Exploring virtual planning talk. Case study: budgeting under remote work and COVID-19 in three global manufacturing organizations

Abstract

Abstract

A modern and globally operating organization is navigating in the middle of disruptive forces, requiring continuous follow-up. Local knowledge on how to tackle these forces with innovations exists in the field: upside and downside market insights can be discovered from business units operating with the external environment. The knowledge must flow from an operational unit to executives without constraints so that a strategy can be adjusted when challenges arise. Modern budgeting methods, seeking a truthful view of a future with formal and informal planning talk between controllers and business units, are considered great mediums for distributing local knowledge in management accounting research.

However, astonishingly, COVID-19 emerging to an increasing extent in March 2020 forced organizations to operate virtually. New circumstances required organizations also to re-adjust their budgeting practices, not endangering important planning talk. Hybrid workshops, iterative lunch breaks, and sudden collisions at aisles shifted to online meetings, e-mails, and phone calls.

First, the empirically-grounded thesis illustrates how virtual settings may function relatively well when planning in the short-term. Short-term income and cost forecasts are conducted only with minor difficulties in global organizations remotely due to experienced controllers and advanced digital collaboration tools. However, “the new normal” in planning cannot perhaps replace hybrid conditions, a mix of physical and virtual settings, permanently in organizations. Value-adding local knowledge sharing is based on trust that can be pursued more deeply in formal and informal face-to-face discussions, and its distribution is sometimes incidental by its nature. Particularly, demanding strategic development projects and occasional break room meetings in versatile groups are endangered in virtual reality. The business understanding behind budgets can transform more obscure in virtual settings without further developments in long-term digital planning discussion.

Tiivistelmä

Moderni ja globaali yritys navigoi keskellä monia repiviä muutoksia, jotka vaativat jatkuvaa seurantaa. Paikallinen tietotaito kuinka selvitä näistä haasteista sijaitsee kentällä: innovaatiot löytyvät liiketoimintayksiköistä, jotka kommunikoivat jatkuvasti ulkopuolisen ympäristön kanssa. Paikallisen tiedon tulee virrata liiketoiminnalta johdolle estottomasti, jotta organisaation strategiaa voidaan muokata nopeasti tarpeen niin vaatiessa. Modernin budjetoinnin menetelmiä, jotka keskittyvät ennustamaan yrityksen ja sen toimintaympäristön tulevaisuuden mahdollisimman todenmukaisesti liiketoiminnan ja kontollereiden kanssa käytävien keskustelujen avulla, pidetään johdon laskentatoimen kirjallisuudessa toimivina menetelminä tiedon siirtymiseen.

Koronavirus (COVID-19), joka lähti leviämään kiihtyvällä vauhdilla maaliskuussa 2020, pakotti kuitenkin yllättäen kaikki yritykset operoimaan virtuaalisti. Pandemia pakotti yritykset myös mukauttamaan budjetointitapojaan, jotta tiedonsiirtyminen niihin ei vaarantuisi. Kokoukset, lounaskeskustelut ja satunnaiset tapaamiset käytävillä vaihtuivat virtuaalisiin tapaamisiin, sähköposteihin ja puhelinkeskusteluihin.

Aluksi empiirinen tutkielma havainnollistaa, kuinka virtuaalit olosuhteet voivat toimia suhteellisen hyvin liiketoiminnan ennustamisessa lyhyellä aikavälillä. Lyhyen aikavälin tuotto- ja kustannusennusteet laaditaan helposti ilman suurempia ongelmia etänä kokeneiden controllereiden ja kehittyneiden digitaalisten työkalujen turvin. Tutkimus kuitenkin lopulta osoittaa, että ennustamisen uudet olosuhteet eivät voi välttämättä korvata hybridiolosuhteita, fyysisen ja virtuaalin kanssakäymisen sekoitusta, ennustamisessa. Paikallisen tiedon jakaminen perustuu luottamukseen, joka voidaan saavuttaa paremmin paikan päällä käytävissä keskusteluissa ja sen jakaminen on luonteeltaan myös osin yllätyksellistä. Erityisesti vaativat kehitysprojektit ja satunnaiset tapaamiset taukohuoneissa eri sidosryhmien välillä ovat vaarassa virtuaaleissa olosuhteissa. Pitkän aikavälin liiketoiminnan hahmottaminen budjettien taustalla saattaa vaikeutua virtuaaleissa olosuhteissa, jos tarvittavia kehitystoimenpiteitä ei tehdä digitaaliseen ennustekeskusteluun.