteiden avulla kehitettiin laskentamalli, joka arvioi digitaalisten hankinnan hyötyjä rakennusyrityksille. Tutkimuksen tuloksena kehitettiin laskentamalli, johon yritysten toteutuneita lukuja syöttämällä saadaan selville digitaalisten hankintasanomien kustannusvaikutukset. Mallin avulla voidaan osoittaa säästöpotentiaali erotuksena nykyisen ja digitaalisen hankintamenetelmän välillä, ja tuottaa samalla keskeiset suorituskyvyn mittarit (KPI) eri organisaatiotasoille. Tutkimuksen mukaan yritykset voivat säästää noin 78 % nykyisten hankintamenetelmien kustannuksista, kuten tilaustenkäsittelyssä, laskutuksessa ja luovutusaineiston keräämisessä siirtyessään digitaaliseen sanomanvälitykseen. Malli auttaa arvioimaan digitaalisiin hankintasanomiin siirtymisen vaikutuksia, helpottamaan päätöksentekoa muun muassa niiden vaatimien IT-investointien osalta sekä motivoimaan toimittajaverkostoa ja nopeuttamaan verkoston digitaalista siirtymää.

In Finland, the State Treasury has announced its transition to the use of PEPPOL-compliant digital procurement messages in all its procurements and requires, after April 1, 2024, the use of Peppol-format order messages in conjunction with orders made to the state. So far, there has been limited research on PEPPOL procurement messages in the construction industry. There is not enough information in the construction sector about what the adoption of digital messages would mean for processes and what benefits they could bring. This master's thesis investigates the impacts of the adoption of digital messages on construction companies, using a calculation model. The model focuses on collecting information about the current methods of procurement related to information exchange and their costs (as-is). It compares these methods to future digital procurement (to-be) processes, business messages, and cost estimates. Due to the specificities of procurement in the construction sector, the calculation model had to be adapted to match current practices and processes in construction procurement to ensure reliable data collection. This required information on actual companies, their procurement practices, their procurement processes, the documents used (transaction volumes) and the time spent on the work (manual work). The largest companies in the construction sector in Finland were approached and two companies were involved in testing the calculation model. This development work was done by collecting information through interviews and surveys from experts in these companies. The aim of the interviews was to familiarize with the companies' procurement practices and processes, to identify the documents used in the processes and their purposes. Surveys were used to collect information on the transaction volumes of procurements and the time spent on them, to complete the necessary parameters for the construction industry's calculation model. These measures were used to develop a calculation model to estimate the benefits of digital procurement for construction companies. The result of the study was a calculation model that, by inputting actual figures from the companies, provided cost data showing the potential savings as the difference between current and digital procurement methods, while producing key performance indicators (KPIs) for different levels of the organisation. According to the study, companies can save around 78% of the costs of current procurement methods, such as order processing, invoicing and compiling delivery materials, by switching to digital messaging. The model helps assess the impacts of transitioning to digital procurement messages, facilitates decision-making regarding the necessary IT investments, and motivates the supplier network to accelerate its digital transition.
Description
Supervisor
Peltokorpi, Antti
Thesis advisor
Korpela, Kari
Keywords
PEPPOL, digitaaliset hankintasanomat, rakentamisen hankintaprosessi, digitaalinen hankinta
Other note
Citation