Utilizing Cross-Enterprise Information Sharing for Mutual Benefits: A Case Study

Abstract

Sophistication of information techonology in recent decades has led to collecting and storing large volumes of information across all industries. Companies are continuously figuring out ways to better utilize this information in order to better understand customer behavior, improve every part of their operations, and as a basis of innovation in order to gain competitive advantage. Some of this information is held by other enterprises who are protecting it in order to maintain competitive advantage --- unless there exists a mutual benefit in sharing the information. Information sharing across enterprise borders presents a multitude of technological, organizational, legal, financial and business model challenges that companies must solve to keep improving themselves in the best manner possible.

This study aims to understand the challenges and supporting factors companies face in sharing information in order to gain mutual benefits. As a result, a set of actions companies should implement prior to beginning cross-enterprise information sharing is presented. This study is an explorative case study focusing on a cardboard production line with six companies involved, where one company is the production line operator and the others are suppliers. The companies plan to enter an information sharing setting with the goal of improving the efficiency of the production line through predictive maintenance, and then sharing the created value between the stakeholders.

The results suggest that companies have to balance between the risk and reward of sharing information, understand the value chain setup and financial breakeven, build supporting technology for access management, security and governance of information, identify correct information and adjust their company culture, roles and processes and business model. To begin cross-enterprise information sharing, companies must identify business goals, choose their position in the ecosystem, establish partnerships and the technology setup, and define common business model, rules, contracts, operating model, processes and services.

Tietotekniikan nopea kehittyminen viime vuosikymmeninä on mullistanut yritysten kyvyn kerätä ja hallita tietoa. Yritykset hyödyntävät tietoa palveluiden ja tuotteiden kehittämiseen, toiminnan tehostamiseen, uusien liiketoimintamahdollisuuksien innovointiin sekä asiakkaiden tarpeiden parempaan ymmärtämiseen. Tieto on valtaa, ja yritys joka omistaa suurimman määrän tietoa voi sen avulla saavuttaa merkittävän kilpailuedun muihin yrityksiin nähden. Yritykset omistavat paljon tietoa joka on hyödyllistä myös muille yrityksille, mutta tiedon jakaminen muiden yritysten kanssa voi johtaa yrityksen kilpailuedun heikentymiseen.

Tämä tutkimus pyrkii ymmärtämään yritysten väliseen tiedon jakamiseen liittyvät haasteet ja hyödyt yhteisten etujen saavuttamiseksi. Tutkimuksen tulos on lista toimenpiteistä jotka ohjaavat yrityksen kohti yritysten välistä tiedon jakamista. Tutkimus on metsäteollisuuteen keskittyvä tapaustutkimus, jossa kartonkikonetta operoiva yritys ja sen laitetoimittajat aloittavat yritysten välisen tiedonjaon. Yritysten yhteinen tavoite on tiedon jakamisen avulla kehittää kartonkikoneen toimintaa toteuttamalla ennakoitavaa huoltoa, ja jakaa syntyneet hyödyt keskenään.

Yritysten väliseen tiedonjakamiseen liittyvät haasteet ovat sen hyötyjen ja haittojen ymmärtäminen, arvoketjun rakenteen ja taloudellisen kannattavuuden ymmärtäminen, tiedon hallinnon ja tietoturvan mahdollistavan teknologian luominen, oikean tiedon tunnistaminen, yrityskulttuuriin muuttaminen kohti samanaikaista kilpailua sekä yhteistyötä, luodun arvon jakaminen osapuolten kesken, sekä roolien, prosessien sekä liiketoimintamallien kehittäminen. Tiedon jakamisella yritykset voivat parantaa tuote- ja palvelukehitystä, luoda uusia liiketoimintamahdollisuuksia, tehostaa yrityksen toimintaa sekä luoda syvempiä yhteystyösuhteita. Yritysten välisen tiedon jakamisen toteuttamiseksi yrityksen tulee aluksi ymmärtää tiedolla saavutettavat liiketoimintamahdollisuudet ja määrittää yrityksen asema ekosysteemissä. Yrityksen tulee seuraavaksi ymmärtää tiedon jakamisen mahdollistavan teknologian tarpeet sekä tunnistaa kumppaneita liiketoimintamahdollisuuksien toteuttamiseksi. Tämän jälkeen yritysten tulee luoda yhteinen liiketoimintamalli, säännöt sekä toimintamalli, ja kehittää tarvittava teknologia tiedon jakamiseksi. Lopuksi yritysten tulee luoda yhteiset roolit ja prosessit, jotta tiedon jakaminen voi alkaa.