Communication Media Choice in Globally Distributed Software Projects

Abstract

The topic for this thesis is to study the communication media choice in globally distributed software projects. This thesis is based on both qualitative data collected from interviews of software professionals working in globally distributed software projects, as well as analysis of communication patterns in such projects. The approach is to evaluate perceived communication media choice and use to understand how communication media is chosen in globally distributed software projects, how the choice affects the projects and teams, and whether particularly good media choice could lead to better outcomes in distributed projects. This thesis will also analyse the communication media choice and use using media choice theories, most notably Media Synchronicity Theory, and assess if the findings are aligned with the predictions of the theory as well as previous research on the area. Main findings in this thesis includes the assessment of which communication media are most commonly used in globally distributed software projects, for which tasks, and by whom. The findings also highlight important organizational factors and individual preferences on communication media use, such as language skills and organizational role, which affect both preference to use a particular communication media as well as the satisfaction and efficiency in using the tool. Furthermore, the findings are brought into a larger context in discussion about the relationship between communication tool choice and project satisfaction and communication efficiency. This thesis aims to provide both practical advice for globally distributed software teams and theoretical guidelines for future research. The contribution for practitioners of this research is to organize and make visible all the factors affecting media choice, and by raising awareness of such factors, aim to improve the overall quality, satisfaction and performance of globally distributed software teams. For future research, this research contributes by both providing confirming evidence on some of the core propositions of Media Synchronicity Theory, as well as pointing out additional factors less pronounced in the current research.

Tämän väitöskirjan tutkimusaiheena on viestintävälineen valinta maailmanlaajuisesti hajautetuissa ohjelmistoprojekteissa. Tutkimus pohjautuu sekä laadulliseen haastettelututkimukseen, jossa on haastateltu hajautetuissa ohjelmistoprojekteissa toimivia ohjelmistoalan ammattilaisia, sekä hajautettujen projektien viestintävälineiden käytön analysointiin. Ongelmaa on lähestytty selvittämällä viestintävälineen valinnan ja käytön kokemuksia, sitä, miten viestintäväline hajautetuissa ohjelmistoprojekteissa valitaan, miten valinta vaikuttaa projekteihin ja projektitiimeihin, sekä johtaako onnistunut viestintävälineen valinta parempiin lopputuloksiin hajautetuissa projekteissa. Väitöskirjassa tarkastellaan viestintävälineiden valintaa ja käyttöä tukeutuen viestintävälineen valintateorioihin, ennen kaikkea Media Synchronicity -teoriaan, ja arvioidaan onko tutkimustulokset linjassa teorian väittämien ja aiemman tutkimuksen kanssa. Väitöskirjatutkimuksen keskeiset tulokset liittyvät selvitykseen siitä, mitä viestintävälineitä hajautetuissa ohjelmistoprojekteissa on käytössä, mihin tehtäviin niiden käyttö liittyy, ja ketkä näitä välineitä käyttävät. Tulokset osoittavat organisaation ja yksilötason piirteiden, kuten kielitaidon ja työroolin, vaikutuksen viestintävälineiden valintaan ja käyttöön. Lisäksi arvioidaan viesintävälineen valinnan yhteyttä työtyytyväisyyteen ja viestinnän tehokkuuteen. Tämän väitöskirjan tavoitteena on antaa sekä käytännön neuvoja hajautetuille ohjelmistoprojekteille että ohjata tulevaa tutkimusta aiheeseen liittyen. Hajautetuissa objelmistoprojekteissa työskenteleville tämä tutkimus pyrkii tarjoamaan jäsenneltyä tietoa kaikista viestintävälineen valintaan liittyvistä seikoista, ja siten edistää hajautettujen projektien yleistä laatutasoa, työtyytyväisyyttä ja työn tuottavuutta. Jatkotutkimuksen kannalta tämän työn keskeistä antia on vahvistus Media Synchronicity -teorian keskeisten osa-alueiden väittämille sekä tunnistaa vielä puuttuvia osa-alueita teoriasta.