The use of regional geographic information systems in municipalities

Abstract

The aim of this Master's Thesis was to analyse the use of regional geographic information systems (GIS) in municipalities. This study concentrated on the activities that could be enhanced by use of geographic information (GI). The study examined the use of GIS in municipal administration, the possibilities provided by the use of regional GIS in municipalities and harmonisation. The study methods included interviews, questionnaires and source literature. The information was utilised in practice in the GIS of Kuusankoski town.

One of the conclusions was that only a few regional GISs are used in Finnish municipalities. However, a couple of regional GIS will be taken into use in 2006. According to this study, a basic regional GIS is based on a joint database. The most common way to implement the regional GIS was the so called centre-municipality model, in which the use of GIS in one municipality is expanded to other municipalities in the region. The benefit of the regional GIS is cost-effectiveness due to the GI-maintenance concentration, the more accurate specification of tasks, the integration of the production process and better co-operation. The regional system creates a co-operation forum for the municipal users of GI and in future it can be used in new development projects and, for example, when planning the uniting of municipalities.

This study indicates that a regional GIS is a good base for achieving the goals of INSPIRE and national geographic information strategy as well as the directives of harmonisation. The incomplete geographic datasets of municipalities, combinations of datasets and harmonisation are a challenge for the municipal GI-workers. This study introduces some solutions for similar challenges. One opportunity is to employ a regional GIS-specialist to organize the harmonisation work as has been made in Vakka-Suomi and in municipalities in Sweden. This work also examines the use of GIS in different sectors of municipal administration and introduces development ideas in order to enhance the use of GIS and to expand the use for new purposes in municipal organisation. In the future, these ideas can be implemented as a part of the GI strategy of the case municipality, Kuusankoski town.

Tämän diplomityön tarkoituksena oli selvittää seudullisten paikkatietojärjestelmien käyttöä kunnissa. Työssä asiaa tarkasteltiin erityisesti toiminnan tehostamisen kannalta, selvittämällä paikkatietojärjestelmän käyttö kunnan eri hallintokunnissa, seudullisten paikkatietojärjestelmien antamat mahdollisuudet ja harmonisoinnin näkökulma. Tutkimusmenetelminä työssä on käytetty haastatteluja, kyselyjä ja lähdekirjallisuutta. Saatua tietoutta on hyödynnetty käytäntöön käyttämällä esimerkkikuntana Kuusankosken kaupungin organisaatiota ja sen paikkatietojärjestelmää.

Työn tuloksena voidaan todeta, että seudullisia paikkatietojärjestelmiä on käytössä Suomen kunnissa vielä varsin vähän, mutta vuoden 2006 aikana on tarkoitus ottaa seudullisia järjestelmiä käyttöön eri kaupunkiseuduilla. Pääsääntöisesti seudullisen järjestelmän käyttö perustuu siihen, että paikkatietoaineistoja käytetään yhteiseltä palvelimelta, samasta tietokannasta. Yleisin seudullisen järjestelmän toteutusmalli on selvitykseni perusteella ns. keskuskuntamalli, jossa yhdessä kunnassa käytössä olevan ohjelmiston käyttöä laajennetaan muihin seudun kuntiin.

Seudullisilla järjestelmillä on haettu kustannustehokkuutta aineistojen ylläpitoa keskittämällä, tehtäväkuvien tarkentamisella, tuotantoprosessin integroinnilla ja kuntien yhteisten toimijoiden toiminnan tehostumisella. Seudullinen järjestelmä luo kuntien paikkatiedon käyttäjille yhteistyöfoorumin, jota voidaan hyödyntää jatkossa uusissa kehityshankkeissa ja esim. suunniteltaessa kuntien yhdistymistä.

Työ osoittaa, että seudulliset paikkatietojärjestelmät luovat hyvän pohjan INSPlRE:n, kansallisen paikkatietostrategian ja harmonisointiohjeen tavoitetilan saavuttamiseksi. Puutteelliset kuntien paikkatietoaineistot, aineistojen yhdistäminen ja harmonisointi luovat kuntien paikkatietotoimijoille haasteita, joiden toteuttamiseksi on tässä diplomityössä annettu toimenpideohjeita. Yhtenä vaihtoehtona harmonisointityön organisoimiseksi on esitetty seudullisen paikkatietokoordinaattorin palkkaamista, Vakka-Suomessa ja Ruotsin kunnissa saatujen positiivisten kokemusten mukaisesti. Lisäksi työssä on selvitetty paikkatietojärjestelmän käyttöä kunnan eri hallintokunnissa ja tuotu esiin kehitysideoita paikkatietojen käytön tehostamiseksi ja laajentamiseksi uusiin käyttötarkoituksiin kuntaorganisaatiossa. Esitettyjä toimenpideohjeita voidaan jatkossa hyödyntää esimerkkikuntana käytetyn Kuusankosken kaupungin paikkatietostrategian osana.