Selecting an IT system for supplier relationship management

Abstract

There is an increased interest in supplier relationship management (SRM) since it has been identified that organizations have become more reliant on their suppliers in terms of firm performance. SRM has also been detected with the need for digitalization, but the difficulty nowadays is that there are a large number of commercially available software solutions by various companies capable of fulfilling the needs and requirements of an organization. Thus, an effort needs to be put into selecting the most suitable IT-provider and solution from all the competing alternatives.

The main objective of this thesis is to develop a model for IT procurement process. Two research methods were used. First, a literature review regarding supply chain management (SCM) and procurement, SRM and SRM systems, and IT procurement processes were done. Next, empirical research was conducted as an insider action research consisting of, e.g., interviews and workshops.

It was found that several benefits related to SRM and having an SRM system can be experienced. These benefits include on-going monitoring of the suppliers and their performance, coordinating and automating communication, increased transparency, and risk mitigation. Requirements for a system can be derived by, e.g., interviewing and workshopping with selected stakeholders. Requirements for a supplier can be determined based on literature and asking questions from the supplier regarding these criteria. An IT system can then be chosen through the steps of longlisting, shortlisting, and final selection. During these three steps, a request for information (RFI) document is comprised to score objective requirements, then a shortlist is composed based on the scoring, and these suppliers demonstrate their solution and provide references to score subjective requirements. One system under study appeared to satisfactorily meet the system and supplier requirements set by the case company.

The results imply that the IT procurement process model used in this thesis to select an SRM system for the case company is generalizable to selecting other IT systems as well. In the first step, preparations are done, i.e., a current state analysis, stakeholder identification, determining goals and vision, and assigning teams and their responsibilities. In the second step, the requirements for the system are defined by conducting a requirements engineering (RE) study. Also, the supplier requirements are defined. In the third step, an IT system is selected through longlisting, shortlisting and final selection based on the derived requirements. This three-step model should result in procuring an IT system that complies with the set requirements.

Koska organisaatiot ovat yhä enemmissä määrin riippuvaisia toimittajistaan, toimittajasuhteiden hallinnasta on tullut tärkeämpää. On myös tunnistettu, että toimittajasuhteiden hallinta on yksi osaalue, jolla tarvitaan digitalisoitumista. Nykyään ongelmana kuitenkin on, että markkinoilla on useita systeemejä, jotka täyttävät organisaatioiden tarpeet ja vaatimukset koskien systeemejä. Siksi onkin tärkeää pystyä valitsemaan kaikista sopivin IT-palveluntarjoaja ja systeemi kilpailevista vaihtoehdoista.

Tämän diplomityön tarkoitus on kehittää malli IT hankintaprosessille. Tutkimuksessa käytetiin kahta tutkimusmetodia: kirjallisuuskatsaus ja empiirinen tutkimus. Kirjallisuuskatsaus käsittelee toimitusketjujen hallintaa ja hankintaa, toimittajasuhteiden hankintaa ja toimittajasuhteiden hankintaan käytettäviä systeemejä, sekä IT hankintaprosesseja. Empiirinen tutkimus toteutettiin sisäpiirin toimintatutkimuksena, joka koostui muun muassa haastatteluista ja workshopeista.

Tutkimuksen perusteella toimittajasuhteiden hallinta ja tähän käytettävä systeemin voivat tuoda useita hyötyjä. Näihin hyötyihin lukeutuvat muun muassa toimittajien ja heidän suoriutumisensa jatkuva seuranta, kommunikaation koordinointi ja automatisointi, lisääntynyt avoimuus, sekä riskien ehkäiseminen. Systeemin vaatimukset voidaan selvittää muun muassa haastattelemalla ja workshoppaamalla valittujen sidosryhmien kanssa. Palveluntarjoajan vaatimukset voidaan puolestaan määritellä kirjallisuuden avulla ja kysymällä palveluntarjoajilta kysymyksiä liittyen valittuihin kriteereihin. IT-systeemi voidaan sitten valita laatimalla laaja ehdokasluettelo, suppea ehdokasluettelo, ja tekemällä lopullinen valinta. Näiden kolmen vaiheen aikana laaditaan tietopyyntödokumentti objektiivisten vaatimusten pisteytystä varten, sitten laaditaan suppea ehdokasluettelo pisteytyksen perusteella, ja lopuksi ehdokkaat demonstroivat systeemiään ja antavat referenssit subjektiivisten vaatimusten pisteyttämiseksi. Tutkimuksessa yksi systeemi vastasi organisaation asettamia systeemin ja palveluntarjoajan vaatimuksia.

Tulosten mukaan tutkimuksessa käytetty malli IT hankintaprosessille, jonka avulla tutkimuksessa valittiin systeemi toimittajasuhteiden hallinnalle, on yleistettävissä muidenkin IT-systeemien hankintaan. Mallin ensimmäisessä vaiheessa tehdään analyysi nykyhetkestä, määritellään sidosryhmät, määritellään hankinnan tavoitteet ja vision, sekä määritellään tiimit ja niiden vastuut. Toisessa vaiheessa systeemin vaatimukset selvitetään vaatimusmäärittelyn kautta ja lisäksi palveluntarjoajaa koskevat vaatimukset määritellään. Kolmannessa vaiheessa IT-systeemi valitaan laatimalla laaja ehdokasluettelo, suppea ehdokasluettelo, ja tekemällä lopullinen valinta asetettujen vaatimusten perusteella. Tämän kolmivaiheisen mallin tulisi johtaa IT-systeemin hankintaan, joka vastaa parhaiten asetettuja vaatimuksia.