Rakennusalan asiantuntijaorganisaation tiedonhallinnan kehittäminen: asiantuntijapalveluiden tuotteistaminen

Abstract

Tämä tutkimus käsittelee asiantuntijayrityksen tavoitteellisen tiedonhallinnan kehittämistä asiantuntijapalveluiden tuotteistamisen näkökulmasta. Erityisesti asiantuntijayrityksessä on tärkeää tunnistaa tiedon ja tiedonhallinnan rooli yrityksen jokapäiväisessä toiminnassa. Asiantuntijayritys on tietointensiivinen palveluyritys, jossa tieto on sekä organisaation tärkein resurssi että yrityksen palveluiden muodossa myytävä tuote. Tämän vuoksi asiantuntijayritys voidaan nähdä tietoa hallitsevana systeeminä, jossa tiedon hallinta liittyy kiinteästi organisaation kaikkiin toimintoihin.

Tutkimus on laadullinen tutkimus, jossa empiirinen osa perustuu tapaustutkimukseen. Empiirinen aineisto hankittiin pääasiallisesti kohdeyrityksessä toteutetuilla teemahaastatteluilla. Aineistoa tuettiin myös yrityksen sisäisellä havainnoinnilla. Empiirisessä tutkimusosassa tutkittiin kohdeyrityksen tiedonhallinnan ja palveluiden yhtenäisyyden nykytilaa sekä suositeltavia kehitystoimenpiteitä, joiden avulla tiedonhallinta saataisiin paremmin tukemaan yrityksen toimintaa ja tehokkuutta.

Organisaation tiedon hallinta koostuu useista tiedon käsittelyprosesseista. Kehitettäessä tiedon hallintaa mahdollisimman tehokkaaksi, ei voida keskittyä parantamaan vain yksittäisiä osa-alueita, vaan se vaatii tiedonhallinnan kehittämistä kokonaisuutena. Tutkimuksen tuloksista käy ilmi, että tietopohjaisten asiantuntijapalveluiden tuotteistaminen auttaa organisaatiota tunnistamaan tiedonhallinnan tärkeimmät tavoitteet, vaatimukset sekä rajoitteet. Tuotteistaminen on kuitenkin toteutettava henkilöstö- ja asiakaslähtöisesti. Tällöin tuotteistaminen luo organisaatioon yhteisen kielen sekä pohjan tiedonhallinnan kehittämiselle. Tämän ansiosta organisaation yksilöriippuvuus vähenee ja tiedonhallinnan eri osa-alueiden kehittäminen voi tapahtua organisaation strategiaa tukevasti. Tällöin organisaation on mahdollista hyödyntää hallitsemansa tiedon suurin mahdollinen arvo.

Palveluiden tuotteistamisen, kuten myös tiedonhallinnan kehittämisen haasteet ja rajoitteet liittyvät usein asiantuntijayrityksen henkilökeskeiseen ja hajautuneeseen luonteeseen. Tuotteistamisen yhtenä tärkeimmistä tavoitteista on kuitenkin juuri henkilökeskeisyyden ja sen aiheuttamien epäyhtenäisyyksien vähentäminen organisaatiossa. Tämän vuoksi tuotteistamista voidaankin pitää välttämättömänä toimenpiteenä asiantuntijayrityksen oman kehityksen varmistamiseksi.

This master's thesis deals with target-oriented development of knowledge management in an expert company from a perspective of productization of expert services. It is especially important to recognize the role of knowledge and knowledge management in the expert company's everyday operations. Expert company is a knowledge-intensive business service organization (KIBS-organization) where knowledge is both the most important resource and a product that is offered in the form of knowledge-based services. Considering this, the KIBS-organization can be comprehended as a knowledge managing system where knowledge management is closely connected to every operation of the organization.

This research is a qualitative research in which the empirical part is based on case study. Empirical data is gathered mainly via theme interviews that were performed in the target company. The data was also supported by observing the target company. In the empirical part of the study the present state and suggested development actions for the target company's knowledge management and service cohesion were examined, in order for the knowledge management to support the company's operations and efficiency.

Knowledge management in an organization consists of several knowledge processing actions. When developing knowledge management as efficient as possible, it needs to be developed as a whole and not as separate sections. The results of this research show that the productization of expert services help the organization to recognize the most important goals, requirements and limitations of the knowledge management. However, the productization needs to be executed from a personnel- and client-oriented perspective. And if this is the case productization creates a common language and a platform for development of knowledge management for the organization. Due to this dependency for individuals decreases and the development of different areas of knowledge management can be executed to support the strategy of the organization. In this case the organization has the possibility to fully capitalize the value of its knowledge.

The challenges and limitations of productization and knowledge management are often related to the person-oriented and scattered nature of the expert company. However, one of the main goals of the productization is to reduce the person centricity and the incoherencies caused by it in the organization. For this reason, the productization can be considered as a necessary action to secure the development in the expert company.