Learning to Use Office Applications: Understanding the Antecedents of Adaptive IT Use

Abstract

The students now starting their university studies are digital natives – the first generation that has grown up surrounded by IT gadgets with a wide variety of applications for business, public services, communications, and entertainment. However, there is a bigger-than-ever need to train specific applications such as spreadsheets so as to help users maximize the benefits of IT. Without proper training, IT can turn out to be a big challenge or even an obstacle for many users. This dissertation studies the learning process in the IT training context. The overall goal is to model how training influences different outcomes of learning: changes in IT beliefs and attitudes, IT-related anxiety, and the ability to apply the learned IT skills in novel situations, that is, learning transfer. The research questions are 1) How does IT training influence IT anxiety, IT beliefs, and attitudes? 2) How does IT training-related flow experience influence learning transfer? 3) What are the antecedents of IT training-related flow experience? These three questions have informed the research efforts reported in the four research papers included in this dissertation, each examining different theoretical perspectives from the viewpoint of the individual learner. The main theoretical contribution of this dissertation is the theoretical IT Learning Process (ITLP) framework that is developed and tested in the context of office application training. The framework is based on the literature on information systems (IS), human behavior, flow, learning and learning transfer, and motivation. The key findings of the dissertation are as follows: First, the notion of ease of use is independent of computer anxiety. Secondly, user beliefs and attitudes change during the IT learning process, due to perceptions of usefulness, rather than satisfaction. Thirdly, extrinsic motivation is more likely to cause a flow state than vice versa. Fourthly, students gain flow experience when learning to use a spreadsheet application. Flow, in turn, is the major determinant of learning transfer. A successful learning process enables deeper learning transfer; that is, users gain adaptive IT abilities. The dissertation also provides recommendations for practical training arrangements, discusses the limitations of the research, and suggests some avenues for future research. To conclude, IT training can be highly cost-effective by significantly increasing the performance of users, be they digital natives or from an older generation. Even experienced IT users should, from time to time, pause and ponder how they are using IT. Are they laboriously and manually doing things that could be done by applying the features of the application?

Opiskelijat, jotka nyt aloittavat yliopisto-opintonsa, ovat niin sanottuja diginatiiveja – ensimmäinen sukupolvi, joka on kasvanut erilaisten tietoteknisten laitteiden ja sekä hyöty- että huvikäyttöön tarkoitettujen sovellusten ympäröimänä. Sovellukset, esimerkiksi toimisto-ohjelmat, ovat kuitenkin jatkuvasti monimutkaistuneet ja sisältävät nykyään paljon erikoistoimintoja perustoiminnallisuuden lisäksi. Niinpä tiettyjen sovellusten ja tietotekniikan perustaitojen koulutustarve on nyt ehkä suurempi kuin koskaan. Tässä väitöskirjassa tutkitaan tietotekniikan käytön oppimiseen liittyvää prosessia. Tutkimuskysymykset ovat: 1) Kuinka koulutus vaikuttaa tietotekniikan käyttöön liittyvään epävarmuuteen, uskomuksiin ja asenteisiin? 2) Kuinka tietotekniikkakoulutukseen liittyvä flow-kokemus vaikuttaa oppimiseen? 3) Mitkä ovat tietotekniikkakoulutukseen liittyvän flow-kokemuksen taustatekijät?Nämä kolme tutkimuskysymystä ovat viitoittaneet tutkimustyötä, joka on raportoitu neljässä väitöskirjaan sisältyvässä tutkimuspaperissa. Niissä kaikissa tutkitaan eri teoreettisia lähestymistapoja yksittäisen oppijan näkökulmasta pääasiassa pitkittäisillä kyselytutkimuksilla. Väitöskirjan tärkein tieteellinen kontribuutio on teoreettisen tietotekniikan oppimisprosessi-viitekehyksen (IT Learning Process (ITLP)) kehittäminen ja testaus toimisto-ohjelmien koulutuksen yhteydessä. Väitöskirjan keskeiset johtopäätökset ovat: Ensiksi, käsitys helppokäyttöisyydestä on riippumaton tietotekniikan käyttöön liittyvästä epävarmuudesta. Toiseksi, käyttäjän uskomukset ja asenteet muuttuvat oppimisprosessin aikana ensisijaisesti koetun hyödyllisyyskäsityksen johdosta. Kolmanneksi, ulkoinen motivaatio vaikuttaa flow-kokemukseen, vaikka aiempi tutkimus on olettanut vaikutuksen olevan vastakkaissuuntainen. Neljänneksi, opiskelijoilla on flow-kokemuksia opiskellessaan taulukkolaskentaa. Flow-kokemus puolestaan on syvällisen oppimisen ensisijainen edellytys. Onnistunut oppimisprosessi tukee syväoppimista ja parantaa opiskelijan suorituskykyä, mikä mahdollistaa tietotekniikan soveltavan käytön. Väitöskirja antaa myös suosituksia käytännön opetusjärjestelyille, esittelee tutkimuksen rajoitukset ja ehdottaa jatkotutkimusaiheita. Yhteenvetona voidaan todeta, että tietotekniikkakoulutus lisää merkittävästi käyttäjien tehokkuutta ovatpa he diginatiiveja tai vanhemman sukupolven edustajia. Tietotekniikkakoulutusta ei pitäisikään ajatella vain kustannuksena vaan keinona tehostaa organisaatioiden toimintaa. Myös kokeneiden käyttäjien kannattaisi aika ajoin pysähtyä pohtimaan tietotekniikan käyttötapojaan. Tekevätkö he työläästi ja manuaalisesti asioita, jotka voisi tehdä käyttäen sovelluksen ominaisuuksia? Voisivatkohan kaikki käyttäjät käyttäessään tietokoneohjelmia ajatella käyttötapojaan aktiivisemmin tavanomaisen automaattisen ajattelun sijaan?