Internal communication and collaboration of an organization network in a co-operative project - A case study of climate advice services in the Helsinki metropolitan area

Abstract

As a part of the climate strategy of the Helsinki metropolitan area, in 2008 the Helsinki city's environmental centre launched the development of a new centre of climate advice and services. In 2010 the outcome of the project, Ilmastoinfo, was launched. A workgroup built of members of the financier organizations of Ilmastoinfo took part in developing the centre and its services. The workgroup gathered in workshops during the entire project and its members acted as links between the environmental centre's project and the project's financier organizations. After the inauguration of Ilmastoinfo and a change in the management, the workgroup has been facing changes in its objectives and processes. The performance of the workgroup will affect the success of Ilmastoinfo in the future.

In this study a model for the internal communication and collaboration of llmastoinfo and its financier organization network is suggested. One part of the model is a computer based solution to support the internal communication and cooperative work. The suggested guidelines have been made based on the workgroup's members' half structured interviews, formal and informal conversations with the workgroup about its activities and Ilmastoinfo's future, observing the workshops, and scientific investigation on virtual organizations and dispersed work.

One important finding of this study is that the leader of the workgroup should focus on developing interpersonal relationships and trust in the workgroup to maintain its commitment. Another important finding was the need for an explicit communications protocol to organize the internal communication and the use of electronic medias. In addition, several different practical guidelines to organize and coordinate the collaboration of the workgroup were proposed.

Based on the interviews and the research on collaborative technologies and computer supported cooperative work, collaboration software was also designed for the workgroup's needs. In the empirical research, the workgroup's activities were found to be centred on events and campaigns and to consist mostly of file sharing. The most important parts of the collaboration software are thus a shared calendar and a file sharing tool.

Pääkaupunkiseudun ilmastostrategian yhteydessä Helsingin kaupungin ympäristökeskus aloitti vuonna 2008 uuden. ilmastoneuvontaa ja -palveluja tarjoavan keskuksen kehittämisen. Vuonna 2010 hankkeen lopputulos, Ilmastoinfo. aloitti toimintansa. Ilmastoinfon rahoittajaorganisaatioiden yhteyshenkilöistä muodostettu työryhmä on ollut hankkeen alusta lähtien mukana rakentamassa Ilmastoinfoa kokoontumalla työpajoissa ja toimimalla linkkinä ympäristökeskuksen hankkeen ja rahoittajaorganisaatioiden välillä. Keskuksen aloitettua toimintansa ja työryhmän toiminnan ohjaajan vaihduttua työryhmän tarkoitus ja toimintamallit ovat muutoksessa. Ilmastoinfon työryhmän suoriutuminen vaikuttaa myös jatkossa merkittävästi Ilmastoinfon menestykseen.

Tässä tutkimuksessa ehdotetaan työryhmän jäsenten haastattelujen, työryhmän toiminnan havainnoinnin sekä virtuaalisia organisaatioita ja hajautettua työtä koskevan tieteellisen tutkimuksen pohjalta Ilmastoinfolle ja sen rahoittajaorganisaatioverkostolle sisäisen viestinnän ja yhteistyön toimintamallit, sekä niitä tukevat tietotekniset ratkaisut. Empiirinen aineisto kerättiin kesä-marraskuussa 2010. Puolistrukturoituja yksilöhaastatteluita järjestettiin neljä, minkä lisäksi työryhmän jäsenille järjestettiin kolme tutkimuksen teemoihin liittyvää ryhmäkeskustelua. Työryhmän toimintaa havainnoimalla saatiin kerättyä tietoa työpajojen järjestämisestä sekä työryhmän palautetta työpajoista ja muusta toiminnasta.

Tutkimuksen pohjalta huomattiin, että työryhmän toiminnan ohjaajan kannattaa tarkoituksenmukaisesti kehittää ryhmän jäsenten henkilökohtaisia suhteita ja ryhmän sisäistä luottamusta pitääkseen yllä työryhmän - ja siten myös rahoittajaorganisaatioiden - sitoutumista. Toinen tärkeä havainto oli eksplisiittisen viestintäprotokollan tarve työryhmän viestinnän järjestämiseen ja etenkin elektronisten viestintäkanavien käyttöön. Näiden lisäksi Ilmastoinfolle, sen rahoittajaorganisaatioverkostolle sekä työryhmälle ehdotettiin erilaisia käytännönläheisiä toimintamalleja yhteistyön koordinointiin.

Työryhmän jäsenten haastattelujen, sekä yhteistyöteknologioihin liittyviin tieteellisen tutkimuksen pohjalta työryhmän käyttöön suunniteltiin myös Ilmastoinfon verkkosivuille sijoitettava ekstranet. Empiirisessä tutkimuksessa havaittiin, että työryhmän toiminta on tapahtumapainotteista ja koostuu suureksi osaksi tiedostonjaosta. Yhteistyötä tukevan ekstranetin olennaisimmat osat ovat yhteinen kalenteri ja tiedostoarkisto.