Organizational project management methodologies - Structures, contents, and use

Abstract

This research investigates organizational project management methodologies – structured collections of project management knowledge and experience – by focusing on their structures and contents, and the specific reasons why organizations use them. This research comprises a mixed-method multiple case study among ten organizations: Qualitative data are first collected from 57, and then quantitative data from 53 respondents. The findings identify project management structure, cost and budget management system, time schedule management system, risk management system, and reporting, communications, and information system as the most important organizational project management methodology structures. Additionally, the findings recognize document templates, process descriptions and guidelines, role definitions and descriptions, project minimum and compliance requirements, and time schedule management materials and instructions as the most important organizational project management methodology contents. Further to these, the findings show that providing a common way of working, providing structure to projects, standardizing projects and providing consistency, providing a common project language and vocabulary, and enhancing quality of project management are the most important reasons why organizations use organizational project management methodologies. These results highlight the similarities among organizational project management methodologies, however, also unique features and differences among organizational emphases on methodology structures and contents, and reasons why such methodologies are used can be identified from the findings. The findings show that organizations use unique combinations of organizational project management methodology structures and contents to address the specific reasons why they use such methodologies. This suggests that there is no single best way to manage projects. The findings also suggest that the organizational project management methodology structures and contents, and the reasons why methodologies are used depend on project management challenges, which relate to organizational and project contexts. Furthermore, the findings suggest that organizations focus their organizational project management methodologies on the project management subject areas in which they find most room for improvement, and which they consider most likely to enhance chances of project success. Finally, the findings suggest that organizations adopt ideas for their organizational project management methodology structures and contents, and for reasons why such methodologies are used from public-domain and commercial project management methodologies, as well as from project management challenges related to organizational and project contexts.

Tämä tutkimus tarkastelee organisaatioiden projektinhallintametodologioita – jäsenneltyjä kokoelmia projektinhallinnan tietoa ja kokemusta – keskittymällä niiden rakenteisiin ja sisältöihin sekä erityisiin syihin miksi organisaatiot käyttävät niitä. Tämä tutkimus käsittää monimenetelmäisen monitapaustutkimuksen kymmenen organisaation keskuudessa: Laadullista tietoa kerätään ensin 57 ja sitten määrällistä tietoa 53 vastaajalta. Havainnot osoittavat projektin, kustannusten ja budjetin, aikataulun, riskien, raportoinnin, viestinnän sekä tiedon hallintaan liittyvät järjestelmät tärkeimmiksi organisaatioiden projektinhallintametodologioiden rakenteiksi. Lisäksi havainnot tunnistavat asiakirjapohjat, prosessikuvaukset ja -ohjeet, roolimääritelmät ja -kuvaukset, projektin vähimmäis- ja vaatimustenmukaisuusvaatimukset sekä aikataulunhallintamateriaalit tärkeimmiksi organisaatioiden projektinhallintametodologioiden sisällöiksi. Näiden lisäksi havainnot näyttävät että yhteisen työskentelytavan, projektirakenteiden ja yhteisen projektikielen luominen sekä projektien standardointi ja projektinhallinnan laadun parantaminen ovat tärkeimmät syyt miksi organisaatiot käyttävät organisaatioiden projektinhallintametodologioita. Nämä tulokset korostavat organisaatioiden projektinhallintametodologioiden samankaltaisuuksia, mutta havainnoista voidaan tunnistaa myös ainutlaatuisia ominaisuuksia ja eroja organisaatioiden metodologioiden rakenteissa ja sisällöissä sekä metodologioiden käyttöön liittyvissä syissä ja näiden painotuksissa. Havainnot näyttävät, että organisaatiot käyttävät ainutlaatuisia yhdistelmiä organisaatioiden projektinhallintametodologioiden rakenteita ja sisältöjä käsitellessään erityisiä syitä käyttää kyseisiä metodologioita. Tämä viittaa siihen, että ei ole olemassa yhtä parasta tapaa hallita projekteja. Havainnot viittaavat myös siihen, että rakenteet ja sisällöt joita organisaatiot projektinhallintametodologioissa käyttävät, sekä syyt miksi organisaatiot käyttävät projektinhallintametodologioita, riippuvat projektinhallinnan haasteista, jotka liittyvät organisaatioiden ja projektien taustoihin. Lisäksi havainnot viittaavat siihen, että organisaatiot kohdistavat projektinhallintametodologiansa niihin projektinhallinnan osa-alueisiin, joissa ne näkevät eniten parantamisen varaa ja joiden ne katsovat todennäköisimmin parantavan projektien onnistumisen mahdollisuuksia. Lopuksi havainnot viittaavat siihen, että organisaatiot omaksuvat ideoita organisaatioiden projektinhallintametodologioiden rakenteille ja sisällöille ja syille miksi organisaatioiden projektinhallintametodologioita käytetään julkisista ja kaupallisista projektinhallintametodologioista sekä organisaatioiden ja projektien taustoihin liittyvistä projektinhallinnan haasteista.