Tilaajan erillishankintojen aiheuttamien erityisvaatimusten huomioiminen hankeprosessissa

Abstract

Muuttovalmiiden toimitilojen rakennuttaminen on tuonut rakennuttajalle uudentyyppisiä haasteita. Rakennuttajan on pystyttävä tunnistamaan ja määrittelemään loppukäyttäjän toiminnan edellyttämät tarpeet ja erityisvaatimukset. Erityisvaatimusten huomioiminen ja sisällyttäminen hankkeeseen ovat vaatineet uudentyyppisten hankintojen tekemistä ja koordinointia, mikä vuorostaan on aiheuttanut rakennuttajalle kuuluvien erillishankintojen määrän lisääntymistä. Erillishankinnoilla tarkoitetaan tässä diplomityössä sopimusvaiheessa pääurakan ulkopuolelle jääviä hankintoja, joiden koordinoinnista ja hankinnasta vastaa rakennuttaja.

Tämän diplomityön tavoitteena oli perehtyä erityisesti monitilaympäristön rakennuttamisen erillishankintavaatimuksiin. Työssä kartoitettiin monitilaympäristön tyypillisimpiä erillishankintoja, erillishankintojen hallintaan liittyviä ongelmakohtia hankkeen eri vaiheissa sekä erityisvaatimusten tunnistamisessa toistaiseksi hyödynnettyjä toimintatapoja. Erillishankintojen määrittelyn ja hallinnan käsittely rajattiin tilaajan ja rakennuttajakonsultin näkökulmaan hankkeessa.

Aihetta on käsitelty akateemisessa kirjallisuudessa suhteellisen vähän, minkä vuoksi tutkimusmetodeina hyödynnettiin teemahaastatteluja sekä tapaustutkimusta. Haastateltaviksi valittiin monipuolisesti erilaisissa tehtävissä tilaajina tai tilaajan edustajina toimineita henkilöitä. Tapaustutkimuskohteena analysoitiin peruskorjattua toimitilaa, joka muutettiin monitilaympäristöksi.

Työssä havaittiin, että erillishankintojen hallintaan tulisi kiinnittää enemmän huomiota. Haastattelutulosten perusteella etenkin tiedonkulkua ja dokumentointia tulisi kehittää yleisesti hankkeissa, niin myös erillishankintojen hallinnan osalta. Erillishankintoihin liittyviä tehtäviä todettiin liittyvän hankeprosessin kaikkiin vaiheisiin. Systematisoidumman prosessin kehittämiseksi tutkimustuloksiin perustuen laadittiin taulukko, johon määriteltiin erillishankintoihin liittyvät tehtävät, toimintatavat ja tehtävän suorittamiskeksi vaadittavat kriittiset tiedot.

There are new challenges for contractees because of a need for custom build office premises. In consequence of the change contractees must be able to identify the needs and special requirements of their customers. Taking special requirements into account new types of procurements has to be included in the construction project. Due to increased amount of client’s procurements, more attention has to be also paid on the procurement coordination.

This study aimed to familiarize the construction management requirements of the procurements in activity based offices. The study charted the most typical procurements, management problems of individual acquisition in the different phases of the project life cycle and operation modes utilized currently for the identification of requirements. The study analyzed the perspective of a project management consultant or an owner of a building project in construction projects.

The study exploited a case study research and theme interviews as research methods because of a limited number of academic publications about the topic. The selected interviewees were engaged in the project management as clients or consultants. The case study analyzed an activity based office that was renovated.

The finding in this study was that it is necessary to pay more attention to the procurement management. Based on the interview study at least the flow of information and documentation must be developed in construction projects in general. The same target applies to a development of procurement management. Procurement management is needed in every phase of project life cycle. The aim was to systematize the procurement process. Thus, a table of a developed procurement process was created based on the findings. Tasks and operation modes were defined into the table. Additionally, the table includes critical information that is needed to conduct the specific tasks.