Development of the Purchased Components' Order-Supply Process in Make-to-Order Manufacturing

Abstract

The purpose of the procurement process is to buy materials that a company's production or maintenance function requires. The costs of the procurement process can be divided into two different categories; visible and invisible costs. Visible costs include material price and transportation costs. Invisible costs include costs caused by all the operations that are carried out in the process, for example the generation of a purchase order, goods reception and quality inspection.

The aim of this study was to research how the purchased components' order-supply process can be developed in make-to-order manufacturing. The examination was carried out by focusing on the process from the point of view of the target company of the study, Wärtsilä Finland Oy's Vaasa Factory. The goal was to define the present state of the process and, based on that, to define improvements for the problems observed.

The aim was to optimize the whole process instead of optimizing individual functions. Based on the present-state analysis, three functions were chosen where there was most potential to improve. The chosen functions were goods reception, quality inspection and the reclamation process.

In the synthesis phase, improvement options for the chosen functions were defined. All the chosen functions are needless and non-value adding operations. However, not all these functions can be eliminated and, for this reason, the functions should be rationalized and automated.

In addition to development of the procurement process on a common level the focus was on improving the process between the Vaasa Factory and one of its major subcontractors. In the development phase, a new controlling method was defined which can be used in order recall. Using this method, storage, material handling and goods receipt costs can be reduced in the Vaasa Factory by 75 % and altogether by 50 %. The method developed can also be adapted more broadly in future between the factory and its subcontractors.

Hankinnalla tarkoitetaan toimintaa jonka tarkoituksena on ostaa yrityksen käyttöön valmistuksen, huollon, kunnossapidon tai jonkin muun yksikön tarvitsemat aineet. Hankinnan kustannukset voidaan jakaa jäävuorimallin mukaisesti ns. näkyviin kustannuksiin, joita ovat nimikkeiden ostohinnat ja kuljetuskustannukset sekä näkymättömiin kustannuksiin, joita ovat itse ostoprosessin toteuttamiseen liittyvät kustannukset, kuten tilausten teon, toimitusvalvonnan, tavaroiden vastaanoton ja tarkastuksen sekä reklamoinnin aiheuttamat kustannukset.

Tämän diplomityön tavoitteena oli tutkia, miten osto-osien tilaus-toimitusprosessia voidaan kehittää tilausohjautuvasti toimivassa tuotannossa. Työssä rajauduttiin tutkimaan kyseisen prosessin kehittämistä kohdeyrityksen, Wärtsilä Finland Oy:n Vaasa Factoryn näkökulmasta. Tarkoituksena oli määrittää tarkan nykytila-analyysin perusteella kehitysehdotuksia, joiden avulla pystytään eliminoimaan turhaa työtä ja saavuttamaan näin kustannussäästöjä tutkittavassa prosessissa eli kohdeyrityksen hankinnan välillisissä kustannuksissa.

Kehitysprojekti toteutettiin prosessiajattelun käytäntöjä hyväksikäyttäen. Tarkoituksena oli siis optimoida koko tutkittava prosessi yksittäisten toimintojen sijaan. Nykytila-analyysissä selvitettiin eri toimintojen toteutustavat ja niiden vaikutus koko prosessin tehokkuuteen. Tämän jälkeen valittiin kolme toimintoa - tavaroiden vastaanotto, tarkastus ja reklamointi - tarkemman tutkimisen ja kehityksen kohteiksi.

Synteesivaiheessa määritettiin kehitysvaihtoehtoja valituille prosessin toiminnoille. Tavaran vastaanotto, tarkastus ja reklamointi ovat periaatteessa turhia, lisäarvoa tuottamattomia toimintoja, joten niistä tulisi pyrkiä ensisijaisesti pääsemään kokonaan eroon ja toissijaisesti toiminnot tulisi rationalisoida ja automatisoida mahdollisimman pitkälle.

Työssä fokusoiduttiin tutkimaan osto-osien tilaus-toimitusprosessia myös kohdeyrityksen ja erään sen volyymialihankkijan välillä. Prosessia kehitettiin kyseisessä rajapinnassa määrittämällä uusi ohjausmenetelmä tilausten kotiinkutsulle. Kyseisen menetelmän käyttöönotolla pystytään vähentämään varastointi-, materiaalinkäsittely- ja vastaanottokustannuksia kohdeyrityksessä 75 % ja koko toimitusketjussa noin 50 %. Uusi kehitetty ohjaustapa on tulevaisuudessa sovellettavissa myös laajemmin yritysten välillä.