Differences between real estate maintenance costs in Scandinavia, Middle East, China and Spain - The savings potential through facility management software

Abstract

Real estates account for 40 % of energy consumption and 30 % of emissions in EU and it covers 70 % of nations GDP in Finland. Real estate maintenance costs have risen over 19 % in the past five years in Finland and maintaining them has a huge socioeconomical impact.

The object of this research was to find out how maintenance costs differ in Scandinavia, Middle East, China and Spain, how real estate owners uses computerized maintenance management software and what kind of savings, both in cost and energy, do they obtain in it.

The theory part focuses on the concept of maintenance, facility management and sustainability and its certificates, in addition with how maintenance costs are analysed and where do they consist of. In the empirical part of the study different maintenance costs from the target countries are analysed in addition with their differences. The interview study was done by interviewing five different companies that use facility management software regularly. They were asked how they use it, what kind of savings have they obtained from it, what kind of added value do they get from it, how do they use mobile applications and see the future development.

As a result, European countries had similar maintenance costs, where as China’s prime market costs were way above them. Companies obtained energy savings from using CMMS in addition with other cost savings, and they constantly use maintenance audits, long term planning, maintenance planning and energy metering, which also gave them biggest added value. Accurate reporting, more efficient working and mobility were seen as the greatest advantages, and they thought that remote monitoring, real time data and mobile applications were the way that development is going in the future.

Kiinteistöistä aiheutuu 40 % kaikesta energiankulutuksesta ja 30 % kaikista päästöistä EUssa ja sen lisäksi Suomessa 70 % bruttokansantuotteesta on kiinni kiinteistöstä. Suomessa myös ylläpitokustannukset ovat nousseet 19 % viimeisen viiden vuoden aikana, joten niiden sosioekonominen vaikutus on huomattava.

Tämän tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, miten ylläpitokustannukset eroavat toisistaan Skandinaviassa, Lähi-idässä, Kiinassa ja Espanjassa, miten kiinteistöomistajat käyttävät kiinteistöjen ylläpito-ohjelmistoja ja minkälaisia säästöjä ja etuja he niistä saavat.

Teoriaosuus keskittyy ylläpidon konseptiin, kiinteistökohteiden johtamiseen, toimitilajohtamiseen, kestävään kehitykseen ja sen sertifikaatteihin, sekä mistä ylläpitokustannukset koostuvat ja miten niitä analysoidaan. Empiirisessä osiossa analysoidaan eri maiden ylläpitokustannuksia ja niiden eroja, niin kustannusten kuin maidenkin. Haastattelututkimuksessa haastateltiin viittä eri yritystä, jotka käyttävät kiinteistöjen ylläpito-ohjelmistoja päivittäin. Heiltä kysyttiin sen eri prosessien käytöstä, millaisia säästöjä he ovat saaneet siitä, millaista lisäarvoa ne tuottavat heille, kuinka he käyttävät mobiiliaplikaatioita ja miten he näkevät tulevaisuuden kehityksen.

Tuloksena Euroopan valtioiden ylläpitokustannukset ovat keskenään melko linjassa, siinä missä Kiinassa ne ovat huomattavasti korkeammat. Haastattelututkimuksen perusteella voidaan todeta, että yritysten energiankulutus tippuu käyttämällä ylläpito-ohjelmistoja ja niiden tuottamaa dataa, mutta johtuen mittaustietojen puutteesta tarkkoja laskelmia tästä ei saatu, kuten ei myöskään kustannussäästöistä. Yritykset käyttivät huoltosuunnitelmaa, palvelupyyntöjä, pitkän tähtäimen suunnitelmaa ja energiamittarointia, mitkä myös hyödyttivät heitä kaikista eniten. Tarkka raportointi, tehostunut työskentely ja mobiilisuus nähtiin suurimmiksi eduiksi ja lisäarvon tuottajiksi, ja kehityksen nähtiin menevän myös tähän suuntaan.