Knowledge sharing in a multinational software company

Thumbnail Image

URL

Journal Title

Journal ISSN

Volume Title

Sähkötekniikan korkeakoulu | Master's thesis
Ask about the availability of the thesis by sending email to the Aalto University Learning Centre oppimiskeskus@aalto.fi

Authors

Date

2015-10-19

Department

Major/Subject

Viestintätekniikka

Mcode

AS3002

Degree programme

AUT - Automaatio- ja systeemitekniikka (TS2005)

Language

en

Pages

154 + 19

Series

Abstract

Technology-related challenges in knowledge sharing are usually connected to the way technology is applied and used. The aim of this thesis is therefore to identify, which practices are useful and which are insufficient for sharing knowledge with different methods in the organization, as well as to discover the underlying factors that affect knowledge sharing in the context of the case organization. This thesis is based on a literature review and a qualitative empirical study. First, based on existing research, a literature review is conducted for identifying factors that influence knowledge sharing between individuals in organizations. Based on Ipe's (2003) framework, four main categories of knowledge-sharing factors are identified: the nature of knowledge, motivation to share and receive knowledge, opportunities to share, and culture. The literature review further examines the contribution of technology to the identified factors. Second, an empirical research is conducted to identify useful and insufficient practices for knowledge sharing, focusing on knowledge-sharing methods, as well as to examine, which factors appear in the context of a small multinational software company. A semi-structured web survey and complementing follow-up interviews are applied for data collection. The findings of this thesis present several useful practices that exist in the organization regarding both instrumental and expressive communication. The findings however indicate that some of the useful practices are only available for certain teams or units due to diverse access to tools. The findings further revealed clearly insufficient practices, resulting for example from lack of appropriate tools. The findings on factors influencing knowledge sharing highly correlate with those identified from prior research. New influencing factors are also identified: the ability to prepare and process knowledge before sharing, becoming accustomed to methods, the intended receiver group and the sharing behavior of others. The findings of this thesis advance the existing scientific knowledge of everyday knowledge-sharing practices and the factors influencing knowledge sharing in the case context. For practice, this thesis provides the case company with recommendations on how to improve knowledge sharing.

Teknologiaan liittyvät ongelmat tiedonjaossa kytkeytyvät usein siihen, miten teknologiaa tiedonjakoon käytetään. Tämän työn tavoitteena onkin selvittää, mitkä käytännöt ovat toimivia, ja mitkä puolestaan riittämättömiä tiedon jakamiseen eri teknologioilla pienessä monikansallisessa ohjelmistoyrityksessä. Työn tavoitteena on lisäksi tutkia, mitkä eri tekijät vaikuttavat tiedonjakoon tutkitussa kontekstissa. Tämä työ koostuu kirjallisuuskatsauksesta ja laadullisesta, empiirisestä tutkimuksesta työn kohdeorganisaatiossa. Kirjallisuuskatsauksessa tunnistetaan ensin ihmisten väliseen tiedonjakoon vaikuttavia tekijöitä olemassa olevan tutkimuksen perusteella. Kirjallisuuskatsaus esittää, että tiedonjakoon vaikuttavat tekijät voidaan jakaa Ipen (2003) mallin mukaisesti neljään pääryhmään: tiedon luonne, motivaatio, tiedonjaon mahdollisuudet ja kulttuuri. Kirjallisuuskatsaus esittelee lisäksi teknologian vaikutuksia tiedonjakoon ja tunnistettuihin tiedonjaon tekijöihin. Empiirinen tutkimus selvittää, mitkä kohdeorganisaation tiedonjaon käytännöt ovat toimivia, ja mitkä puolestaan riittämättömiä, sekä pyrkii tunnistamaan ne tiedonjakoon vaikuttavat tekijät, jotka esiintyvät kohdeorganisaatiossa. Käytäntöjen sekä tiedonjakoon vaikuttavien tekijöiden tunnistamisessa keskitytään erityisesti tiedonjakoon eri teknologioilla. Empiirisessä tutkimuksessa aineistonkeruu tapahtuu verkkokyselyllä ja täydentävillä jatkohaastatteluilla. Työn tulokset esittävät joukon toimivia käytäntöjä sekä instrumentaaliseen että ekspressiiviseen tiedonjakoon. Tulokset kuitenkin esittävät, että osa toimivista käytännöistä on vain joidenkin tiimien tai osastojen saatavilla. Tulokset tuovat esiin myös, sopivan teknologian puutteesta johtuvia, riittämättömiä tiedonjaon käytäntöjä. Tutkimuksen tulokset tiedonjakoon vaikuttavista tekijöistä kohdeorganisaatiossa ovat yhdenmukaisia olemassa olevan tutkimuksen kanssa. Tulokset tuovat esiin myös uusia tekijöitä: tiedon valmistelu jakamista varten, teknologiaan tottuminen, tiedonjaon kohderyhmä sekä muiden tiedonjakokäyttäytyminen. Työn tulokset lisäävät teoreettista tietoa jokapäiväisen tiedonjaon käytännöistä sekä tiedonjakoon vaikuttavista tekijöistä. Työ esittää lisäksi kohdeyritykselle suosituksia tiedonjaon kehittämiseen.

Description

Supervisor

Järvenpää, Eila

Thesis advisor

Kauhanen, Antti

Keywords

knowledge sharing, knowledge transfer, knowledge-sharing practices, knowledge-sharing methods, factors influencing knowledge sharing

Other note

Citation

Permanent link to this item

https://urn.fi/URN:NBN:fi:aalto-201511205207

Collections

[dipl] Sähkötekniikan korkeakoulu / ELEC