Risk Management in public IT-related procurement

Abstract

Public ICT procurement is a 50 billion euro market in the European Union, but results often fail to impress. As governments face austerity and spending cuts, how can maximum value and benefits be realized from taxpayer investment in ICT? This work examines three procurement projects in a Finnish university, and through them the explaining factors behind success and failure. Qualitative research is based on the grounded theory method. Successful project management, emphasis on strategy execution, clear governance, and organizational learning rose as success factors in the research. Procurement regulations impede organizational change.

Julkisia IT-hankintoja toteutetaan EU-tasolla 50 miljardilla eurolla vuosittain, mutta tulokset usein jättävät toivomisen varaa. Kuinka voidaan varmistaa julkisten IT-hankintojen arvo ja hyöty valtioiden säästötalkoiden keskellä? Tässä työssä tarkastellaan suomalaisen yliopiston kolmea IT- hankintaprojektia ja sitä kautta laadullisin menetelmin hankintojen onnistumista ja epäonnistumista selittäviä seikkoja. Laadullinen tutkimus perustuu grounded theory –menetelmään. Projektinhallinnan onnistuvuus, vahva strateginen ohjaavuus, selkeät päätöksentekorakenteet ja organisatorinen oppiminen nousivat onnistumista selittäviksi seikoiksi. Hankintoja sitova lainsäädäntö vaikeuttaa toimintatapojen muuttamista.