Fasilitoinnin digitalisoituminen 'F2F' työpajoissa
No Thumbnail Available
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
School of Arts, Design and Architecture |
Master's thesis
Ask about the availability of the thesis by sending email to the Aalto University Learning Centre oppimiskeskus@aalto.fi
Location:
Author
Date
2013
Department
Major/Subject
Mcode
Degree programme
Degree Programme in Industrial and Strategic Design
Teollisen muotoilun koulutusohjelma
Teollisen muotoilun koulutusohjelma
Language
fi
Pages
158
Series
Abstract
ABSTRAKTI Fasilitoidut ”F2F” eli kasvotusten tapahtuvat kokoukset digitaalisessa ympäristössä ovat harvoin tutkimuksen kohteena. Tämä työ pyrkii osaltaan täyttämään ilmeistä aukkoa tämän tutkimusalueen saralla. Se tarjoaa uutta materiaalia kokoustilanteista, jonka lisäksi aineistoa on tutkittu ja sitä varten on kehitetty luova ja analyyttinen lähestymistapa. Näiden tarkoituksena on arvioida niitä mahdollisuuksia joita fasilitoidut kokoukset digitaalisen kehityksen myötä voivat tarjota. Työympäristö on muutosvaiheessa jossa vaikuttaa kaksi dominoivaa aaltoa. Nämä kaksi aaltoa ovat ilmaantuneet sellaisen työelämän piiriin, jossa pyritään lisäämään tuottavuutta ja tehokkuutta ja samanaikaisesti parantamaan työntekijöiden terveyttä. Ensimmäinen niistä on digitaalisten työkalujen kehittyminen tapaamisympäristössä. Tästä on esimerkkeinä kosketusnäytöt, tablettitietokoneet, älypuhelimet, graafiset käyttöliittymät, sekä kosketukseen reagoivat laitteet, joiden avulla käyttäjä voi operoida dataa näytöllä fyysisillä liikkeillä. Elämä on erittäin visuaalista ja päivittäisiin rutiineihimme kuuluu suuri määrä tilanteita, joissa me käytämme visuaalisesti tuotettua dataa, kuten verkkoa, erilaisia graafisia käyttöliittymiä jotka tuottavat tiettyjä palveluja ja aikakauslehtiä usein myös ulkoisesti esitettyinä tapaamisissa kuten konferensseissa ja muissa ryhmäkokoontumisissa. Käytämme siis lisääntymässä määrin digitaalista mediaa ja vastaanotamme tai tuotamme visuaalista informaatiota useammin kuin itse ymmärrämmekään! Toinen aalto on toimivuuden parantamiseen työyhteisöissä; pyrkivä, nopeasti kehittyvä ilmiö jota kutsutaan fasilitoinniksi. Fasilitoinnin pääpainona on eri työprosessien kehittäminen tavalla joka lisää luovuutta ja tuottavuutta. Fasilitointi keskittyy vahvasti myös paremman kommunikaation kehittämiseen eri toimialojen ja organisaatioiden eri osien välillä laajemmassa verkostossa. Fasilitaattori on henkilö joka ohjaa prosessia neutraalista näkökulmasta ja käyttää käsillä olevaan caseen sopivia soveltavia metodeja. Näin luodaan fyysisiä kohtaamisia ihmisten välillä kokouksissa, jotka voivat sitouttaa osallistujia ja lisätä läheisyyttä näiden välillä. Pyrkimyksenä on tuottaa lisää ratkaisuja tapaamisten sisältöön, ja näin ollen tuottaa myös parempia tuloksia. Fasilitaattori eroaa asiantuntijasta ja valmentajasta siinä että hän osallistuu vain työpajan prosessin suunnitteluun ja toteuttamiseen, ei sen sisältöön. Asiantuntija tuottaa sisältöä, kun taas valmentaja osallistuu sekä prosessin että sisällön tuotantoon. Kaksi tässä mainittua taustavaikuttajaa, eli aaltoa, tarjoavat useita eri mahdollisuuksia tutkimukselle. Työtapaamiset tapahtuvat erilaisissa ympäristöissä ja kokoonpanoin. Joskus kohtaaminen tapahtuu samassa huoneessa, joskus etäisyyksien läpi videon ja äänen avustamana, joskus paperilla, joskus digitaalisen median avulla ja joskus meillä on visuaalista tai käsin kosketeltavaa materiaalia työskentelyn tukena. Olemme ihmisinä erilaisia ja reagoimme eri tilanteissa persoonamme mukaan: yksi on aina ipadinsä kimpussa, kun taas toiselle perinteinen kynä ja paperi ovat kaikkein tuotteliain tapa olla läsnä tapaamisessa. Fläppitaulut komistavat usein tapaamisia joissa edistetään ’pull effektillä’ parempaa osallistumista. PowerPoint-esitykset ovat usein käytössä perinteisissä tapaamisissa, jotka toimivat ’push effektillä’ – ne ovat usein hierarkisia ja laskevat työryhmän osallistumisen tasoa. Fasilitointi on unelmalähestymistapa ’pull effekti’ tapaamisissa, jotka pyrkivät lisäämään osallistumista työpajoissa. Aiemmassa kirjallisuudessa näiden kahden aallon vaikutusta siihen miten ymmärrämme kokoustilanteen käsitteenä, on katsottu monesta näkökohdasta. Tässä aiemmassa kirjallisuudessa fasilitointi määritellään yleensä rakenteellisena ilmiönä. Fasilitoinnin uudet suuntaukset ovat luovempia, digitaalisempia ja vahvasti visuaalisia. Tässä työssä luovan lähestymistavan luominen ja hyödyntäminen fasilitoidun ”F2F”-ympäristön tarkkailussa tarjoaa kiinnostavan ja varmastikin erilaisen mahdollisuuden katsoa ryhmän tuotteliaisuutta ja ongelmanratkaisua. Tämä tähän tilanteeseen rakennettu lähestymistapa tarjoaa uusia mahdollisuuksia monimutkaisen datan käsittelemiseen ja vaihtoehtoja visualisointiin eri käyttäjä kokemuksissa. Miten me katsomme kaikkea tätä kun sovellamme sen henkilökohtaisiin