Performance measurement in property management

Abstract

This research examines the performance measurement of processes in property management and maintenance context. The purpose was to first, develop a framework which divides processes into modes of operation that share managerial similarities. Second, apply this framework in property management performance measurement.

Constructive approach was used as the scientific research approach. An extensive literature review was first conducted after which the framework was developed. The theory construct is demonstrated with maintenance processes. Moreover its usability in property management performance measurement context is tested with maintenance expenditure analysis.

The research distinguished seven modes of operation characterizing property management and maintenance service processes. The modes are preventive, emergency, one stage, project, elective, fix and maintain. These modes were used as classification criteria in the expenditure analysis. The linkage between expense measurement and process performance reveal valuable insights on operative performance against corresponding expenses, both of which have been of great interest among property owners and users.

The study revealed that using operational logic in performance measurement provides new information of the operational implementation. Moreover, analyzing processes with this logic provides essential information for process planning and control as well.

Tässä diplomityössä tutkitaan prosessien suorituskyvyn mittaamista kiinteistöjohtamisen ja ylläpidon toimialalla. Päämäärä oli kehittää uusi tapa mitata kiinteistöjohtamisen suorituskykyä. Ensin kehitettiin viitekehys, joka jakaa prosessit samanlaista johtamista vaativiin operatiivisiin moodeihin ja toiseksi tätä viitekehystä sovellettiin kiinteistöjohtamisen suorituskyvyn mittauksessa.

Tutkimus perustuu konstruktivistiseen lähestymistapaan, jossa laajasta kirjallisuuskatsauksesta saadun tiedon ja näkemyksien perusteella uusi viitekehys kehitettiin. Viitekehyksen tarkoituksen- mukaisuus demonstroidaan ylläpitoprosessien avulla. Samoin sen soveltuvuus kiinteistöjohtamisen suorituskyvyn mittaamiseen testataan kiinteistön ylläpidon kustannusanalyysin avulla.

Tutkimuksessa tunnistettiin seitsemän erilaista toiminnan logiikkaa, jotka kuvaavat kiinteistö- johtamisen ja ylläpidon prosessien moodeja. Nämä moodit ovat ehkäisevä (preventive), hätätapaus (emergency), yksi vaihe (one stage), projekti (project), elektiivinen (elective), korjaus (fix) ja ylläpito (maintain). Näitä, luodun viitekehyksen mukaisia moodeja, käytettiin luokitteluperusteena ylläpidon kustannusanalyysissä. Kustannusten ja kustannusten taustalla olevien prosessien välisen kytköksen avulla saadaan selville oleellista tietoa operatiivisen suorituskyvyn ja operatiivisesta toiminnasta syntyneiden kustannusten välisestä suhteesta.

Tutkimuksen mukaan voidaan sanoa, että suorituskyvyn mittaaminen operatiivisen logiikan perusteella tarjoaa uusia näkemyksiä operatiivisesta toiminnasta. Lisäksi operatiivisen logiikan soveltaminen prosessien tarkastelussa avaa uusia näkökulmia myös toiminnan suunnitteluun ja johtamiseen.