A Decision Making Process for Utilising Metrics in IT Business Case Management

Loading...
Thumbnail Image
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Perustieteiden korkeakoulu | Master's thesis
Date
2017-10-04
Department
Major/Subject
Tietotekniikka
Mcode
SCI3042
Degree programme
Master’s Programme in Computer, Communication and Information Sciences
Language
en
Pages
81+6
Series
Abstract
IT business cases are the dominant method of judging IT projects for their financial and non-financial profitability. During the lifecycle of an IT business case, different decisions need to be made to realise the predicted benefits and to manage financial constraints. Organisations monitor their business value creation in different organisation units and processes through well researched metrics systems according to their strategy. In spite of well established practices for organisational performance measurement, business cases suffer from overestimation of benefits and underestimation of the costs of achieving them. In this study we investigated how metrics can support decision making in IT business case management. The study was an application of Design Science. The artifact developed during the study is a cyclic decision making process. The results of the study indicate that utilizing metrics in IT business case management has benefits. Well defined and communicated metrics enhance problem solving and communication between decision stakeholders. Additionally, existing strategic performance metrics of the organization can be applied for cost-efficient inclusion of evidence for the developed decision making process. Defining detailed metrics can be challenging. Further, the causalities of organization's value creation must be carefully preserved in defining metrics: In a holistic metrics system, the relation between different metrics can be hard to interpret during decision making. Metrics, provided that they are well understood and defined, can provide information for multiple criterion decision making in IT Business Cases. The developed cyclic decision making process, integrated into IT Business Case Metrics can potentially be used to monitor a business case and learn from previous decisions.

Informaatioteknologian (IT) liiketoimintasuunnitelmat ovat yleisin menetelmä arvioitaessa IT-projektien kannattavuutta. IT-liiketoimintasuunnitelman elinkaaren aikana vaaditaan erilaisia päätöksiä, jotta liiketoimintasuunitelman ennakoimat hyödyt saavutetaan, ja jotta taloudelliset rajoitteet saadaan päivitettyä. Vakiintuneista organisatorisen suorituskyvyn mittaamisen käytännöistä huolimatta liiketoimintasuunnitelmien käyttöä haittaa kuitenkin hyötyjen yliarviointi ja kustannusten aliarviointi. Tässä työssä tutkittiin, miten metriikat voivat tukea päätöksentekoa IT-liiketoimintasuunnitelmien hallinnassa. Työssä käytettiin Design Science-menetelmää. Tutkimuksen artefaktana kehitettiin syklisesti toistuva monimuuttujapäätöksentekoprosessi. Tulokset osoittavat, että metriikoiden käytöllä IT-liiketoimintasuunnitelmien hallinnassa saavutetaan hyötyjä. Hyvin määritellyt ja kommunikoidut metriikat parantavat sidosryhmien välistä kommunikaatiota ja ongelmanratkaisua. Jo olemassa olevilla strategisilla suorituskykymittareilla voidaan tuottaa kustannustehokasta informaatiota tässä työssä kehitetylle päätöksentekoprosessille. Riittävän yksityiskohtaisten metriikoiden kehittäminen voi olla haastavaa. Arvonluonnin syy-yhteyksien riittävän huolellinen mallintaminen on myös erityisen tärkeää, sillä eri metriikoiden välisiä suhteita on vaikea tulkita kokonaisvaltaisiin mittausjärjestelmiin perustuvan päätöksenteon aikana. Hyvin ymmärretyt ja määritellyt metriikat voivat tuottaa tietoa monimuuttujapäätöksentekoprosessin käyttöön IT-liiketoimintasuunnitelmien hallinnassa. Tässä työssä kehitetty syklinen päätöksentekoprosessi voidaan integroida IT-liiketoimintasuunnitelmametriikoihin ja käyttää liiketoimintasuunnitelman seurantaan sekä aiemmista päätöksistä oppimiseen.
Description
Supervisor
Kauppinen, Marjo
Thesis advisor
Töhönen, Harri
Myllärniemi, Varvana
Keywords
decision making, IT business cases, metrics, benefits management
Other note
Citation