taustoihimme, omiin henkilökohtaisiin tapoihimme vastaanottaa infomaatiota, ja omaan tapaamme olla luovia? mitä tapahtuu, kun työskentelemme yhdessä täysin uudessa ympäristössä, prosessein, jotka tuotetaan ulkoapäin – fasilitoitujen työpajametodien avulla, neutraalin ohjauksen alla? Olkaamme luovempia, visuaalisempia, osallistuvampia ja katsokaamme mihin se johtaa!ABSTRACT Facilitated face-to-face, or “F2F” -meetings in a digital environment are hardly ever being recorded as researched activity. This work aims in its way to help fill this gap by producing new data and a creative analytical approach to describe the possibilities of facilitated meetings. The working environment is in transition and experiencing the influence of two dominant waves. These two waves that are emerging in our working life aim to increase productivity and efficiency while maintaining or improving health. One is the development of digital tools in meeting environments, such as touch screens, tablet computers, intelligent phones, graphic interfaces and even haptic and kinetic devices which allow the user to operate data on screens with physical moves. We live a very visual life, and our daily routines include a large number of situations where we access visually supported data like the internet, different graphic user interfaces that provide certain services, magazines and also when externally presented to us in meetings, conferences or other group events. We work increasingly with digital media and receive or produce visual information more often than we understand ourselves! The other wave is the largely developing phenomenon of improving the functionality in different working societies, also called facilitation. The emphasis in facilitation is on developing team working processes for increasing creativity and productivity. Facilitation also heavily concentrates on developing better communication between different disciplines and sub-organizations inside a larger network. A facilitator is a person leading a process from a neutral point of view who uses his/her skills of applying appropriate methods to a current case. This happens in order to create meetings which build commitment and flow between the participants, and to produce more solutions to the content of the meetings, and therefore to provide higher quality results as well. A facilitator differs both from an expert and from a coach by involving him/herself only to the workshop process planning and action, and not the content. An expert only produces content while a coach is involved in both the process and the content. These two waves create an environment of multiple different possibilities for a research. We work our meetings in different types of environments and in different setups of participation between people. Sometimes we are in the same room and sometimes work through distance with video and sound, sometimes we work on paper, sometimes with digital media and sometimes we have visual or tangible material enforcing our working. We are also different ourselves and react to these setups in personal ways: where someone is always playing with an iPad, for another a traditional notepad and pen are the most productive way of keeping track in meetings. Flip charts are found in the meetings which promote ‘pull effect’ for a better participation and PowerPoint presentations are often used in the traditional type of meeting which promote ‘push effect’ in terms of hierarchy and cutting down participation of the work group. Facilitation is the ultimate approach towards more participating pull effect meetings or another word to describe this type of meeting would be ”workshop.” The question of how we as users take these transformational waves into our understanding about the definition of a meeting is an approach which has been looked at from many points of view in literature. This literature often includes facilitation as a structural phenomenon. Within facilitation, emerging fields are the more creative and digital ones and more heavily visualised. Building a creative approach to look at the facilitated “F2F” -environment offers an interesting and surely different opportunity to look at team productivity and problem solving. This approach offers new possibilities for handling complex data and visualisation alternatives for different user experiences. How do we see all this when applying our personal backgrounds, our personal ways of observing information and our personal ways of being creative? What happens when we work together in a totally new environment with processes offered from an external party in terms of facilitated workshop methods and neutral guidance? Let’s be more creative, more visual, more participating and see what happens!Description
Supervisor
Kantojärvi, PirittaKeywords
Fasilitointi, työpaja, prosessi, digitalisoituminen, ongelmanratkaisu, kosketusnäyttö, menetelmä
