Towards agile product and portfolio management

Abstract

Small growing software enterprises are an increasingly important source of innovation and employment. They strive to productize the technologies that enable their key business idea(s), but often offer professional services and custom development projects as well to balance cash flow and share risk. This requires the integration of long-term product and business planning with modern, flexible but controlled approaches to software development promoted by the agile/lean software development movement.

There is still little empirical research on agile software development, and most of the practitioner literature has concentrated on the perspective of a single team in an individual development project, leaving the links to product and portfolio management largely unaddressed. Likewise, existing literature on product and portfolio management essentially views development as an activity that can be planned in advance and then executed according to the plan. This gap in theory is problematic for small software organizations who, in order to remain operationally effective, need to maintain the big picture of the ongoing work of the development staff and align this with the long-term plans of the enterprise.

This dissertation summarizes existing and presents new understanding for linking product and portfolio management with modern development methodologies such as Scrum in the face of the practical realities that may apply to many small software organizations. The research approach taken is that of design science and constructive research. The results are based on both findings from qualitative, participative action research -type case studies and a synthesis of related work based on a systematic review of research and practitioner literature.

As results, we propose a framework that shows how the three key processes that should connect business and development decision-making - product roadmapping, release planning and different levels of portfolio management - can be understood in the context of organizations striving for agile software development. We also present an example of how a product roadmap can be visualized, state that explicit portfolio management is under certain conditions crucial for small organizations as well, and provide guidelines for it.

As proof-of-concept, we present Agilefant (www.agilefant.org), an open source support tool for managing a portfolio of activities of which some - though not necessarily all - are planned and managed using backlogs with hierarchical work item structures. We propose that this provides transparency to business priorities while still enabling just-in-time elaboration required by agile software development.

Pienet, kasvavat ohjelmistoyritykset ovat entistä tärkeämpiä työllisyydelle ja teollisuuden innovaatiokyvylle. Pienten ohjelmistoyritysten erityishaasteena on tasapainoilu tuote- ja palveluliiketoiminnan välillä. Siinä onnistuminen vaatii kuitenkin kasvavissa määrin kykyä yhdistää pitkän tähtäimen tuote- ja liiketoimintasuunnittelua moderneihin, ns. ketterän ohjelmistokehityksen menetelmiin.

Ketterästä ohjelmistokehityksestä on toistaiseksi vain vähän korkealaatuista tutkimustietoa. Alan kirjallisuus on tähän mennessä käsitellyt ketteriä menetelmiä enimmäkseen yksittäisen kehitystiimin ja/tai ohjelmistoprojektin näkökulmasta. Käytännön haasteeksi nousee kuitenkin ketterien menetelmien yhdistäminen tuotehallintoon sekä moniprojektiympäristön johtamiseen - joita käsittelevä kirjallisuus jättää ketterät menetelmät pitkälti huomiotta. Käynnissä olevien projektien ja muun toiminnan kokonaiskuvan hahmottaminen ja liiketoiminnallisesti tarkoituksenmukainen priorisointi ovat kuitenkin keskeisiä käytännön haasteita monissa pienissä ohjelmisto-organisaatioissa.

Tässä väitöskirjassa käsitellään tuotehallinnon ja projektisalkun hallinnan roolia ketterissä ohjelmistokehitysmenetelmissä (esim. Scrum) pienten ohjelmisto-organisaatioiden erityispiirteitä huomioiden. Aiheen käytännönläheisyyden vuoksi tutkimuksen empiiriseksi lähestymistavaksi valittiin konstruktiivinen, laadullinen osallistuva toimintatutkimus joukossa tapausyrityksiä. Tulosten positioinniksi suoritimme systemaattisen kirjallisuuskatsauksen joka tieteellisen kirjallisuuden lisäksi kattoi myös ammatinharjoittajille suunnattua kirjallisuutta.

Tutkimuksen tuloksena syntyi malli joka esittää miten liiketoiminta- ja ohjelmistokehitystä yhdistävät avainprosessit - tuotekehityksen tiekartoitus, tuotejulkaisujen suunnittelu sekä tuote- ja projektisalkun hallinnan eri tasot - voidaan ymmärtää kohti ketterää ohjelmistokehitystä pyrkivissä organisaatioissa. Esitämme myös esimerkin tuotekehityksen tiekartasta, selitämme miksi tietoinen "tekemissalkun" hallinta on ainakin tietyissä tilanteissa keskeistä myös pienille organisaatioille ja tarjoamme ohjeita siihen.

Mallin toiminnalliseksi validoinniksi työssä esitellään Agilefant (www.agilefant.org), avoimen lähdekoodin työkalu ketteriä menetelmiä kokonaan tai osittain noudattavan organisaation töiden hallintaan. Agilefant täydentää ketterien menetelmien mukaista työlista-ajattelua mahdollistamalla myös työn osituksen hierarkkisia rakenteita käyttäen. Esitämme, että tämä edistää liiketoiminnallisten tavoitteiden näkyvyyttä sallien myös ketterien menetelmien mukaisen vaatimusten juuri-oikeaan-tarpeeseen tarkentamisen.