Process management of extra and modification work in the leased premises of a shopping center

No Thumbnail Available
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
School of Engineering | Master's thesis
Checking the digitized thesis and permission for publishing
Instructions for the author
Date
2011
Major/Subject
Rakentamistalous
Mcode
Rak-63
Degree programme
Language
fi
Pages
96 + [15]
Series
Abstract
When developing a new shopping center, nearly every tenant will need modifications to the rented premises' basic and standard levels used in the construction project. This work has to be handled as extra or modification work by both the tenant and the main contractor. A multiplicity of participants, dissimilar tenants and numerous alternatives in the implementation and funding are the main challenges in the management of extra and modification work in the leased premises. The primary objective of this research was to develop a process description for a constructor organization. Research material consisted of literature and dozens of interview studies. In addition, the research exploited the extensive archives and statistics of Realprojekti Ltd. In the research it was revealed that the extra and modification work in the shopping center premises are significantly more time-consuming and labour intensive than in many other building projects, leading to a high risk for the whole construction project's time schedule. A successful management of the process will not only bring cost savings, but will also improve the tenant's experience of the customer service. In the research it was also revealed that the most critical phases in the process are the gathering of source information in time, problems in the decision-making process in the offer phase, and the use of wrong or out-dated plans. The process description includes the following main phases: leasing negotiations, source information negotiations, determination of the realization responsibilities, transfer of possession, and the change management of the extra and modification work presented during the process. Based on the literature research, the previous research related to the subject has been conducted from the main contractor's point of view, leading to the previous research been restricted only to the construction period. However, the findings of the literature research support the findings received in the interview studies -especially the findings of the main problems in the process are almost the same in the literature research and the interview studies. Based on the test method used in the research, it can be concluded that the process description is appropriate and fulfils its objectives.

Rakennutettaessa uutta kauppakeskusta lähes kaikissa liiketiloissa tehdään hankkeen yleisen perusvarustetason ylittäviä töitä, jotka hankkeen tilaajan näkökulmasta on käsiteltävä lisä- ja muutostöinä sekä päätoteuttajan että vuokralaisen kanssa. Kauppakeskusvuokralaisen lisä- ja muutostyöprosessiin tuovat eniten haasteita prosessiin osallistuvien henkilöiden suuri lukumäärä, keskenään hyvin erityyppiset vuokralaiset sekä lukuisat toteutus- ja rahoitusvaihtoehdot. Tutkimuksen tavoitteena oli kehittää kauppakeskusvuokralaisen lisä- ja muutostyöprosessista prosessikuvaus rakennuttajaorganisaation toimintaohjeeksi. Tutkimusaineistona käytettiin sekä kirjallisuutta että kymmeniä, prosessin eri osapuolille kohdistettuja asiantuntijahaastatteluja. Lisäksi aineiston keruussa hyödynnettiin Realprojekti Oy:n kattavia arkistoja ja tilastoja useista kauppakeskushankkeista. Tutkimuksessa selvisi, että kauppakeskuksen liiketilan lisä- ja muutostyöt ovat huomattavasti suurempia ja työläämpiä kuin monissa muissa rakennushankkeissa, minkä vuoksi niiden vaikutukset hankkeen yleisaikatauluun ovat merkittävät. Hankkeen tilaajan kannalta onnistunut lisä- ja muutostyöprosessin hallinta tuo huomattavia kustannussäästöjä, ja vuokralaisen kokemus prosessin onnistumisesta on myös asiakaspalvelun kannalta erittäin tärkeää. Tutkimuksessa selvisi, että prosessin kriittisimmät vaiheet ovat lähtötietojen saaminen vuokralaiselta ajoissa, päätöksentekokyvyttömyys ja muut hidastavat ongelmat tarjouslaskentavaiheessa sekä rakentaminen väärillä toteutussuunnitelmilla. Kirjallisuus- ja haastattelututkimusten tulosten pohjalta kehitetystä prosessikuvauksesta voidaan erottaa seuraavat yksittäistä vuokralaista koskevat prosessin päävaiheet: vuokrausneuvottelut, lähtötietoneuvottelut, toteutusvastuiden määrittelyt, tarjouslaskelmavaihe, toteutussuunnitteluprosessi, hallinnanluovutus sekä kesken prosessin ilmenevien uusien lisä- ja muutostyöaiheiden hallinta. Kirjallisuuskatsauksen perusteella aiheeseen liittyvä aiempi tutkimus on tehty lähinnä pääurakoitsijan näkökulmasta, minkä vuoksi aikaisempi tutkimus rajoittuu pääasiassa rakentamisen aikaiseen ajanjaksoon. Kirjallisuustutkimuksen tulokset kuitenkin tukevat haastattelututkimuksessa saatuja tuloksia ilman ristiriitoja, ja erityisesti aiempien tutkimusten tulokset prosessin ongelmakohdista ovat samoja kuin tässä tutkimuksessa selvinneet. Yhteenvetona prosessikuvauksen onnistumisesta ja tarkoituksenmukaisuudesta voidaan tutkimuksessa käytetyn testausmenetelmän perusteella todeta, että prosessikuvaus täyttää sille asetetut tavoitteet.
Description
Supervisor
Saari, Arto
Thesis advisor
Konsti, Jorma
Keywords
basic standard level, kauppakeskus, extrawork, käyttäjäsuunnittelu, instructions, liiketila, modification work, lisäkäyttö, process description, lähtötietoneuvottelu, shopping center, muutostyö, shop premises, perusvarustetaso, source information negotiation, prosessikuvaus, tenant, toimintaohje, user design, vuokralainen
Other note
Citation