Improving project order management: A case study on shipment preparation process in an industrial valve manufacturing company
Loading...
URL
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
School of Business |
Master's thesis
Unless otherwise stated, all rights belong to the author. You may download, display and print this publication for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Authors
Date
2025-02-05
Department
Major/Subject
Mcode
Degree programme
Master's programme in Information and Service Management
Language
en
Pages
87
Series
Abstract
Optimising order fulfilment operations is essential for the business performance of industrial valve manufacturers. Shipment preparation is a process within order management, where the shipment documentation is created based on customer requirements. This thesis is a case study exploring the shipment preparation process of project orders in a global manufacturing company offering flow control solutions. The objective of the thesis is to understand how internal stakeholders perceive the value generated by the shipment preparation process and to propose concrete improvements to streamline the process based on these value perceptions. Semi-structured interviews are used as a data collecting method to gain insights from various internal stakeholders of the process, including project order management specialists, dispatch department staff, project managers and project business line management. The study adopts a structured approach to process discovery and analysis from the business process management framework. Specifically, process modelling is used to create a visual representation of the shipment preparation workflow. Value-added analysis is used to categorize process steps based on the value they create, identifying steps that could be potentially eliminated or streamlined. The study identifies factors through which shipment preparation is perceived to create business and customer value by the internal stakeholders. Shipment preparation is seen to create business value by enabling timely deliveries, enhancing customer satisfaction, and impacting financial outcomes. Factors creating customer value include providing transparency and logistics support for the customers and enabling timely deliveries. The findings suggest that business and customer value of shipment preparation are connected. The study found process improvement suggestions in two areas: the information flow between internal stakeholders and the operational execution of the process. The value of the research lies in the concrete operational changes identified through the stakeholder interviews, which have the potential to improve the efficiency of shipment preparation process and project execution. The study contributes to the limited body of research on operational improvements in the industrial valve manufacturing sector.Tilaus-toimitusketjun optimointi on tärkeää teollisuusventtiilien valmistajien liiketoiminnan kannattavuudelle. Lähetysvalmistelutyö on osa tilausten hallintaa, jossa luodaan lähetysdokumentaatio asiakkaan vaatimusten mukaisesti. Tämä maisterintutkielma on tapaustutkimus, joka tarkastelee projektitilausten lähetysvalmisteluprosessia globaalissa virtauksensäätöratkaisuja tarjoavassa teollisuusyrityksessä. Tutkimuksen tavoitteena on ymmärtää, miten sisäiset sidosryhmät kokevat lähetysvalmisteluprosessin tuottaman arvon, ja esittää konkreettisia parannusehdotuksia prosessin virtaviivaistamiseksi. Tutkimusmenetelmänä käytetään puolistrukturoituja haastatteluja, joiden avulla kerätään näkemyksiä yrityksen sisäisiltä sidosryhmiltä: toimitusprojektien tilaustenkäsittelijöiltä, lähettämön työntekijöiltä, projektipäälliköiltä ja projektiliiketoiminnan johdolta. Tutkimus hyödyntää liiketoimintaprosessien hallintakehystä prosessin tunnistamiseen ja analyysiin. Prosessimallinnuksen avulla luodaan kaavio lähetysvalmisteluprosessin nykytilan ymmärtämiseksi. Prosessin vaiheet luokitellaan lisäarvoanalyysin avulla. Luokittelun avulla tunnistetaan vaiheita, joita voidaan tehostaa tai poistaa prosessista. Tutkimuksessa yksilöidään tekijöitä, joiden nähdään luovan liiketoiminta- ja asiakasarvoa. Lähetysvalmistelun katsotaan tuottavan liiketoiminta-arvoa mahdollistamalla oikea-aikaiset toimitukset, parantamalla asiakastyytyväisyyttä ja vaikuttamalla yrityksen taloudelliseen tulokseen. Asiakkaalle tuotettava arvo nähdään läpinäkyvyyden sekä logistisen tuen tarjoamisessa sekä oikea-aikaisen toimituksen mahdollistamisessa. Tulokset viittaavat siihen, että lähetysvalmistelun liiketoiminta- ja asiakasarvo ovat yhteydessä toisiinsa. Tutkimuksessa löytyi parannusehdotuksia kahdella alueella: sisäisten sidosryhmien välisessä viestinnässä sekä prosessin operatiivisessa toteutuksessa. Tutkimuksen hyöty on sidosryhmähaastattelujen kautta tunnistetuissa konkreettisissa operatiivisissa muutoksissa, jotka voivat parantaa lähetysvalmistelun ja projektien läpiviennin tehokkuutta. Maisterintyö täydentää niukkaa tutkimuskirjallisuutta operatiivisista parannuksista teollisten venttiilien valmistussektorilla.Description
Supervisor
Movarrei, RezaThesis advisor
Movarrei, RezaKorpi-Tassi, Elina
Keywords
project order management, shipment preparation, order fulfilment, business process management, order management, process development