Managing for knowledge creation in exploratory projects

Abstract

During the last decade, there has been an increasing amount of research focusing on the management of exploratory projects in project management research. A characteristic of exploratory projects is that their goals are only broadly, if at all, defined at the beginning. This starting point is contrary to the traditional approach in project management in which a goal and plan for reaching the goal is clearly defined at the outset. Prior research has identified management principles and different strategies for handling exploratory projects, however, research on project managers' approaches and the challenges that they encounter in this context is still limited. Furthermore, the experiences of team members working on exploratory projects that require adopting an iterative (i.e. looping back in the process) development approach, in which developing knowledge through experimentation is a central activity, have also been hardly explored. With the overall objective of improving the understanding of the management of exploratory projects, this dissertation addresses the following research questions: 1) How do project managers approach exploratory projects and what types of challenges do they encounter? 2) How should experimentation be supported by the project manager in exploratory projects? The current dissertation is a compilation of five individual articles, each providing a complementary perspective on the two broader research questions. A qualitative research approach utilizing case study and action research approaches is adopted. The empirical data that appears in this dissertation was collected through semi-structured interviews and video recordings. In total, 81 interviews were conducted with project managers and practitioners novice to exploratory projects and experimentation, and 7.5 hours of video data was gathered on experimentation efforts. A critical realist perspective to the phenomenon was adopted by following an abductive process of data analysis. Through the longitudinal approach, the findings of the current dissertation provide new information about the dynamic nature of managing exploratory projects. Furthermore, by adopting a micro-level perspective in investigating how novice practitioners of the approach undertake experimentation, the findings of the current research offer valuable new insights into the management of experimentation, a key characteristic of exploratory projects. Finally, the findings suggest the central importance of process know-how in exploratory projects. The role of the project manager moves from managing the efficient execution of the project toward facilitating the iterative development process by ensuring that the project team does not converge (i.e. narrow the problem space by choosing the solution to develop further) too early and is able to extract learning from the experiments.

Viime vuosikymmenen aikana projektijohtamisen tutkimusalalla on lisääntynyt eksploratiivisten projektien (eng. exploratory project) johtamiseen keskittyvä tutkimus. Tunnusomaista eksploratiivisille projekteille on, että niiden tavoitteet asetetaan projektin alkuvaiheessa vain löyhästi, jos lainkaan. Tämä lähtökohta on melko vastakkainen perinteiselle projektijohtamisen lähestymistavalle, missä projektin tavoite ja suunnitelma tavoitteen saavuttamiselle määritellään selkeästi jo projektin alusta alkaen. Aikaisempi tutkimus on tunnistanut projektijohtamisen periaatteita sekä erilaisia strategioita eksploratiivisten projektien johtamiselle. Eksploratiivisten projektien projektipäällikön lähestymistapoihin ja projekteissa kohdattuihin haasteisiin liittyvä tutkimus on kuitenkin vielä melko vähäistä. Vielä vähemmän on tutkittu projektitiimien ja tiimin jäsenten kokemuksia projekteissa, joissa keskeistä on iteratiivisen (eng. iterative), eli toistuvan, menettelytavan omaksuminen ja (tiedon) kehittäminen kokeilemalla. Tämän väitöskirjan tavoitteena on parantaa ymmärrystämme eksploratiivisten projektien johtamisesta vastaamalla seuraaviin tutkimuskysymyksiin: 1) Miten projektipäälliköt lähestyvät eksploratiivisia projekteja ja millaisia haasteita he kohtaavat niiden johtamisessa? 2) Miten projektipäällikön tulisi tukea kokeilua (eng. experimentation) eksploratiivisissa projekteissa? Tämä väitöskirja koostuu viidestä erillisestä tutkimusartikkelista, joista jokainen tarjoaa täydentävän näkökulman näihin kahteen, laajempaan tutkimuskysymykseen. Tutkimus on laadullinen ja hyödyntää lähestymistapoinaan pitkittäistä tapaustutkimusta ja toimintatutkimusta. Empiirinen aineisto kerättiin puolistrukturoiduilla haastatteluilla sekä videonauhoitteiden avulla. Aineisto koostuu yhteensä 81:stä eksploratiivisten projektien ja kokeilujen suhteen noviisin projektipäällikön ja ammatinharjoittajan haastattelusta sekä 7,5 tunnin pituisesta, kokeilujen tekemiseen liittyvästä videoaineistosta. Tutkimus noudattaa kriittisen realismin ja abduktiivisen aineistoanalyysin periaatteita. Pitkittäisen lähestymistavan ansiosta väitöskirjan tutkimustulokset tarjoavat uutta tietoa eksploratiivisten projektien johtamisen dynaamisesta luonteesta. Lisäksi tämä tutkimus osoittaa mikrotason näkymää hyödyntäen, miten ammatinharjoittajat, jotka ovat noviiseja kokeilujen suhteen, ryhtyvät kyseiseen toimeen. Väitöskirjan tulokset tarjoavat hyödyllistä, uutta tietoa kokeilujen johtamisesta, joka on eksploratiivisten projektien keskiössä. Tämän lisäksi tulokset viittaavat prosessitietotaidon keskeiseen rooliin eksploratiivisissa projekteissa. Niissä projektipäällikön rooli muuttuu projektin tehokkaan toteuttamisen johtamisesta kohti iteratiivisen kehitysprosessin fasilitointia sekä sen varmistamista, että projektitiimi ei konvergoi (eng. converge, ts. kavenna ongelmakenttää valitsemalla ratkaisua, jota kehittää edelleen) liian varhain ja kykenee oppimaan kokeiluistaan.