Socio-cognitive perspectives on IT-enabled change in organizations

Abstract

This dissertation examines the long-term evolution of information technology (IT) in organizations from a socio-cognitive perspective. The socio-cognitive perspective on IT-enabled change analyzes the individual and collective processes that are required to process information and to carry through concerted commitments in the organization. Specifically, this study addresses two questions related to the adoption of IT in organizations: (1) "Why organizations have difficulty bringing about IT-enabled change?", and (2) "How can organizations nurture IT-enabled change?" The dissertation is composed of an introduction and four individual studies. In the first paper, the concept of mindfulness is applied to analyze cognitive inertia and techno-social change processes in organizations. The second paper examines how the path dependencies of technology and power relations interrelate. The third paper explores the role of IT and IT management in the organizational search for improved organizational alignment. Finally, an historical study on the evolution of IT in retail industry provides a long term perspective on techno-social change. Using historical, quantitative, and qualitative research designs, the studies address the entire lifecycle of IT in organizations. The dissertation contributes to the existing literature on socio-technical and socio-cognitive change by identifying the organizational processes that construct IT-enabled change in organizations. The study argues that from a socio-cognitive perspective IT-enabled change in an organization can be explored through three organizational processes: comprehension, building commitment, and coordination. The process of comprehension refers to awareness and understanding of the opportunities provided by IT. In addition to comprehension, IT-enabled change is conditioned by an organizational commitment to act. Making decisions and building commitment on IT-initiatives is associated with personal interests and political concerns. Finally, IT-enabled change also commonly cross functional boundaries and call for a coordinated effort and alignment between organizational professions and units. The three processes of comprehension, building commitment, and coordination occur throughout the technological lifecycle and are partly overlapping. The better comprehension organizational actors have of the opportunities provided by IT, the more likely they are to make decisions and build joint alignment for the change initiative. Strong organizational commitment again enables effective cross-functional coordination for the change effort.

Väitöskirja tarkastelee tietotekniikan kehittymistä organisaatioissa sosio-kognitiivisesta näkökulmasta. Tietotekniikan ja organisaatioiden muutosta käsitellään analysoimalla yksilö- ja ryhmätason prosesseja, joita organisaatiot tarvitsevat tiedon käsittelyyn sekä muutosten toteuttamiseen. Väitöskirja tarkastelee kahta tutkimuskysymystä: (1) miksi organisaatioilla on vaikeuksia tietotekniikan mahdollistamien muutosten toteuttamisessa? sekä (2) miten organisaatiot voivat edesauttaa tietotekniikan mahdollistamien muutosten toteuttamista? Väitöskirja käsittelee historiallisten, laadullisten sekä kvantitatiivisten tutkimusmenetelmien avulla tietotekniikan koko elinkaarta organisaatioissa. Väitöskirja koostuu johdanto-osuudesta ja neljästä erillisestä tutkimuksesta. Ensimmäisessä tutkimuksessa analysoidaan tietoinen läsnäolo -käsitteen (mindfulness) avulla organisaatioiden kognitiivista inertiaa ja tekno-sosiaalisia muutosprosesseja. Toinen tutkimus tarkastelee, miten teknologian ja organisaation valtasuhteiden polkuriippuvuudet kietoutuvat toisiinsa. Kolmas artikkeli keskittyy tietotekniikan ja tietotekniikan johtamisen merkitykseen organisaation yhdensuuntaisuuden ja toiminnan kehittämisessä. Neljäs artikkeli on historiallinen tutkimus, jossa arvioidaan pitkittäistutkimuksen avulla tietotekniikan kehittymistä ja tekno-sosiaalista muutosta kaupan alalla. Väitöskirjan teoreettinen kontribuutio sosio-tekniseen ja sosio-kognitiiviseen näkökulmaan on niiden keskeisten organisatoristen prosessien tunnistaminen, joiden myötävaikutuksella tietotekniikan mahdollistama muutos organisaatiossa toteutuu. Työn keskeinen väitös on, että sosio-kognitiivisesta näkökulmasta tietotekniikan mahdollistamaa organisatorista muutosta voidaan ymmärtää kolmen organisatorisen prosessin avulla. Nämä prosessit ovat käsittäminen, sitoutuminen, sekä koordinointi. Käsittäminen viittaa tietoisuuteen sekä kykyyn havaita ja ymmärtää tietotekniikan tarjoamia mahdollisuuksia. Organisaation sisäiset valtasuhteet sekä henkilökohtaiset motiivit puolestaan vaikuttavat päätöksentekoon sekä siihen, miten eri toimijat sitoutuvat muutoksen läpivientiin. Tietotekniikan mahdollistamat muutokset myös ylittävät tyypillisesti organisaation raja-aitoja ja edellyttävät muutoksen koordinointia yli yksikkörajojen. Käsittäminen, sitoutuminen, sekä koordinointi vaikuttavat läpi teknologian ja järjestelmien elinkaaren ja ovat osaksi päällekkäisiä prosesseja. Päätöksentekijöiden ymmärrys tietotekniikan mahdollistamista muutoksista edesauttaa päätöksentekijöiden sitoutumista muutokseen. Laaja sitoutuminen puolestaan tukee muutoksen läpivientiä sekä koordinointia yli organisaatioyksiköiden.