Applicability of Lean Principles and Kanban Method in Managing SaaS Delivery Projects and Tasks

Abstract

In software as a service project delivery, projects are implemented in a tight collaboration with customer, with fast and changing requirements. Generally, companies being able to answer fast and with quality to requests and issues prevail. To manage scope and requirements and deliver fast and with quality, a set of good practices, methods and tools in both project and task management are needed. Lean and Kanban are trending principles and methods in software industry to manage projects and continuously deliver value to customers.

The research problem this Master's Thesis addresses is: How can Lean principles and Kanban method improve task and project management throughout the lifecycle of SaaS delivery projects? To answer our research problem, we conducted an action research in medium sized Finnish software company. Our empirical study focused on studying company's current project and task management, their challenges and best practices. In our literature review, we studied concepts of Kanban and Lean, their characteristics and found benefits. Later we concluded our empirical and literature studies together and created a list of concrete improvement suggestions and guidelines for task and project management.

Kanban and Lean provide multiple benefits for task and project management, especially when there are challenges with task transparency, team collaboration and having a clear development process. Kanban and Lean together with best practices steer project work more towards fast deliveries, better knowledge sharing, improved collaboration and faster reactions to changes and bottlenecks. The preliminary results from a pilot team that took Kanban and Lean into use speak for mentioned benefits. Furthermore, unifying and harmonizing task and project management processes under same online tool help in management and following best practices. This tool should be shared with customers for better collaboration and value co-creation.

SaaS projektitoimituksessa hankkeet toteutetaan tiiviissä yhteistyössä asiakkaan kanssa, missä vaatimukset muuttuvat nopeasti. Yritykset, jotka pystyvät vastaamaan nopeasti ja laadukkaasti vaatimuksiin menestyvät. Hyviä toimintatapoja, menetelmiä ja työkaluja sekä projektin- että tehtävänhallintaan tarvitaan, jotta voidaan hallita projektin laajuutta ja vaatimuksia sekä toimittaa nopeasti ja laadulla. Lean ja Kanban ovat suosittuja periaatteita ja menetelmiä ohjelmistotuotannossa hankkeiden hallinnoimiseen ja jatkuvaan toimittamiseen asiakkaille.

Tämän diplomityön tutkimusongelma on: Miten Lean periaatteet ja Kanban menetelmä voivat parantaa tehtävien- ja projektienhallintaa koko SaaS-toimitusprojektin elinkaaren ajan? Vastataksemme tutkimusongelmaan, teimme toimintatutkimuksen keskisuuressa suomalaisessa ohjelmistoyrityksessä. Empiirisessä tutkimuksessamme keskityimme yrityksen nykyisen projektin- ja tehtävänhallinnan haasteiden ja parhaiden käytäntöjen tutkimiseen. Kirjallisuuskatsauksessamme opiskelimme Kanbanin ja Leanin ominaisuuksia ja hyötyjä. Myöhemmin yhdistimme empiirisen ja kirjallisen tutkimuksemme, ja loimme listan konkreettisista parannusehdotuksista tehtävien- ja projektinhallinnalle.

Kanban ja Lean tarjoavat monia etuja tehtävien- ja projektinhallintaan, erityisesti silloin, kun haasteina on tehtävien läpinäkyvyys, ryhmän yhteistoiminta ja selkeän kehitysprosessin puuttuminen. Kanban ja Lean yhdessä parhaiden käytäntöjen kanssa ohjaavat hankevalmistusta nopeampaan toimitukseen, tietämyksen jakamiseen sekä nopeampaan reagointiin pullonkauloihin ja muutoksiin. Kanbanin ja Leanin käyttöönottaneesta pilottiryhmästä saadut alustavat tulokset puhuvat mainittujen etujen puolesta. Lisäksi, tehtävien- ja projektinhallinnan yhteenmukaistaminen ja harmonisointi saman verkko-ohjelmiston alle, ohjaa yritystä parempaan hallittavuuteen sekä parhaiden käytäntöjen seuraamiseen. Tämä työkalu tulee jakaa asiakkaan kanssa paremman yhteistyön ja arvonluomisen takaamiseksi.