Efficient knowledge transfer from software project to maintenance

Abstract

After a software project has ended and the system has been delivered, the system needs to be maintained in order for it to remain relevant in its changing environment. During the life-cycle of a software product, a large part of the costs occur in the maintenance phase. Maintenance costs can be reduced by making the work of the maintenance personnel as efficient as possible. At ABB Drives, the work of maintenance personnel has been inefficient due to knowledge transfer issues. The goal of this thesis is to find out what kinds of issues related to knowledge transfer from software project to maintenance phase have been experienced at ABB Drives and how these issues could be resolved.

In this thesis, issues and solutions regarding knowledge transfer from a software project to the maintenance phase were identified through a literature review on previous studies. In the empirical part, a case study was conducted at ABB Drives. The study consisted of interviewing software project and maintenance team personnel at ABB Drives and analyzing the results of the interviews to identify issues related to knowledge transfer from software and product development projects to maintenance. The analysis was validated in a group discussion workshop with the interviewees. A list of guidelines for efficient knowledge transfer from software project to maintenance was then compiled basing on the results from the literature review and case study.

The main issues related to knowledge transfer from software project to the maintenance phase identified in this thesis are that the maintenance phase is not taken into account enough in project planning, maintenance personnel have trouble locating the needed knowledge in the maintenance phase, and the knowledge transferred to the maintenance phase, including documentation, is lacking. These issues can be mitigated by properly planning the maintenance phase and knowledge transfer to it already when a software project is being planned. This includes nominating the maintenance personnel as early as possible and planning the knowledge transfer and needed documentation in collaboration with them.

Kun ohjelmistoprojekti on päättynyt ja järjestelmä on toimitettu, sitä tulee ylläpitää jotta se säilyisi hyödyllisenä muuttuvassa ympäristössään. Suuri osa ohjelmiston elinkaaren kustannuksista aiheutuu ylläpitovaiheessa. Ylläpitokustannuksia ei voida kokonaan poistaa, mutta niitä voidaan vähentää tekemällä ylläpitäjien työskentelystä niin tehokasta kuin mahdollista. ABB:n Drives-yksikössä ylläpitäjien työssä on ollut tehottomuutta tietämyksen siirtoon liittyvien ongelmien takia. Tämän työn tavoitteena on tunnistaa, millaisia ongelmia ABB Drivesilla on havaittu liittyen tietämyksen siirtoon projektista ylläpitoon ja selvittää, kuinka nämä ongelmat voitaisiin ratkaista.

Tässä työssä ongelmia ja ratkaisuja liittyen tietämyksen siirtoon ohjelmistoprojektista ylläpitovaiheeseen etsittiin kirjallisuuskatsauksella, joka suuntautui aiempiin tutkimuksiin aiheesta. Työn empiirisessä osassa toteutettiin tapaustutkimus ABB Drivesilla. Tutkimukseen sisältyi ohjelmistoprojektien ja ylläpitotiimien henkilöstön haastatteleminen ja haastattelutulosten analyysi, jolla tunnistettiin tietämyksen siirtoon projektista ylläpitoon liittyviä ongelmia. Tämä analyysi validoitiin haastateltujen henkilöiden workshop-tapaamisessa. Lopuksi koottiin lista suosituksia tehokkaaseen tietämyksen siirtoon ohjelmistoprojektista ylläpitoon perustuen kirjallisuuskatsauksen ja tapaustutkimuksen tuloksiin.

Kolme tärkeintä työssä tunnistettua ongelmaa liittyen tietämyksen siirtoon ohjelmistoprojektista ylläpitovaiheeseen ovat, että ylläpitovaihetta ei suunnitella riittävästi projektin suunnitteluvaiheessa, ylläpitohenkilöstöllä on vaikeuksia löytää tarvitsemansa tietämys, ja tietämys, joka ylläpitovaiheeseen siirretään, mukaan lukien dokumentaatio, on riittämätöntä. Näitä ongelmia voidaan ehkäistä suunnittelemalla ylläpitovaihe ja tietämyksen siirto projektista ylläpitoon perusteellisesti jo projektin suunnitteluvaiheessa. Tähän sisältyy ylläpitohenkilöstön nimeäminen hyvissä ajoin ja tietämyksen siirron ja tarvittavan dokumentaation määrittely heidän kanssaan.