Development of human resource information system that supports the management of employment life-cycle in furniture group

Abstract

Skilled personnel is a competitive advantage for a company and therefore employees' competences need to be developed constantly. Human resource information systems (HRIS) support human resource management and management of the employment life cycle. These systems aid in collecting, storing, analysing and disseminating information regarding company's personnel within the organisation.

In this thesis a new HRIS was modified to meet the needs of the Isku furniture manufacturing group. The current state of Isku's human resource (HR) practices was mapped with a personnel questionnaire, which also gave ideas for the development of the new HRIS. The purpose of the new HRIS is to support the management of the whole employment life cycle for example by simplifying the planning of recruitment, training and reward system and also knowledge management and knowledge dissemination. In addition, the HRIS reporting possibilities aid the long term strategic HR planning. The functionality of the HRIS was tested with supervisor -employee pairs.

The personnel questionnaire revealed that Isku's HR practices are not unified, but they vary depending on the business unit and supervisor. The instructions have been inadequate and not everyone has internalized the meaning of development discussions and defined job descriptions. During the summer 2011 Isku group went through changes which unified the organizational structure. Along with the organization change also HR practices are unified, in which the new HRIS provides notable aid.

The precondition for an effective use of the new HRIS is that the necessary planning and preparation tasks are performed in Isku. Issues to be considered in the HRIS implementation include informing, training, defining the HR practices, planning the HRIS release, user support and follow-up. Effective informing diminishes the resistance to change and proper training ensures that the personnel have sufficient skills to use the new system. When planning the new HR practices it is essential to consider Isku's organizational culture and operational environment. After the release it is important to offer necessary user support and monitor the success of the implementation. In addition, user experiences should be collected and analysed to make necessary updates in the HRIS.

Osaava henkilöstö on yritykselle kilpailuetu ja siksi henkilöstöä tulee kehittää ja motivoida sitoutumaan yritykseen. Henkilöstöhallinnon ja työsuhteen elinkaaren hallinnan tueksi on saatavilla erilaisia henkilöstötietojärjestelmiä, jotka auttavat yrityksen henkilöstöä koskevan tiedon hankkimisessa, tallentamisessa, analysoimisessa ja jakamisessa organisaatiossa.

Diplomityössä muokattiin Iskulle hankittua uutta henkilöstötietojärjestelmää vastaamaan konsernin tarpeita. Iskun henkilöstökäytäntöjen nykytila selvitettiin kyselyllä, josta saatiin myös ideoita uuden tietojärjestelmän kehittämiseen. Tietojärjestelmän avulla halutaan tukea koko työsuhteen elinkaaren hallintaa, esimerkiksi helpottamalla rekrytoinnin, sisäisten siirtojen, koulutuksen ja palkitsemisen suunnittelua sekä osaamisen hallintaa ja jakamista organisaatiossa. Lisäksi tietojärjestelmän raportointimahdollisuudet tukevat pitkäjänteistä strategista henkilöstösuunnittelua. Tietojärjestelmän toimivuutta testattiin esimies-alais -parien kanssa.

Henkilöstökyselyssä ilmeni, ettei Iskulla ole yhtenäisiä henkilöstöhallinnon käytäntöjä, vaan ne vaihtelevat liiketoimintayhtiöstä ja esimiehestä riippuen. Ohjeistus on ollut puutteellista, eivätkä kaikki henkilöt ole sisäistäneet esimerkiksi toimenkuvan määrittämisen tai kehityskeskustelujen tarkoitusta. Kesällä 2011 Iskussa tehtiin organisaatiomuutos, jossa organisaatiorakennetta yhtenäistettiin. Uudistusten kohteena on myös henkilöstökäytäntöjen yhtenäistäminen, missä uusi henkilöstötietojärjestelmä tulee oleellisesti auttamaan.

Henkilöstötietojärjestelmän tehokkaan käyttöönoton edellytyksenä on, että Iskussa tehdään tarvittavat suunnittelu- ja valmistelutyöt. Järjestelmän jalkauttamisessa huomioon otettavia asioita ovat muun muassa tiedotus, koulutus, käytäntöjen suunnittelu, julkistamisen suunnittelu sekä tukitoimet ja seuranta. Tehokkaalla tiedotuksella voidaan vähentää muutosvastarintaa ja koulutuksella taataan kaikille henkilöille valmiudet käyttää uutta tietojärjestelmää. Käytäntöjen suunnittelussa on tärkeää ottaa huomioon Iskun yrityskulttuuri sekä toimintaympäristö. Julkistamisen jälkeen tulee huolehtia tarvittavista tukitoimista ja seurata käyttöönoton onnistumista sekä kerätä ja analysoida käyttökokemuksia ja tehdä tarvittavat järjestelmäpäivitykset.