Uudenmaan TE-toimiston toimitilaverkostomuutoksen vaikutus työhyvinvointiin ja -tyytyväisyyteen

Abstract

Valtion virastojen ja laitosten vuonna 2016 käyttämät toiminnan kulut olivat n. 9,8 Mrd euroa, joista edelleen toimitilakustannukset olivat n. 976 milj. euroa. Toimitilojen osuus oli vuonna 2016 siten n. 10,0 % valtion virastojen ja laitosten toimintakuluista. Valtion 4,4 Mrd vuotuisten henkilöstökulujen tehokasta käyttöä on pyritty tukemaan laatimalla toimitilastrategioita ja toimitila- ja työympäristökonsepteja. Samalla on pyritty muokkaamaan toimitilat uusimman tutkimustiedon pohjalta ja myös säästämään valtion toimitilakustannuksissa kokonaisuudessaan.

Toimitilaverkoston ja työympäristön muutosprojektin suunnittelu aloitettiin Uudenmaan TE-toimistojen osalta vuonna 2013. Uusia työympäristöjä alettiin ottaa käyttöön loppuvuodesta 2013 alkaen. Uusiin toimipaikkoihin keskitettiin alueen pieniä toimipaikkoja kasvattaen samalla yksikkökokoja. Tilat suunniteltiin Työ- ja Elinkeinotoimistojen sekä Elinkeino-, Liikenne- ja Ympäristökeskusten yhteisen toimitila- ja työympäristökonseptin linjausten mukaisiksi. Toimitila- ja työympäristökonsepti on laadittu uusien työteon tapojen pohjalta edistämään työympäristömuutoksen etenemistä valtionhallinnossa.

Kirjallisuuskatsauksessa käsiteltiin ilmiöitä ja megatrendejä uusien työnteon tapojen taustalla, toimitilojen eri ominaisuuksien kokemiseen työhyvinvoinnin kannalta sekä toimitiloihin ja niiden hallintaan liittyvää valtionhallinnon ohjeistusta.

Empiirisessä osassa analysoitiin VMBaro-henkilöstökyselyllä saatuja kyselytuloksia lisäämällä tekijä kuvaamaan työympäristömuutosta. Tämän tekijän perusteella muodostettiin kohde- ja vertailuryhmä analysoitaessa työhyvinvointiin ja tyytyväisyyteen tiloihin ja työvälineisiin koskevien kysymysten vastauksia tilastollisilla menetelmillä.

Lopputuloksena oli että monitilaympäristöön siirtymisellä omiin työhuoneisiin perustuvasta toimistotilasta ei ollut tilastollisesti merkitsevää yhteyttä kummankaan tutkitun kysymyksen osalta. Tilankäytön tehokkuuden ja työhyvinvoinnin sekä tyytyväisyyden työtiloihin ja työvälineisiin osalta oli kaavioista havattavissa negatiivinen korrelaatio, eli tilankäytöltään tehokkaammissa tiloissa oltiin tyytyväisempiä, mutta yhteydelle ei ollut kuitenkaan todettavissa tilastollista merkitsevyyttä.

State agencies and institutions used approximately 9.8 billion euros on their operating expenses in 2016. Operating costs included approximately 976 million Euros of premise costs, roughly 10% of the total. The government has implemented strategies regarding the use of commercial properties along with work environment and business premises concepts in an effort to improve the efficiency of their 4,4 billion Euro personnel expenses. At the same time there has been an effort to both modify the premises based on the most recent scientific knowledge and cutting costs related to commercial properties in general.

The project of refurbishing the network of commercial properties along with changing the working environments for the Uusimaa Employment and Economic Development Offices was started in 2013. The first refurbished work environments began use at the end of 2013. The new premises housed numerous smaller offices that previously had their own premises while increasing unit sizes. The facilities were designed to match the common premise and working environment policies and concepts that the Ministry of Employment and Economic Development Office, and the Centre for Economic Development, Transport and Environment centers share. The concepts for premises and work-environments have been made on the basis of the new ways of working in an effort to support the working environment change within the state administration.

The literature review concentrates on the phenomena and megatrends that form the basis of the new ways of working, how the new premises are seen from the point of view of job well-being, and the official instructions given by the state administration on business premises and their management,

The empirical part analyzes VMBaro-survey results by including a factor to describe the change in the working environment. Based on the aforementioned extra factor a target group as well as a control group was formed when analyzing questions relating to job well-being, work premises satisfaction, and tools by using statistical analysis.

The end result was that neither research question had a statistically significant relationship with moving from an individual office based solution to a multiuse open working environment. From the resultant graphs a negative correlation was found between the efficiency of space use and job well-being, and satisfaction with the work environment and tools which meant that people were more satisfied in the offices with a more efficient use of space. However, there were no statistically meaningful connection between factors.