Evaluating the fit of business models in the event management ecosystem

Abstract

Events are an important part of people's lives and significant amount of leisure time and money is spent on them. There is a large variety of leisure events to which consumers can attend. Events can, for example, range from a local market arranged by volunteers to large city festivals organised by the public sector to major sport and music events organised by a global company. All of these events can happen at the same time in the same region competing with each other for consumers' limited leisure time. Additionally, all these events are provided by different types of actors ranging from individuals to non-profit organisations or companies each of them dealing with a network of partners to organise events. This variety of events offers diverse opportunities for organisations to develop products and services that create value directly and indirectly, through other organisations, to consumers and even increasing their well-being.

The main goal of this thesis is to identify value creation opportunities in the event field especially through collaborations between actors in the event field. Additionally, potential threats, such as the growing bargaining power of certain actors, to the event field are analysed. These goals are reached by studying the business models collected from a diverse set of organisations in the event field by interviews with representatives of the organisations. These business models are analysed and different roles of actors in the event field are described. By analysing the roles, their value contribution to the field, and value flows between the different roles, an event management ecosystem is created. The ecosystem is examined for existing and potential value drivers and the competitive dynamics of the ecosystem.

The result of this thesis is both illustrations of the event management ecosystem and the results from the analyses of the ecosystem. The ecosystem is a robust tool that managers in organisations in the event field can use to review their own position and find value creating opportunities. This thesis also provides both concrete suggestions for organisations to develop their business and detailed advice on how to use the ecosystem to discover value creation opportunities. Finally, the research strategy employed in this study can also be effectively employed in other industries.

Tapahtumat ovat merkittävä osa ihmisten elämää ja niihin kulutetaan merkittävä määrä vapaa-aikaa ja rahaa. Kuluttajille avoimia maksullisia tai ilmaisia tapahtumia on laaja valikoima. Tapahtuma voi olla esimerkiksi vapaaehtoistyöntekijöiden järjestämät markkinat, julkishallinnon järjestämä suuri kaupunkifestivaali, kansainvälisten yritysten järjestämät konsertit ja urheilutapahtumat. Kaikki tällaiset tapahtumat voivat olla käynnissä samaan aikaan samassa kaupungissa, jolloin kaikki kilpailevat samojen kuluttajaryhmien rajallisesta vapaa-ajasta. Tämän lisäksi tapahtumat voivat olla hyvin erityyppisten toimijoiden tarjoamia aina yksityishenkilöistä järjestöihin ja yrityksiin. Onnistuneiden tapahtumien järjestäminen vaatii usein myös laajan ja monipuolisen yhteistyökumppaniverkoston, joka vaihtelee merkittävästi tapahtuman luonteen mukaan. Tapahtumien monimuotoisuus tarjoaa monipuolisia mahdollisuuksia organisaatioille kehittää tuotteita ja palveluita, jotka tuottavat arvoa joko suoraan tai epäsuorasti muiden organisaatioiden kautta lisäarvoa kuluttajille ja jopa edistää heidän hyvinvointiaan.

Tämän diplomityön keskeisin tavoite on tunnistaa tapahtuma-alalta arvonluontimahdollisuuksia ja erityisesti sellaisia arvonluontimahdollisuuksia, jotka syntyvät eri toimijoiden välisestä yhteistyöstä. Tämän lisäksi työssä tutkitaan mahdollisia uhkia, jotka kohdistuvat tapahtuma-alan toimijoiden väliseen yhteistyöhön. Tällainen uhka voisi olla esimerkiksi tietyn tyyppisten toimijoiden erityisen vahva markkina-asema. Näiden tavoitteiden saavuttamiseksi tutkitaan liiketoimintamalleja, jotka muodostetaan haastattelemalla monipuolisesti tapahtuma-alalla toimivien organisaatioiden edustajia. Liiketoimintamalleja analysoidaan ja niiden pohjalta määritellään toimijoiden eri rooleja, joita tapahtuma-alalta löytyy. Tapahtumahallintaekosysteemi saadaan luotua analysoimalla näiden roolien tapahtuma-alaan tuoma panos sekä eri roolien väliset yhteistyömuodot. Ekosysteemiä tutkitaan vielä syvällisemmin, jotta olemassa olevat ja mahdolliset arvonluontia lisäävät tekijät tunnistetaan ja jotta ekosysteemin kilpailudynamiikkaa opitaan tuntemaan.

Työn tuloksena syntyy sekä mallinnuksia tapahtumahallintaekosysteemistä että ekosysteemin analysoimiseen perustuvia arvonluontimahdollisuuksia. Organisaatiot voivat hyödyntää tapahtumahallintaekosysteemiä tunnistamalla omat roolinsa siinä ja etsimällä arvonluontimahdollisuuksia sen avulla. Tämä työ tarjoaa myös konkreettisia kehitysehdotuksia, joiden avulla organisaatiot voivat kehittää liiketoimintaansa, sekä ohjeistusta miten ja mistä arvonluontimahdollisuuksia voi tunnistaa. Lopuksi arvioidaan työssä käytettyä tutkimusstrategiaa ja sen sovellettavuutta muiden toimialojen tutkimiseen.