Enterprise search: Adding value to the organization by improving the work efficiency of users

Abstract

In an era of data abundance, enterprise search systems provide companies with a tool for finding relevant information from a constantly growing sea of data. At the same time as the amount of data is growing, companies are putting a higher emphasis on data-driven decision making. Companies expect their employees to be able to make fast and information-based decisions. Enterprise search has been identified in many organizations as a tool for improving the efficiency of knowledge workers, who regularly gather data from multiple information systems in order to make informed decisions. Measuring the benefits of enterprise search systems however, has proved challenging. In this study I answer the following research questions: How can enterprise search systems add value to organizations by improving the work efficiency of users? and How can the added value be measured? In my theoretical study I look at existing enterprise search research to find value-adding characteristics of enterprise search systems. I also look at the Delane and Mclean model of information systems success to determine how to measure the value of an enterprise search system. In my empirical case study, I use a framework presented in my theoretical research to measure the perceived information quality of an enterprise search system as well as the individual and organizational benefits of the system. As a result of this study I suggest a framework for measuring the value of enterprise search systems. The framework is tested in the case study. The results of the case study show that an enterprise search system can improve representational information quality and provide quantifiable benefits for the organization.

Enterprise search-hakujärjestelmä tarjoaa yrityksille työkalun, jonka avulla työntekijät voivat löytää tarpeellisen informaation ison datamäärän joukosta. Samalla kun datan määrä yrityksissä kasvaa jatkuvasti, yritykset painottavat yhä enemmän tietoon perustuvaa päätöksentekoa. Yritykset odottavat työntekijöidensä pystyvän tekemään nopeita, tietoon perustuvia päätöksiä. Monissa organisaatioissa enterprise search:ia pidetään mahdollisena työkaluna parantaa tietotyöläisten tehokkuutta. Tietotyöläiset keräävät päivittäin dataa monesta eri tietolähteestä, päätöksenteon tueksi. Enterprise search-hakujärjestelmän hyötyjen mittaaminen on kuitenkin osoittautunut haasteelliseksi. Tutkimustyössäni vastaan seuraaviin tutkimuskysymyksiin: Miten enterprise search-hakujärjestelmä voi parantaa käyttäjien tehokkuutta ja tuoda lisäarvoa organisaatiolle? ja Miten lisäarvo voidaan mitata?. Teoreettisessa tutkimuksessani tarkastelen olemassa olevaa enterprise search-tutkimusta, löytääkseni arvoa lisääviä ominaisuuksia. Enterprise search-hakujärjestelmän arvon mittaamiseksi tarkastelen DeLonen ja McLeanin tietojärjestelmien onnistumisen arviointimallia. Empiirisessä tapaustutkimuksessani käytän teoreettisessa osiossa esiteltyjä malleja mitatakseni enterprise search-hakujärjestelmän informaation laatua, sekä järjestelmän yksilölle ja organisaatiolle tuomia hyötyjä. Tutkimukseni tuloksissa esitän sovelletun mallin, jolla voidaan mitata enterprise search hakujärjestelmän arvoa. Testaan mallia tapaustutkimuksessani. Tapaustutkimuksen tulokset osoittavat että enterprise search-hakujärjestelmä voi parantaa tiedon esittämisen laatua, ja myös tuoda mitattavia hyötyjä organisaatiolle.