Uses of robotic process automation in purchasing process for low volume manufacturing

Thumbnail Image

URL

Journal Title

Journal ISSN

Volume Title

Perustieteiden korkeakoulu | Master's thesis

Authors

Date

2023-06-14

Department

Major/Subject

Operations Management

Mcode

SCI3108

Degree programme

Master’s Programme in Industrial Engineering and Management

Language

en

Pages

75 + 2

Series

Abstract

Business processes have been a point of interest for a long time, from business process management and business process re-engineering to business process optimization and business process automation. One of the latest branches of study is robotic process automation (RPA), which is a new easy to implement, low initial investment tool for automating business processes across electronic systems via user interfaces. The goal of this study is to investigate applicability of RPA to purchasing in the context of a low volume, high complexity manufacturing company, as well as to generalize the findings to help generate knowledge on use of RPA. The method used is an embedded single case study, with the study units being different purchasing processes within the case company. Data used includes internal documentation from the case company, as well as interviews with purchasers and managers, and data from the ERP system. The findings of this study show that the case company has purchasing processes that are feasible to automate using RPA. Analysis also shows that the automation should be financially viable. Identified processes include copying data from the ERP system to other systems, as well as sending reminders to the suppliers based on data in the ERP system. The estimated net present value for these automation projects is as much as 24 k€. This thesis contributes to the existing research by further developing the process for selecting processes to be automated by RPA. This thesis proposes that 4 aspects of a process should be considered when using: Aspects affecting cost of RPA implementation, such as complexity of the process, aspects affecting the savings, such as frequency of the process, and time spent, benefit from superior capabilities of RPA, such as data driven decision making and finally possible failure modes of RPA, such as acting based on incorrect data.

Liiketoimintaprosessit ovat pitkään olleet kirjallisuuden huomion kohteena, aiheissa kuten prosessijohtaminen, prosessien uudelleensuunnittelu, prosessien optimointi, ja prosessiautomaation. Yksi viimeisimpiä työkaluja liiketoimintaprosessien automaatioon on ohjelmistorobotiikka eli RPA (Robotic Process Automation). RPA mahdollistaa helpon, ja implementointikustannuksiltaan halvan prosessien automaation, sillä se hyödyntää automaatioon järjestelmien olemassa olevia käyttöliittymiä. Tämän tutkimuksen tavoitteena on selvittää RPA:n soveltuvuutta oston prosesseihin, erityisesti pienten tuotantomäärien teollisuudessa. Löydökset pyritään myös kytkemään mahdollisimman hyvin olemassa olevaan RPA:n tutkimukseen. Tässä tutkimuksessa menetelmänä käytetään tapaustutkimusta, jossa tutkimuksen kohteena ovat tapausyrityksessä käytössä olevat oston prosessit. Tutkimuksessa käytetään datana yrityksen sisäisiä dokumentteja, haastatteluja ostajien ja esimiesten kanssa, sekä yrityksen ERP järjestelmän sisältämiä tietoja. Tutkimuksen löydökset osoittavat, että tapausyrityksessä oston prosesseja, jotka on mahdollista automatisoida RPA:ta hyödyntäen. Analyysin mukaan automatisointi olisi myös taloudellisesti kannattavaa. Tunnistettuja prosesseja ovat ostotiedon kopioiminen ERP järjestelmästä ulkoiseen järjestelmään, sekä muistutusten lähettäminen toimittajalle perustuen ERP järjestelmässä oleviin tietoihin. Näiden automatisoinnin arvioitu nettonykyarvo on jopa 24 k€. Tämä tutkimus lisää myös aiempaan RPA tutkimukseen jalostamalla menetelmiä prosessien valitsemiseen automatisoitavaksi RPA:lla. Prosessin valintaan esitetään käytettäväksi neljää eri näkökulmaa: Automatisoinnin kustannuksiin vaikuttavat tekijät kuten prosessin monimutkaisuus, Automatisoinnin hyötyihin vaikuttavat tekijät, kuten prosessin toistuvuus ja toistoon kuluva aika, RPA:n vahvuuksien, kuten datapohjaisen päätöksenteon mahdollinen lisäarvo sekä RPA:n heikkouksien, kuten virheellisen datan aiheuttamat haitat ja riskit.

Description

Supervisor

Tanskanen, Kari

Thesis advisor

Kukkonen, Akseli

Keywords

robotic process automation, purchasing process, low-volume manufacturing, business process modeling, business process automation

Other note

Citation

Permanent link to this item

https://urn.fi/URN:NBN:fi:aalto-202306184058

Collections

[dipl] Perustieteiden korkeakoulu / SCI