Organisaation sisäisten vastuiden ja tehtävien määritteleminen 5D-projektinhallintaympäristössä

Abstract

Tutkimuksen tavoitteena on määritellä organisaation sisäisten vastuiden ja tehtävien jakautuminen eri osapuolille 5D-projektinhallintajärjestelmässä. Tavoitteeseen pyritään vastaamalla päätutkimuskysymykseen “Miten vastuut ja tehtävät tulisi jakaa integroidussa 5D-projektinhallintaohjelmistossa?”. Tavoitteen saavuttamiseksi analysoidaan 5D-projektinhallintaohjelmaan siirtyvän kohdeyrityksen nykyisiä toimintatapoja järjestelmään liittyvin osin ja luodaan uudet prosessikaaviot. Prosessikaavioiden ja tehtävien toimivuutta arvioidaan muodostettujen pilottiryhmien avulla.

Diplomityö koostuu kirjallisuuskatsauksesta, jossa käsitellään rakennusalan projektinhallintaa sekä 5D-projektinhallinnan erityispiirteitä. Projektinhallinnan lisäksi kirjallisuuskatsauksessa käsitellään toiminnanohjausjärjestelmiä, niiden erityispiirteitä rakennusalalla, hyötyjä sekä käyttöönottoprosessia. Tutkimusmenetelmänä on toimintatutkimus ja tutkimuksen aikana kohdeyrityksen nykyisiä toimintatapoja analysoidaan työpajojen ja teemahaastatteluiden avulla. Kerätyn tiedon pohjalta muodostetaan ehdotelma uusista prosesseista. Uusia prosesseja pilotoidaan ja näihin tehdään tarvittavia muutoksia ennen varsinaista käyttöönottoa.

Tutkimuksen tuloksena esitellään käyttöönoton aiheuttamat muutokset ohjelmistoon liittyvissä tehtävissä ja vastuissa. Luotuja prosessikaavioita voidaan hyödyntää loppukäyttäjien koulutuksessa ja niillä voidaan selkeyttää ohjelmistoon liittyviä tehtäviä ja tehtävien välisiä riippuvuuksia. Kyseessä on ensimmäinen ehdotelma ja näiden prosessien toimivuutta tulee arvioida erikseen käyttöönoton jälkeen. Lisäksiprojektinhallintajärjestelmät vaativat jatkuvaa kehittämistä, joten myös luotuja prosessikaavioita tulee kehittää saadun palautteen perusteella.

Tutkimuksen aikana havaittiin, että 5D-projektinhallintajärjestelmä lisää prosessien läpinäkyvyyttä ja informaation virtausta. Samalla tietomallien keskeisyys projektinhallinnassa kuitenkin lisää loppukäyttäjien tietoteknisen osaamisen vaatimustasoa. Näin ollen tietomalliosaston vastuu ja tehtävät kasvavat käyttöönoton myötä. Lisäksi järjestelmälle on nimitettävä pääkäyttäjät, jotka vastaavat toimintatapojen kehittämisestä sekä ylläpidosta.

The objective of this study is to define the internal responsibilities and tasks of an organization in a 5D project management environment. The main research question is “How the tasks and responsibilities should be divided in the integrated 5D project management software?”. To reach this objective study analyses current workflows that are connected to the software of the case company which is implementing 5D project management software. New workflows are created and these workflows and tasks are evaluated with the pilot groups.

The study consists of literature research which handles construction management and the special features of 5D project management. Study also handles enterprise resource systems (ERP), special features of construction ERP, advantages and the implementation process. The research method is activity study and the study analyses current workflows of the case company with workshops and interviews. New workflows and tasks are formed based on the collected data. New workflows and tasks are piloted and needed adjustments are made before the implementation.

As a result the changes to the tasks and responsibilities are presented. Created process mappings can be utilized during the end-user training and process workflows could be used to clear out the picture of the tasks and dependence on different tasks. It is needed to remember that in this phase the workflows are still drafts. Drafts are needed to be evaluated after the implementation. It is also recommended to develop the workflows and tasks continuously based on the end-user feedback.

During the study was noted that 5D project management systems improves transparency of the processes and information flow. However, central location of the BIM softwares increases the IT requirements of end-users. Therefore BIM department will have increased amount of tasks and responsibilities. System will also need admins what are responsible on the data and developments of the processes.